Google Drive es una herramienta que se caracteriza por compartir archivos y documentos en la nube, con el propósito de que varios usuarios tengan acceso a ellos, bajo las opciones de descarga y edición.
Sin embargo, esta herramienta también ofrece un límite de tiempo para el acceso, motivo por el cual puede ser un riesgo a futuro. Sin embargo, hay una herramienta que permite limitar el tiempo que está permitido.
Asimismo, la función está pensada específicamente para compartir archivos con personas ajenas ya que con el paso del tiempo no tengan cómo editar o ver los archivos por cuestiones de seguridad.
Ahora bien, es importante mencionar que para llevar a cabo esta función, Google Drive debe formar parte de Google Workspace, el cual es el espacio de la plataforma para emprendedores o empresas.
De igual manera, la fecha límite al acceso del contenido, se puede presentar para documentos individuales y carpetas. En ese orden de ideas, así se puede seguir compartiendo archivos en Google Drive después de la fecha de caducidad:
- Ingresar al archivo en Google Drive.
- Seleccionar en la opción ‘Compartir’.
- Buscar el contacto en el cuadro de búsqueda o ingresar el correo electrónico.
- Asignar un rol al usuario.
- Acto seguido, se debe abrir nuevamente el archivo.
- Hacer clic en la opción ‘Compartir’.
- Luego, se debe pulsar la flecha ubicada al lado del usuario y seleccionar la característica ‘Añadir caducidad’.
- Finalmente, elegir el tiempo de caducidad.
Cabe mencionar que esta configuración se puede editar las veces que sea necesario, es decir, que se puede ampliar o reducir el tiempo estipulado. De igual manera, se debe tener presente que la fecha es individual.
Así puede liberar espacio en la cuenta de Google Drive
En la actualidad, Google ofrece un total del 15 GB de espacio gratuito en la plataforma. Sin embargo, varios usuarios se quejan de ese espacio, ya que consideran que no es suficiente, debido a que el espacio se comparte entre correo electrónico, fotos y archivos compartidos desde Gmail.
Asimismo, es utilizado para almacenar las copias de Google Drive, razón por la cual varios usuarios buscan la forma de liberar espacio en la cuenta, ya que muchos lo necesitan para poder guardar otros archivos multimedia, así como documentos, entre otros archivos.
Ahora bien, una de las formas para lograrlo es eliminando los correos electrónicos que ya no se necesitan. Este método se puede hacer personalizando las herramientas de Gmail para que estos se borren automáticamente después de cierto tiempo.
Otra de las maneras para liberar espacio es a través de la desactivación de las copias de seguridad de las fotos y archivos. Para lograr dicho propósito, el usuario debe dirigirse a la página de configuración de la cuenta de Gmail. En la opción ‘Copias de seguridad’, se debe desactivar la opción ‘Copias de seguridad de las fotos y los archivos’.
Por otra parte, se puede utilizar filtros para detectar los archivos más pesados. Para lograr dicho fin, el usuario debe dirigirse a la versión de escritorio de Gmail y escribir en la barra de búsqueda ‘size:5m’, acto seguido, aparecerán todos los mensajes cuyo peso supera los 5MB, con el propósito de ser eliminados.
De igual manera, el usuario puede apelar a este mismo truco para deshacerse de los correos que son muy viejos, para ello tendrá que escribir en la barra de búsqueda el texto ‘old_than:1′ (donde el número 1 representa la cantidad de años de antigüedad que tienen los mensajes en Gmail).
Al ejecutar esta acción en la bandeja de entrada aparecerán todos los mensajes antiguos que están almacenados en el correo, por lo que el usuario tendrá que seleccionar qué mails no tiene utilidad para luego eliminarlos.