El confinamiento ha llevado a la mayoría de organizaciones a trasladar su fuerza de trabajo a la casa. Esto ha significado realizar la mayor parte de las reuniones por medio de apps que facilitan realizar videoconferencias donde todos están en casa. Sin embargo, esta solución percibida como ‘enviada del cielo‘ ha generado a sus usuarios algunos dolores de cabeza. Para los directivos, el mayor de estos problemas ha sido la seguridad. Como dice Keith Shaw, en su columna de la revista Computer World, cuando una tecnología alcanza cierto nivel de popularidad, también crece el número de mentes criminales que quiere aprovecharse de los usuarios ingenuos y desprevenidos.
Zoom y otras plataformas son muy populares porque son fáciles de usar y, además, tienen versiones gratis. Al ver este rótulo muchos dejan la seguridad en un segundo plano. Pero en tecnología, como en otras facetas de la vida, nada es gratis. Para ponerlas al servicio de todos, estas versiones no cuentan con las características de seguridad que tienen las suites que sí cobran. Por eso hay que pensar siempre en su necesidad y la de su empresa a la hora de instalar un software en estos tiempos de cuarentena. Los hackers y los cibercriminales piensan como los expertos en mercadeo: buscan tendencias para saber lo que más usa la gente. Y en este momento la tendencia indica usar plataformas como Zoom y trabajar y estudiar desde casa. Muchos negocios, desde pequeños gimnasios hasta grandes empresas comerciales, usan este tipo de soluciones porque el encierro los encontró desprevenidos y sin conocer mucho de estas tecnologías. Además, solo de esta forma pueden mantener el negocio activo. Su falta de conocimiento y la experticia de los hackers se combinan hoy para que estos aprovechen para cometer sus fechorías. Por eso, no es de extrañar que por estos días varios expertos en tecnología hayan publicado en sus redes y en revistas especializadas las principales precauciones que debe tener un jefe a la hora de usar las videoconferencias.
La primera de ellas es la importancia de exigir una clave a los participantes de todas las reuniones. En efecto, los hackers pueden identificar fácilmente los ID de las reuniones y permitir así que personas no invitadas entren a estos lugares virtuales. La clave ayudará evitarlo. En ese orden de ideas, quien invita, el host o anfitrión, es muy importante. No solo debe organizar la reunión con este tipo de seguridad, sino estar activo en el lugar virtual de la reunión antes que todos los demás invitados. Los expertos recomiendan siempre usar la opción de sala de espera para administrar con mayor facilidad quién entra y quién no. Una vez todos los invitados están presentes, es bueno cerrar la reunión para evitar presencias indeseadas. Es clave usar la última versión del software de teleconferencias. Recientemente Zoom actualizó la suya para exigir clave a los participantes y trabaja continuamente en ofrecer mayores garantías de seguridad.
Según Shaw, no es bueno dar los links de las conferencias por redes sociales. Es preferible invitar a los asistentes desde el programa de videoconferencias y advertirles no compartir estos enlaces. Tampoco aconseja que los participantes activen la cámara a menos de que sea muy necesario. Esto ayuda a la seguridad pero también a mejorar el ancho de banda de la reunión y a que esta sea un éxito. No sobra advertir que, cuando un invitado se comunica por teléfono, hay que confirmar su identidad. Sobre todo si lo hace desde un teléfono desconocido. Y conviene establecer un sistema de alertas, si es posible, para saber si la invitación enviada a alguien termina en manos de un tercero.
En algunas ocasiones los invitados lo hacen de buena fe, para incluir a alguien que debería estar en la reunión pero que por algún motivo no recibió la invitación. Pero también puede servir para hacer alguna trampa. Las nuevas plataformas de videoconferencia permiten compartir archivos. Aunque se trata de una gran solución, al mismo tiempo eso supone un problema de seguridad. Los expertos recomiendan limitar el número de archivos compartidos pues desconocidos podrían enviar por estos canales malware e infectar los computadores de los demás participantes. Hoy es posible grabar la sesión. Pero hay que tener en cuenta que cientos de grabaciones privadas en Zoom han terminado en internet, según lo ha advertido el diario The Washington Post. Y no porque los piratas hayan irrumpido en los servidores, sino porque es fácil encontrarlas en la red. Para evitar problemas, solo el anfitrión debe poder hacerlo. Como directivo de su empresa o de una división, debe procurar que los demás empleados entiendan estas amenazas. En internet hay videos que enseñan los mayores riesgos de las aplicaciones para videoconferencias. Es importante que los miembros de su equipo de tecnología compartan todo lo que saben con los demás. Las aplicaciones pagas por lo general ofrecen más seguridad y dan más alternativas para evitar este tipo de intrusiones. Por eso, considere hacer esta inversión, que le saldrá mucho más económico a largo plazo que la mala experiencia de haber sido atacado por un hacker.
Como dice Shaw, en vista de que muchos servicios no pueden garantizar el 100% de protección frente a estas amenazas, un gerente “tendrá muchas más herramientas de seguridad si compra un sistema de videoconferencia para uso empresarial".