La facturación electrónica, obligatoria en Colombia desde 2016, ha estado en constante evolución, al punto que hoy hablamos del Sistema de Factura Electrónica como integrador de los servicios y documentos digitales establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), conduciendo al país hacia un proceso de transformación digital que se viene desarrollando a nivel global.

Luego de varios años de estabilización, en los que las compañías han estado enviando en formato digital facturas y notas débito/crédito, la Dian decidió dar el siguiente paso y durante 2021 poner en marcha su plan para la implementación de las nóminas electrónicas dentro de su sistema de facturación, a partir del 29 de octubre. Aquí cabe resaltar que desde la creación de dicho sistema se ha tenido la creencia de que solo es posible hacer parte de él a través de la contratación con un tercero, que por lo general es un proveedor tecnológico. Sin embargo, desde siempre, la ley ha permitido a las empresas participar en el modelo, a través de la opción denominada ‘Software propio’ o también usando la solución gratuita que la Dian pone a disposición de pequeñas empresas.

Así, las compañías pueden establecer su comunicación directa con la autoridad fiscal sin involucrar ningún intermediario, lo cual toma absoluta relevancia cuando hablamos del envío de la información de nómina, donde la confidencialidad y la seguridad en su manejo se convierten en un gran desafío para los empresarios. Contar, entonces, con una herramienta robusta que permita a las compañías afrontar este reto de una manera ágil, fiable y simplificada se convierte en un requisito fundamental, y es aquí donde resaltamos los atributos de la solución SAP Document and Reporting Compliance. Por medio de ella, las empresas obtienen varios beneficios que detallaremos a continuación:

-Mucho más que facturación. Es una solución integral, dinámica y en constante cambio para cualquier proceso de cumplimiento, además de extensible y configurable.

-Es una solución sin interfaces, integrada con el software de gestión empresarial, con automatización completa y en tiempo real.

-Permite un enlace directo con la oficina de impuestos sin involucrar terceros y garantizando la seguridad y confidencialidad en el manejo de la información desde el inicio hasta el final del proceso.

-Cuenta con un sólido equipo de soporte y desarrollo, dispuesto a atender e implementar oportunamente los cambios regulatorios. Ofrece cobertura global incluyendo reportes y soluciones para facturación electrónica en más de 50 países, lo que permite a las multinacionales utilizar una solución homogénea independientemente del país y el proceso por soportar.

Las compañías en Colombia que han usado esta solución se han encontrado con varias ventajas. Entre ellas, una mayor seguridad como resultado de la integración simplificada, un procesamiento centralizado de los documentos electrónicos, intuitivo y fácil de usar, que le permite al usuario conocer en tiempo real lo que sucede con sus documentos digitales. También la capacidad para reaccionar más rápido en respuesta a los cambios exigidos por la autoridad fiscal y un significativo ahorro de tiempo y costos al no requerir integraciones adicionales con terceros.

** Senior Vice President and Global Head of SAP Globalization Services