Muchas de las empresas y negocios en Colombia todavía llevan sus cuentas en cuadernos o tablas de Excel. Por eso desde hace dos años la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) impulsa un proceso de transformación digital que busca que en el mundo empresarial también comiencen a disfrutar de los beneficios y facilidades que brindan las nuevas tecnologías. El cambio comenzó con la implementación de la facturación electrónica, un requisito indispensable para participar, por ejemplo, en los Días sin IVA.
El siguiente paso es la implementación de la nómina electrónica para lo cual ya se fijaron unos plazos de acuerdo con el número de empleados y también sanciones para quienes incumplan con estos tiempos. Luis Alfonso Acevedo, gerente corporativo del Centro Jurídico Internacional y especialista en derecho tributario, explica que “la nómina electrónica cumple un papel muy importante para las empresas por que permite estandarizar sus procesos de contratación laboral, proyectando su información administrativa y gastos operativos de forma real”.
Por su parte, Luis Valero, subdirector de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dian, afirma que “este documento es un soporte fiscal para los responsables de declarar el impuesto de renta. Dentro de sus beneficios está usar el costo o la deducción en la declaración de renta, desmaterializar comprobantes fiscales, acceder a mejores servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas y eliminar trámites administrativos, entre otros”.
Además de los beneficios tributarios, la implementación de la nómina electrónica trae consigo otras ventajas como el acceso a información rele vante para datos y estadísticas, ahorro de papel, facilidad de consultarla en cualquier momento, un menor riesgo de pérdida o fuga de la información que ahora estará almacenada en la nube y la optimización del espacio físico en las oficinas, pues ya no será necesario guardar enormes carpetas o folios. Así mismo permitirá que las empresas obtengan datos y estadísticas sobre la productividad de sus empleados como, por ejemplo, el tiempo de horas extra que se les paga.
Para las entidades de control también tiene beneficios. Valero advierte que permite compartir información y esto a su vez auditar qué personas de ben o no ser declarantes. Además, precisa, “puede disminuir la evasión en el pago de aportes y las cajas de compensación tendrán la posibilidad de comprobar los ingresos reales de los trabajadores a fin de dar trámite a los auxilios de desempleo fijados por el Gobierno en la ley del cesante”.
LOS DESAFÍOS
Por tratarse de una herramienta nueva para el país, no solamente el proceso de implementación y la pedagogía alrededor del mismo se ha convertido en un gran reto para autoridades, empresarios y emprendedores. La seguridad y protección de los datos de cada empleado debe salvaguardarse. Al respecto, Acevedo puntualiza que “se trata de una gran responsabilidad legal para los empleadores, quienes deben mejorar sus procesos en cuanto a la política interna de protección de datos personales, comprometiendo a los funcionarios encargados de la custodia de la información sensible y privada de los trabajadores”.
Otros retos pendientes, complementa Valero, tienen que ver con fortalecer la cultura de la desmaterialización de documentos y mejorar los servicios de la Dian como las devoluciones automáticas de impuestos y las declaraciones sugeridas. Finalmente es fundamental mejorar el conocimiento que existe actualmente sobre la normatividad para que las empresas y negocios, sin importar su tamaño, puedan hacer una adecuada implementación de la nómina electrónica y disfrutar de sus beneficios.