El Registro Único Tributario o RUT, es un documento que permite identificar, ubicar y clasificar a un contribuyente, y si este está llamado o no a cumplir con las obligaciones tributarias del país.
De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), este mecanismo “aporta información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse”, debido a que mediante éste se puede desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio; que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como la simplificación de trámites y reducción de costos.
Si se va a sacar el RUT por primera vez es importante tener presente que este proceso se puede realizar de forma virtual y/o presencial por asignación previa de cita. En el caso del primero, se deben surtir los siguientes pasos:
En primer lugar, se debe ingresar a la página web de la Dian y ubicar la opción ‘Asignación de Citas’ donde se deberá seleccionar una fecha para la cita virtual, escogiendo para ello ‘Inscripción de Actualización RUT Persona Natural o Jurídica’.
Una vez realizado este paso, al correo electrónico del solicitante llegará mensaje confirmando la cita virtual y un link para descargar el Formulario 001 que deberá pre-diligenciar y remitir, según indique el asesor o funcionario que esté atendiendo la solicitud en mención.
El día de la cita virtual, el asesor o funcionario que está al frente del trámite validará la información aportada por el ciudadano y tras efectuar los pasos respectivos, ese mismo día enviará la respuesta con el RUT adjunto a un mensaje que llegará al correo electrónico del ciudadano.
Ahora bien, si se desea tramitar el RUT en alguna oficina de la Dian, es necesario ingresar a la página de la entidad y solicitar el agendamiento de un turno. Realizado este paso, el ciudadano deberá presentarse a la sede asignada con una fotocopia ampliada al 150 % del documento de identidad.
Cuando comience a ser atendido por el funcionario de la entidad, éste le realizará una serie de preguntas que son clave para la identificación tributaria, y así una vez validados estos datos, procederán a entregarte el RUT. En caso de ser persona jurídica, se exigirá para el trámite del documento la presentación del certificado de personería jurídica, no mayor a 30 días.
Tenga en cuenta que en la atención virtual para sacar el RUT se entregan los documentos a destiempo o posterior a la fecha indicada por el asesor o funcionario de la Dian en el primer mensaje enviado al correo electrónico, o en su efecto, la información suministrada está incompleta, se tendrá que hacer nuevamente el trámite para obtenerlo. “La inscripción en el RUT no tiene ningún costo, el trámite es completamente gratuito, así como el formulario requerido para ello”, indicó la Dian.
Contar con este documento permite que terceros con quienes se sostenga una relación comercial, laboral o económica, identifiquen su actividad económica registrada en el RUT. También ayuda a acreditar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes se sostenga una relación comercial, laboral o económica en general.
Otro aspecto importante es que permite identificar y reconocer las obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias (TAC) frente al Estado Colombiano; al igual que realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de las obligaciones TAC a través de los servicios en línea y presenciales que le ofrece la Dian.
Y finalmente, define cada una de las responsabilidades de índole tributaria y aduanera a las cuales está sujeto, permitiéndole a la entidad ejercer un mejor control sobre el cumplimiento de estas y adicionalmente comunicarse oportunamente sobre el vencimiento de las obligaciones.