Un documento electrónico equivalente es el soporte que acredita la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.
La generación de este se debe realizar por medio de un documento con numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que para la actual vigencia anual definió una serie de criterios establecidos en el Artículo 29 del Proyecto de Resolución emitido en agosto de 2022.
José Fernando Medina, Country Manager de Saphety Colombia, explica los 14 requisitos comunes que deberá cumplir el ciudadano que requiera un documento electrónico equivalente, ya que contar con este trae una serie de beneficios como deducción en la declaración de renta, acceso a nuevos servicios electrónicos, entre otros.
1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con el listado señalado en el artículo 25 de la resolución, adicionando al final de la denominación la expresión: “electrónico”.
2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social, y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
5. Fecha y hora de generación.
6. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
“De acuerdo con la Dian, el documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la entidad y entregado al adquirente, cumpliendo las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución”, comentó Medina.
7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquiriente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: Documento validado por la Dian.
8. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
9. Indicar la calidad del agente retenedor del IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
10. Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre del software.
11. El código único de documento equivalente electrónico CUDE.
12. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial de la Dian.
13. Cumplir los requisitos específicos señalados en la resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
14. Cumplir las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico”, establecido en el Título XI de la presente resolución.
“Según este documento, los sujetos obligados a expedir documento equivalente electrónico, además de los requisitos señalados en los numerales 1 al 12, podrán incluir aquellos requisitos adicionales que consideren necesarios en atención a las características propias de cada sector, para el efecto deberán dar aplicación a lo establecido en el Anexo técnico documento equivalente electrónico”, puntualizó Medina.