La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) implementará oficialmente en Colombia el servicio virtual para trámites que, según manifestó el organismo, se llevarán a cabo “garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias”.
La prestación del servicio público notarial a través de medios digitales y electrónicos está reglamentado en el marco del decreto 2106 del 2019 que fue expedido por el Gobierno nacional. Por lo tanto, la SNR acompañó esa reglamentación expidiendo dos actos administrativos con el objetivo de determinar el procedimiento que deberá cumplir cada notaría para que le sea habilitada su función virtual.
Lo anterior significa que los usuarios de servicios públicos notariales ahora podrán realizarlos desde su hogar u oficina, incluso cuando tengan que ver con matrimonios y divorcios, aunque se destaca que en total se podrán llevar a cabo de forma virtual más de 450 trámites notariales.
En comunicación con El Tiempo, la superintendente de notariado y registro, Fernanda García, aseguró que desde la entidad ya están verificando el proceso técnico y van a publicar próximamente las notarías que queden habilitadas inicialmente para prestar este tipo de servicios bajo la modalidad digital.
En el documento final del ‘Proyecto de Digitalización Notarial’ queda claro que serán establecidos “los requerimientos técnicos que deben cumplir las notarías y sus sistemas de información. Estos deberán ser de estricto cumplimiento para lograr la autorización de operar por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro”.
En el documento también se asegura que “para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias” y que la SNR estará encargada de dictar las directrices generales para llevar a cabo el proceso correctamente.
Además, el organismo liderado por la superintendente Fernanda García recibirá el apoyo del Departamento de Tecnologías y Gestión de la Información en Justicia del Ministerio de Justicia, como también del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC).
¿En qué ciudades se habilitará el servicio?
Se estima que en menos de un mes ya se esté prestando este servicio en Bogotá y las principales ciudades del país, aunque la idea desde la Superintendencia de Notariado y Registro es que esto pueda extenderse a todas las notarías del país desde la primera hasta la segunda y tercera categoría.
El único trámite que no estará incluido en el servicio virtual será el del registro civil de nacimiento, que corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil. Las autenticaciones, declaraciones, disoluciones, enajenaciones, procesos de compra y venta, entre otros trámites notariales, estarán incluidos en la modalidad virtual.
Además, se conoció que la SNR no establecerá costos adicionales para quienes decidan hacer sus trámites de manera digital y que las tarifas se mantendrán de acuerdo con lo ya establecido por el acto administrativo para cada acto notarial.
Para las firmas de escrituras, los usuarios deberán asistir primero a una notaría y solicitar que se registren sus datos para que sus próximos trámites se puedan realizar de forma 100 % virtual. En ese caso, el notario deberá registrar la información y crear un usuario con el que la persona podrá llevar a cabo ese tipo de trámites notariales digitales en cualquier notaría desde su hogar u oficina.
No obstante, se aclaró que primero es necesario verificar que la notaría a la cual se acuda ya haya sido habilitada por la Superintendencia de Notariado y Registro luego del proceso de validación de todos los requerimientos técnicos necesarios para prestar el servicio.