Hoy en día, cuando el mundo se mueve al ritmo de la era digital, son muchos los productos y servicios que se pueden adquirir en línea, casi que se puede pedir lo que sea desde la comodidad de la casa.
Así no sucede con los trámites notariales. Todavía se forman largas filas en las entradas de las notarías, donde los ciudadanos deben esperar horas para poder realizar sus procesos.
Por ello, la compañía de desarrollo tecnológico Ecosystem Group elaboró un software que permite realizar virtualmente más de 400 trámites notariales en Colombia. De acuerdo con Andrés Peláez, fundador de la empresa, “Ecosistemas Notariales es un producto de Ecosystem Group que nació en la pandemia como una oportunidad en medio de la crisis, apoyándonos en las alternativas ofrecidas por la economía naranja, con el objetivo de facilitar y agilizar los diferentes trámites notariales”.
“Buscamos apoyar al sistema, articular los actores que intervienen y disponer herramientas tecnológicas al servicio de personas naturales y jurídicas, desde la comodidad de su casa u oficina”, agrega.
¿Cómo lo hicieron?
En primer lugar, explica Peláez, fue necesario entender cómo funciona el proceso notarial desde su legislación. En pocas palabras, el notario da fe entre dos personas o entidades (de cualquier tipo) de un acto jurídico que se esté llevando a cabo, lo cual requiere la presencia física del funcionario.
Es ahí donde radicaba la dificultad de digitalizar los trámites notariales, pues se entiende al notario como una figura de confianza que atestigua los compromisos que se acuerdan entre las partes. Por ello, Ecosystem Group no prescinde de esta figura y, al contrario, busca destacarla como un ente fundamental de la sociedad.
Luego de que un notario les abriera las puertas para comprender el funcionamiento, lo siguiente fue adelantar un trabajo de la mano con el Estado para establecer el marco legal de la digitalización del acto notarial. En este proceso fue clave el acompañamiento de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Goethny Fernanda García, Superintendente de Notariado y Registro, explica que “el notario es el eje central del proceso. Con este sistema buscamos articular los servicios de la notaría con los diferentes entes estatales y privados, y permitir a los usuarios naturales y jurídicos poder realizar trámites digitales de forma segura y eficiente”.
¿Cómo funciona?
Hoy los trámites notariales digitales son una realidad. El modelo se ha probado con las notarías 5, 29, 44 y 73 en Bogotá, y la 25 en Medellín, la cual fue pionera en este proceso, habilitadas por la Superintendencia de Notariado y Registro. Se espera que se termine de extender a las más de 900 notarías que operan en el país y consulados.
Para hacer los trámites notariales en línea deberá elegir la notaría que se encuentre entre las habilitadas e ingresar a su sitio digital. (Por ejemplo, la notaría 25 de Medellín https://notariavirtual.notaria25medellin.com/)
Una vez esté en la notaría virtual, tendrá que hacer el respectivo enrolamiento, que no es otra cosa que registrarse con sus datos personales, para que el notario pueda verificar que cumpla con todos los requerimientos para acceder a los servicios de su notaría.
Si es autorizado para hacer procesos notariales en línea, podrá pasar a la parte donde encontrará los trámites disponibles, donde tendrá que seleccionar el de su interés y empezar el proceso.
En el caso de un matrimonio, por ejemplo, se asigna una cita virtual por videollamada en la que la pareja da fe de su decisión de unir sus vidas y, al ser por lo civil, de la regla de unión de sus bienes.
De igual forma, podrán realizarse autentificaciones, escrituras, paz y salvo, entre otros.
Se adjuntarán los documentos que sean necesarios y, finalmente, el notario revisa y firma al documento final; así mismo deberá firmar la persona que esté realizando el trámite.
Con respecto al cobro de este servicio, explica el fundador de Ecosystem Group, las tarifas notariales están reguladas por el Gobierno. El usuario solo deberá asumir un costo adicional por el tránsito digital, es decir, el manejo del documento electrónico encriptado y seguro.
“Si lo miramos bien, este costo adicional es algo que, de alguna forma, es equivalente al que el usuario está asumiendo cuando se desplaza al sitio físico”, resalta Peláez.
“Esto será un proceso progresivo que dependerá de todos los involucrados en el ecosistema y que requiere mucha pedagogía e inclusión para el beneficio colectivo. El software tiene la capacidad de albergar hasta 6.000 usuarios en simultánea en 1 minuto en la plataforma de cada notaría. Estamos viviendo un momento de transformación digital importante para el país, con el que aspiramos llegar a las diferentes regiones y sus zonas rurales, para brindarles otros canales de atención”, concluye Peláez.
Hoy en Colombia los servicios notariales ya conviven entre el mundo digital y el mundo análogo.