De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el Registro Único Tributario (RUT) es un mecanismo que sirve para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la entidad, además de quienes por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la DIAN, conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.
Entre los beneficios que destaca la Dirección de este servicio están:
- Permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.
- La vigencia de la inscripción en el Registro es indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación, esto sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar.
- Permite el diligenciamiento virtual de las solicitudes de inscripción, actualización y de actualización sujetas a verificación.
- Define cada una de las responsabilidades de índole tributaria y aduanera a las cuales están sujetos los contribuyentes, permitiendo a la administración tributaria ejercer un mejor control sobre el cumplimiento de las mismas y adicionalmente comunicar al contribuyente oportunamente sobre el vencimiento de las obligaciones fiscales.
- Al sustituir e incorporar los registros tributario, nacional de vendedores, nacional de exportadores, usuarios aduaneros, el de profesionales de compra y venta de divisas y el registro único de beneficiarios finales en el Registro Único Tributario RUT, se está prestando un servicio integral que facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites.
- Tanto el proceso de inscripción como el de la actualización podrán surtirse en forma asistida en cualquier administración de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámaras de Comercio o Puntos de Contacto habilitados para el efecto, sin importar el lugar del domicilio principal de quien se esté registrando, estos procesos también podrán realizarse de manera virtual en su totalidad sin necesidad de Firma Electrónica.
- Todos aquellos clientes de la Dian que cuenten con Firma Electrónica, podrán efectuar de manera virtual en su totalidad los procesos de actualización y de actualización RUT con verificación, a excepción de la actualización de datos de identificación.
- La información registrada en el RUT se podrá compartir con otras entidades del Estado, previo convenio con la Dian, para efectos de su gestión y control, con la consecuente simplificación de trámites.
Para actualizar y descargar el documento, primero se debe ingresar al sitio web de la Dian. Para aquellos que aún no disponen de contraseña para acceder a los servicios online, pueden activar una cuenta de usuario pulsando en el botón Nuevos Usuarios y facilitando los datos que les solicita la plataforma.
Una vez activada la contraseña de acceso se procede al inicio de sesión accediendo a través del botón “Usuarios Registrados”. En la pestaña “Ingresa tu nombre”, selecciona la opción “En tu nombre” y completa tus datos de identificación y contraseña.
Una vez en la plataforma, busca y selecciona el botón “Actualización RUT”. Luego haga clic en el botón ¨Continuar¨ para comenzar la actualización. En esta etapa se selecciona la “Hoja de formulario” en la que se realizará el cambio.
- Para completar con éxito la actualización de RUT, debe completar algunos pasos finales para garantizar que el sistema absorba los cambios:
- Después de efectuar cambios, busque y haga clic en el botón “Borrador” para guardar la información. Luego de esto, el sistema asignará un número al documento.
- Corregir o complementar los datos relevantes.
- Si el contribuyente necesita cambiar datos en otras hojas, deberá hacer clic nuevamente en el botón “Seleccionar Hoja”.
- Cuando se completen todos los cambios, aparecerá el botón Enviar. Posteriormente, se activará el botón “Formalizar”.