La Dirección de Impuestos y Aduanas, DIAN, presentó el proyecto de Resolución que exige a las empresas la implementación de la nómina electrónica, como parte de la estrategia para llevar a las empresas colombianas a la transformación digital.
Luego de poner en marcha y reglamentar la factura electrónica, la DIAN impulsa ahora la nómina electrónica que contempla un calendario para que las compañías colombianas, de acuerdo con su número de empleados, implementen este mecanismo.
¿Cuáles son las empresas que deberán implementar este mecanismo?
De acuerdo con el proveedor de factura electrónica Seres, la nómina electrónica la deben implementar “todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción”.
Esto quiere decir que estas personas jurídicas deberán generar, transmitir y validar las correspondientes nóminas de sus empleados de manera electrónica y a través del nuevo sistema desarrollado por la DIAN.
Calendario de implementación
La DIAN también emitió un calendario para que las empresas implementen el nuevo sistema de nómina electrónica en el que establece varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas.
Este es el calendario:
· Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.
· Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.
· Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.
· Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.
· Entidades del Estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.
· Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.
· Nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en impuesto sobre las ventas (IVA). Cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución.
¿Cómo funcionará la nómina electrónica?
Según la resolución de la DIAN, las empresas tendrán que emitir la nómina electrónica y los respectivos documentos que legalicen el pago mensual y transmitirlo a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente.
De acuerdo con el proveedor de factura electrónica Seres, “una vez sea transmitida, la DIAN validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo. En el caso de que la validación haya sido satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes”.
Aunque se trata de una implementación que deberá ser obligatoria, las empresas que lo quieran podrán iniciar voluntariamente su nómina electrónica, siempre y cuando sigan las indicaciones de la DIAN.