El plan de la DIAN para desarrollar un ecosistema de documentos electrónicos, que comenzó con la factura electrónica y cuyo segundo paso es la nómina electrónica, acaba de ser modificado, dándoles más plazos a los contribuyentes para cumplir con este nuevo requisito.
Se preveía que a partir del primero de julio las empresas con más de de 250 empleados tendrían que empezar a emitir la nómina electrónica, que es un documento por cada empleado en el que deben reportar todos lo pagos que les hacen, el tipo de contrato, si trabajan horas extras, las retenciones en la fuente, etc., el cual deben enviar mensualmente a la DIAN. Ahora deberán empezar a enviar ese documento a partir del primero de septiembre.
La Resolución 37 del 5 de mayo de 2021 en la que la DIAN hizo este ajuste, también redujo de 6 a 4 los grupos establecidos para la implementación de la nómina electrónica. El cronograma de implementación ahora quedará así:
Más fácil
El objetivo de la DIAN con el ecosistema de documentos electrónicos es ayudar a la modernización de las empresas, al tiempo que mejora la calidad de la información que recibe de ellas. Esto, a su vez, les permite controlar la evasión y la elusión, así como poder hacer declaraciones de renta sugeridas mucho más precisas.
El director general de la entidad, Lisandro Junco Riveira, destacó los beneficios que trae la nómina electrónica al ser fuente de la data de los descuentos por retenciones en la fuente a empleados, lo que combatirá la evasión por dicho concepto. “Permite seguir desmaterializando comprobantes fiscales para prestar mejores servicios a los contribuyentes como declaraciones sugeridas y devoluciones de impuestos, al igual que hacer eficiente el control fiscal, ser el soporte de costos y deducciones para la declaración de renta y, en el futuro próximo, convertirse en un componente importante del libro de compra y ventas, otro instrumento de control que ha permitido en otros países el aumento del recaudo tributario”.
Pero siguen las dudas
Pese a lo anterior, los empresarios tienen algunas dudas sobre la nómina electrónica, no porque no entiendan su valor, sino porque consideran que se convierte en un trámite adicional, más cuando ya existe un procedimiento que deben cumplir mensualmente al informar los pagos de seguridad social a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), so pena de gravosas sanciones si no lo hacen.
Los empresarios consideran que si ya hacen el mencionado reporte, que se envía a través del sistema conocido como PILA, no se les debería pedir otro reporte de nómina, sino se que se deberían integrar en un solo envío, pero en la DIAN aclaran que la información de cada documento es distinta, pues la de PILA solo mira los pagos a pensiones, salud, riesgos profesionales y cajas de compensación, mientras que la nómina electrónica es para todos los pagos que recibe un empleado. Además, el reporte de PILA se hace por todos los trabajadores, mientras que la nómina electrónica es individual.
¿Y cuánto vale?
Otra preocupación de los empresarios está en los costos en tiempo y en dinero para cumplir con la nómina electrónica, pero en la DIAN responden que en su página web tienen un aplicativo gratuito para cumplir con este requisito y aseguran que desde el primero de agosto estará disponible el sistema de facturación electrónica para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega y registro, según corresponda.
La obligación de la nómina electrónica recae tanto en las empresas como en las personas que tengan desde un empleado en adelante (por ejemplo, quienes tienen empleados del servicio doméstico). No obstante, en el caso de las personas este requisito solo es obligatorio si pagan renta y quieren descontar ese costo. Igualmente, la sanción para las empresas que no cumplan con la nómina electrónica es que no podrán descontar los pagos por salarios de sus empleados en sus declaraciones de renta.