Los conjuntos, edificios y unidades residenciales están regidos por una serie de normas y de reglamentos que establecen las normas de convivencia, las reglas internas y las multas económicas correspondientes para cada infracción.
Por medio de la ley 675 de 2001 el Gobierno Nacional reglamentó el funcionamiento de las unidades inmobiliarias cerradas junto a los derechos y deberes de cada una.
En el primer punto, las leyes de propiedad horizontal, se establece que las cuotas de administración son marcadas por el índice de participación porcentual, es decir, los coeficientes de pago son marcados por los metrajes de las casas o apartamentos.
Esto indica que los propietarios que cuentan con mayor área construida podrán tener la obligación de cancelar un valor más alto que los demás residentes. Aunque la norma permite esta clasificación para los topes económicos a cancelar, es potestad de la junta de copropietarios definir los valores a pagar.
Por otra parte, aunque el predio se encuentre desocupado, es deber de los dueños pagar las cuotas ordinarias y extraordinarias marcadas en las actas de las reuniones de los copropietarios. Además, que en la mayoría de casos el impago de estos valores impide la participación en las próximas asambleas a realizar.
Junto a la anterior, los servicios adicionales con los que se cuente en la unidad deberán ser pagados, así el propietario no haga uso de los mismos. Los beneficios más comunes con los que se cuenta en los edificios y conjuntos son , los gimnasios, las piscinas , salones de juego y áreas comunes.
En el caso de que el dueño de una propiedad decida arrendar, los costos de las cuotas de administración y los valores comprendidos en el reglamento interno deberán ser negociados entre el arrendatario y arrendador para definir quién asumirá cada gasto.
El impago de las cuotas de administración conllevaría sanciones adicionales durante los primeros meses y un proceso jurídico si la conducta se prolonga durante los próximos meses. Mientras se tenga una con la administración se podrá restringir el uso de ciertos espacios.
Para el tema puntual del impago de las cuotas de administración, las autoridades recomiendan las siguientes estrategias:
- Procesos de diálogo abierto: Por medio de esto se buscaría establecer una comunicación fluida con los propietarios que no han realizado los pagos debidos. Además, se utilizarían estos canales parta buscar nuevos plazos de pago.
- Protección del buen nombre: En este punto se busca evitar la exposición pública de los propietarios que no han realizado los pagos.
- Facilitar los métodos de pago: Es faculta de la administración permitir el pago de las cuotas en fechas no establecidas en el calendario original.
- Buscar ayuda de la ley: Esta es la última instancia a la cual la administración puede recurrir, por medio de acciones legales se buscaría el pago de las cuotas atrasadas.
La elección del administrador de una propiedad se realiza mediante la votación de los copropietarios del bien inmueble. En estos procesos se debe alcanzar la mayoría de los asistentes a las asambleas.
Para concluir estas elecciones se han venido reglamentando en la ciudad desde hace unos años con el fin de combatir la falencia en el cumplimiento de las normas que rigen las propiedades. Otras de las bases de estos procesos es la bancarización de los pagos de cuotas ordinarias o extraordinarias para sí evitar problemas contables o perdidas de dinero.
Durante los últimos meses del año, las administraciones están obligadas por el marco normativo a realizar las reuniones de copropietarios para brindar un balance económico de los procesos adelantados durante la segunda parte del año. Además, durante estas asambleas se da la reelección del representante legal o la postulación de los nuevos aspirantes.