5 errores que la gente comete con sus empleados domésticos en época de fin de año

Por estos días muchas personas se encuentran con varias dudas al momento de pagar las debidas prestaciones a sus empleados que ayudan con las tareas diarias del hogar. En el pasado estas personas se encontraban totalmente desprotegidas por la normativa, y no fue hasta julio de 2016 que se hizo obligatorio pagarles la prima de servicio, no solo a trabajadores del servicio doméstico, sino también a choferes del servicio familiar, a trabajadores por días, trabajadores de finca y en general a los trabajadores dependientes. Por eso, para que usted se encuentre blindado al momento de presentarse una eventualidad y tenga a sus trabajadores con todas las garantías legales, Salua García, vicepresidente de Symplifica, empresa que ayuda a los empleadores a tramitar y gestionar a trabajadores del hogar, nos explica cuáles son los 5 errores más comunes que la gente comete con sus empleados domésticos. Le puede interesar: ¿No alcanzó a pagar la prima? Estas son las sanciones a las que está expuesto 1. Pagar un ‘salario integral’: Muchas personas piensan que pagar un salario integral a sus empleados los exonera de afiliarlos a las prestaciones sociales. Es decir que en vez de pagar $40.000 diarios le pagan $60.000 porque ‘ahí se incluye todo’. “Esta es una pésima práctica ya que el salario integral en Colombia para 2018 es de $10.156.146 entonces no aplica”, dice García. Al no hacer la afiliación, no aparecer como empleadores en el sistema y no estar haciendo los pagos a seguridad social, se expone a que el empleado reciba ese dinero y no cotice su planilla. “Adicionalmente un empleado doméstico no puede ser empleado independiente en Colombia, debe ser un empleado que tenga empleador en el sistema y no existe esa posibilidad legalmente de tener un salario integral”. 2. No afiliación a las entidades: La ley exige que todo empleado debe aportar a seguridad social, fondo de pensiones, cesantías, recibir prima y vacaciones. Pero muchos empleadores, por ahorrarse unos pesos o por desconocimiento no afilian a sus trabajadores. En ese caso, si la persona tiene un accidente y se cae en su casa usted como empleador tendría que entrar a cubrirlo. “Al no tenerla en salud, cualquier enfermedad que esa persona tenga a usted le va a tocar asumir esos gastos, entonces imaginen lo que significa pagar una licencia de maternidad por no tener afiliada a la persona a una eps”. Otro caso que puede ayudarle a entender la gravedad del asunto fue una sentencia que sacó la Corte Suprema de Justicia (T-722/17). Una empleada que trabajó 15 años en una familia nunca obtuvo la afiliación y pago de aportes a seguridad social y tampoco su empleadora realizó los pagos correspondientes a las prestaciones sociales. La señora sufrió de una trombosis y quedó incapacitada para trabajar. La corte falló a favor de la empleada y los hizo responsable de una sanción-pensión, que significa que esa familia va tener que pagar un salario a esa empleada de por vida por no haber cotizado a pensión y no tener la posibilidad de recibir una pensión por vejez o invalidez. “Son cosas que uno dice -bueno no pago y no creo que pase nada-, pero al final puede tener multas, demandas o problemas a futuro”, indica García. 3. No firma de un contrato En Colombia existe el contrato verbal, pero se recomienda uno escrito porque de esa forma se tiene claridad de las condiciones de la contratación. Si no es así, no se saben las justas causas de terminación del contrato, las funciones de la persona, cuál va a ser el salario acordado, los horarios, todo lo que es el contrato de trabajo que permite como empleador tener un soporte de la relación laboral y formaliza las funciones del contratado. “Hay que tener en cuenta que un empleado doméstico es como un empleado de cualquier trabajo, entonces es importante empezar a darle esa formalización, si no se tiene un contrato escrito por ejemplo no se puede apelar a un periodo de prueba, entonces son esos espacios que ayudan a blindar a ambas partes”. Siga leyendo: Por no pagar 4.000 mensuales corre el riesgo de perder su patrimonio 4. Prestaciones Los esfuerzos que ha hecho el gobierno por socializar el pago de la prima ha hecho que hoy en día muchos sepan que es obligatorio pagarla. Pero el tema de cesantías e intereses de cesantías suele dejarse de lado. “No es tan obvio calcularlo, hacerlo uno por su cuenta es laborioso y contratar un contador también, entonces el no pago de las prestaciones como las cesantías e intereses de cesantías es muy grave”, afirma la cofundadora de Symplifica. Si no se consignan en la fecha estipulada y el contrato sigue, la mora es un día de salario por cada día que se deja pasar. “Es de las moras más caras de cualquier prestación social”. Las cesantías equivalen a un salario anual si la persona trabajó todo el año y si no, lo proporcional a los meses trabajados. Y los intereses de cesantías es el 12% de esas cesantías o de un salario mensual. Estas deberán entregarse junto al pago de la nómina de la segunda quincena de enero del empleado. 5. Liquidar el contrato porque es diciembre Muchas personas tienen la costumbre de liquidar a la empleada cada vez que se termina el año, porque quiere que se lleve más dinero o porque prefiere no acumular tiempo para una posible indemnización. “Si usted tiene una empleada afiliada al sistema de seguridad social y cuando llega diciembre le hace una liquidación pero no la desafilia, para el sistema ese contrato nunca se liquidó. Entonces se le paga una liquidación que podría no ser válida”, explica. Por otro lado, si liquidó a la empleada, la desafilió, pero en una semana vuelve y la afilia, también es inválido. Debe pasar mínimo un mes entre contrato y contrato porque osino el sistema puede asumir una continuidad laboral. “Esta práctica era muy común cuando no había obligación de prima porque era verdad que llegaba diciembre y esas personas que trabajan en los hogares no tenían dinero extra para pasar su navidad. Hoy día ya tenemos la opción de darles la prima y la invitación es no liquidar a la empleada si va a volver, déle sus vacaciones”. Si usted tiene todo al día no es necesario liquidar a fin de año, ya que es como si a los empleados de las empresas cada fin de año los liquidaran y tuvieran que volver a firmar contrato el próximo año. Fechas a tener en cuenta Entrega de la tercera dotación del año: Para empleados que ganen menos de 2 salarios mínimos legales vigentes se les debe entregar la dotación a más tardar el 20 de diciembre. Es un uniforme de pantalón, camisa y zapatos. No se puede entregar en dinero pero sí en bonos redimibles. Prima de diciembre: Máximo el 20 de diciembre. La prima es medio salario del empleado según el tiempo que lleve. Sandra Martínez, la Decana del Programa de Contaduría Pública de la Universidad Piloto de Colombia lo explica así: Se debe tomar el salario base más el auxilio de transporte (para los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes) por 180 días (2 semestres) sobre 360 días del año. El resultado será el valor a pagar al trabajador. Salario base X 180 días            360 días Para empleados por días lo que se hace es mensualizar el salario y a partir de eso se hace el cálculo. Aquí puede usar esta calculadora gratuita para saber exactamente cuánto pagar de prima. Cambia el salario mínimo: El 1 de enero debe ajustar el salario del empleado con el nuevo incremento. Cesantías: Entre el 1 de enero y el 14 de febrero deben estar consignadas en el fondo de cesantías que el empleado haya elegido y es proporcional a un salario anual. Antes del 31 de enero deben pagarse los intereses de cesantías, directamente al empleado. FP recomienda: Cómo pagarle cesantías a su empleada doméstica