Muchas empresas creen, en la actualidad, que el perfil ideal se ajusta al multitasking, o multitareas, el cual se refiere a realizar múltiples oficios de forma rápida y eficaz.
De acuerdo con Marc Bara, director del Master en Project Management de EAE Business School, inicialmente el hablar de multitarea era común en el sector de la informática y se refería al manejo del sistema operativo, desde una habilidad de ejecutar varias tareas de forma simultánea o intercaladas.
En tal sentido, para lograrlo era necesario que el profesional contara con conocimientos que los hicieran cumplir los objetivos trazados.
Según el experto, el multitasking puede resultar muy provechoso para los empleadores, pero diferentes estudios explican que el cerebro no permite realizar varias cosas a la vez, sino centrarse en una.
Pero, de acuerdo con Bara, “se cae en el error de dejar tareas a medias y luego retomarlas”.
Agregó que “todos los días estamos inmersos en el multitasking. Recibimos notificaciones constantemente por grupos de la empresa en WhatsApp, Teams, Meet, entre otras apps; además, se nos saturan las bandejas de correo electrónico, tenemos multitud de canales de información y estamos permanentemente conectados a una red que no para”.
Aseveró el experto que “ese aumento de la conectividad y capacidad de multitarea que -a priori- podría parecer que nos hace más productivos, en realidad conduce a menudo a todo lo contrario: estrés, baja concentración y poca productividad”.
La inmediatez
Según el experto, actualmente existe un bombardeo de solicitudes, se cae en la trampa de la urgencia, en donde no se priorizan tareas de manera adecuada. Por un instante hay que parar y pensar, ¿por qué resulta tan difícil cumplir con la planificación?, ¿por qué hay tareas que pasan sin realizarse día tras día?
Lo anterior es consecuencia de la inmediatez, uno de los conceptos más antiguos, pero que más se ha transformado. Todo es para ahora, se dejó de lado la planificación tradicional y se vive apagando incendios o luchando contra la procrastinación, es decir, en posponer tareas por pereza de hacerse.
Por tal motivo, Bara dio algunos consejos para ser más productivos en el trabajo. Por ejemplo, hacer un listado de tareas, pues se recomienda usar la metodología más amena, bien sea en un cuaderno o una herramienta online, y los tableros son ideales para esto.
Igual, definir objetivos es clave. Es fundamental establecer qué se entrega por urgencia, lo que requiere de mayor atención y qué demanda de mayor concentración.
Más consejos
También se puede hacer uso de herramientas que permitan medir la importancia. Aquellas que permitan organizar y priorizar las actividades, según su urgencia.
Según Bara, también es clave aprender a decir que no. Es importante hacer saber cuándo no se puede, no se alcanza, no se puede cumplir con el tiempo de entrega, para no sobrecargarse
Ponerse un foco en terminar lo que se empieza es clave, romper los cinco minutos, es decir, una vez se toma la decisión de ejecutar algo, hacerlo, una vez se empieza no se puede parar, lo ideal es iniciarlo.
También está evaluar por qué se procrastina, pues muchas veces no es por ser perezoso, es que hay temas más urgentes. Es fundamental comprender por qué no se quiere hacer la tarea. Cuando una tarea es grande “tarea elefante” y no se sabe por dónde empezar, es recomendable descomponerla en partes claves para cumplir el objetivo.
De igual manera, hay que ser consciente de la energía que se tiene en el día, hay tareas que demandan más energía, por ejemplo, las que requieren crear estrategias.
Además, se pueden usar autocitas, que permitirán desarrollar la estrategia timeboxing, orientada a cumplir los objetivos para ayudar a aumentar la productividad y evitar la procrastinación. Sumado a todo lo anterior, también es imprescindible tomar tiempos de descanso, pues es importante desconectarse en los momentos adecuados, una sobrecarga te llevará a la saturación y a la frustración