El Registro Único Tributario (RUT) es un mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administrativas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo.

Este documento suele solicitarse a varias categorías de personas, como aquellos que trabajan como contratistas, por ejemplo.

Al tratarse de un requisito ampliamente solicitado, las personas tienen la posibilidad de inscribirse al mismo o actualizarlo mediante autogestión a través de los canales digitales de la Dian. En el caso de que se requiera una modificación especial y la plataforma no lo permita, se puede solicitar una cita a través de correo electrónico.

Paso a paso para actualizar el RUT

Inicialmente, se ingresa a la página web de la Dian. Para quienes aún no poseen contraseña de acceso a los servicios en línea, pueden habilitar la cuenta de usuario haciendo clic en el botón ‘Nuevos usuarios’ y suministrar los datos solicitados por la plataforma.

Una vez se haya habilitado la contraseña de acceso, se procede a iniciar sesión, ingresando a través del botón ‘Usuarios registrados’. En la pestaña ‘Ingresa a nombre’, se selecciona la opción ‘A nombre propio’ y se completan los datos de identificación y contraseña de acceso.

Cuando se haya ingresado a la plataforma, se ubica y selecciona el botón ‘Actualización RUT’. Luego, se pulsa la opción ‘Continuar’ para iniciar la actualización. En dicho punto, se selecciona la ‘Hoja del Formulario’ sobre la que se hará la modificación.

Para concluir satisfactoriamente con la actualización del RUT, se deben seguir algunos pasos finales para que los cambios sean asimilados por el sistema:

  • Luego de finalizar los cambios, se ubica y pulsa el botón ‘Borrador’ para guardar la información. A continuación, el sistema asignará el número de documento.
  • Realizar el ajuste o adición de los datos correspondientes.
  • Si el contribuyente requiere modificar datos en otras hojas, debe ingresar nuevamente al botón ‘Seleccionar hoja’.
  • Al finalizar todas las modificaciones, se ubica el botón ‘Enviar’. Luego, se habilitará el botón ‘Formalizar’.
  • Finalmente, una vez aparezca la confirmación de recibo, será posible generar el PDF del documento con la leyenda ‘Certificado documento sin costo’.

La actualización del Registro Único Tributario RUT se hará efectiva cuando se modifican o agregan datos referenciados en la inscripción original, como información personal, de identificación, ubicación o de las actividades económicas que realiza el contribuyente. En caso de que el sistema no permita modificar o agregar datos, será necesario solicitar una cita a través de correo electrónico, la cual también será atendida de manera remota.

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

Según detalla la Dian en su página web, están obligadas a inscribirse en este mecanismo las personas y entidades que:

  • Tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás Impuestos administrados por la Dian.
  • Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual; tenga en cuenta que: las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera, deberán realizar la inscripción en el RUT de dichos patrimonios autónomos para la obtención del NIT, que los identifique de manera individual.
  • Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales.
  • Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras.
  • Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal.
  • Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares.
  • Los responsables del impuesto sobre las ventas IVA y no responsables del impuesto sobre las ventas IVA.
  • Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.
  • Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo.
  • Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
  • Los agentes retenedores.
  • Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
  • Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
  • Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo.
  • La Dian podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
  • Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.
  • Las personas que decidan acogerse voluntariamente al Impuesto Unificado Simple.