El Registro Único Tributario (RUT) es un documento que permite ubicar, identificar y clasificar a las personas o entidades; según su actividad económica, comercial o patrimonio, determinando si estas están obligadas a declarar o no impuestos ante el Estado.
De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la actualización de este formulario es una obligación de Ley; por lo que la realización de este procedimiento se debe llevar a cabo de manera periódica si se presenta alguna modificación en la información registrada inicialmente, en el momento de la inscripción del RUT.
Lo anterior significa que la persona natural y/o jurídica, tras sacar por primera vez este documento, presenta algún cambio en su actividad económica o en sus datos personales, debe registrar dichas novedades mediante una actualización, para que estas queden consignadas y no se presente ningún tipo de inconveniente.
Señala la Dian que para la actualización del RUT no se debe realizar ningún pago, al igual que no se requiere tener una cuenta de ahorro o corriente para llevar a cavo este proceso. No obstante, enfatiza que se debe actualizar la información contenida en dicho documento, a más tardar un mes después del hecho que genera la actualización.
Y ¿quiénes pueden actualizar, crear y formalizar solicitudes de actualización de RUT?. Al respecto, la entidad indica que este procedimiento lo podrá realizar las personas naturales que sean suscriptores de la Firma Electrónica, ingresando a Nombre Propio, y las siguientes personas naturales que sean “Representantes”, ingresando a nombre de los terceros a los cuales representan, como es el caso de: administrador judicial, administrador privado, agente exclusivo de negocios en Colombia, agente oficioso y albacea.
También están llamados a adelantar este proceso: apoderado especial, apoderado general, curador, funcionario delegado para cumplir deberes formales, heredero con administración de bienes, liquidador, padre, representante legal principal, representante legal suplente, síndico, tutor, liquidador y agente interventor.
“Tener los datos correctos en el RUT permite a la Entidad contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que, a su vez, facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como la simplificación de trámites y reducción de costos”, expresó.
Si se va a adelantar este procedimiento a través de los canales virtuales de la Dian, se cuente o no con la firma electrónica, es importante que conozca que se va a realizar para notificar cambios relacionados con datos de ubicación, adición o reemplazo de actividades económicas, adición de responsabilidades y modificación información hoja 2, 3, 5 y 6. Es decir, matrícula mercantil, representación (Apoderados), contador, revisor fiscal y establecimientos de comercio, entre otros.
En ese sentido, si el ciudadano no puede llevar a cabo la actualización por vía de autogestión, debe este asistir a los Puntos de Contacto a nivel nacional, para que el trámite sea atendido en ventanilla; por lo que es necesario agendar cita, solicitándola por la página de la Dian en el botón de “Asignación de citas”. Es importante que informe de su caso al funcionario que efectúa el filtro en el punto de contacto.
“En caso de personas naturales que se encuentran en el exterior, podrán enviar la solicitud de actualización del RUT a través del sistema de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en la página web de la Dian: buzón PQRS, anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país”, destaca la entidad.
Algunas recomendaciones
La Dian pide a la ciudadanía que tenga en cuenta las siguientes recomendaciones al momento de inscribir y/o actualizar el RUT:
- Como persona natural, usted debe asegurarse de incluir de forma correcta su dirección principal, correo electrónico y números de contacto.
- Tenga en cuenta que los datos que incluya en el formulario del RUT serán los únicos que usará la DIAN para las comunicaciones oficiales con usted.
- Si usted es persona natural extranjera y ya hizo la inscripción en línea en el RUT, verifique que el tipo y número de documento que registró, coinciden con su documento de identificación en Colombia. En caso de que haya diferencias, agende una cita para actualizar su inscripción en los puntos de atención o por videollamada, o por PQRS, si usted está fuera del país.
- Su inscripción en el RUT podrá ser suspendida si presenta errores, es inconsistente o no corresponde a la realidad. Por eso, es clave que revise sus datos y los actualice, si es necesario.
- No permita que terceras personas utilicen su RUT para simular operaciones o para fines fraudulentos. Esto le puede generar la determinación de impuestos y sanciones a su nombre.