La manera de manejar los negocios actualmente dista mucho de lo que era hasta hace un par de años. Avances tecnológicos como los ERP (sigla en inglés que se refiere a la planificación de recursos empresariales) y fenómenos como la Cuarta y Quinta Revolución Industrial plantean una nueva forma de analizar el entorno, una realidad que contempla, además, la desaparición del papel en los trámites y el dinero en su versión física para darles vía libre a usos digitales.
En línea con el nuevo contexto de los negocios, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) lidera los cambios que han ido adoptando las empresas en el país, entre ellos, la facturación y la nómina electrónica, además de otros documentos soporte. La entidad también avanza en el establecimiento de los documentos equivalentes.
¿Quiénes son los beneficiados de estos cambios? En primer lugar, el Estado, representado por la Dian, que es el gran ejecutor de la política de desmaterialización de los documentos que sirven de soporte fiscal. Al tener acceso a información en línea, real y actualizada, es de esperarse que mejore la fiscalización, así como el recaudo. Otro actor que interviene es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), que también gozará de información oportuna para los diferentes cruces de datos en las funciones que le competen.
Por otra parte, están los contribuyentes, que en este contexto son los empresarios y hay de todo: grandes grupos que cuentan con tecnología y equipos robustos de trabajo que no tienen dificultades para adaptarse a la documentación electrónica, así como medianos y pequeños empresarios para quienes trabajar con las nuevas reglas de juego puede significar altas inversiones en tecnología. A lo anterior se suma el estrés que produce la amenaza de sanciones relacionadas con la información de estos documentos, especialmente en departamentos como facturación, nómina y dirección contable y financiera.
La transformación digital, sin embargo, va más allá, y existen opiniones tanto a favor como en contra. Por una parte, digitalizar procesos como la nómina y la facturación permite usar menos papel e insumos de impresión, lo que se convierte en menos gasto de dinero y se hace una importante contribución al ambiente, no obstante, pone en riesgo a los negocios que dependen justamente de esa actividad. Y, por otro lado, impulsa una mayor productividad y eficiencia de los equipos de trabajo, lo que a su vez puede traducirse en reducción de mano de obra.