Actualmente, el correo electrónico es una de las herramientas más importantes para millones de trabajadores en el mundo, debido a que esta plataforma permite resolver diferentes situaciones laborales que surgen en el día a día.
De hecho, un informe presentado por Microsoft señala que en 2021 sus usuarios dedicaron cerca del 30 % de su jornada laboral en revisar y responder correos electrónicos.
Justamente por ello, cuando los trabajadores salen a su periodo de vacaciones, muchos de ellos intentan desconectarse de todas sus herramientas laborales, para así no tener interrupciones durante sus viajes, celebración de Navidad, Año Nuevo u otras festividades.
Sin embargo, en ciertos casos hay jefes que no pierden oportunidad para seguir enviando emails con temas laborales a sus colaboradores, pese a que ello se encuentran disfrutando de su periodo de vacaciones.
Dicha situación puede sumamente incómoda para el empleado, pues en ciertos casos se siente obligado a responder dichos correos y por ende termina trabajando durante su tiempo de descanso.
Por otro lado, en caso de hacer caso omiso a esas comunicaciones, es muy seguro que al retornar a la actividad laboral se encuentre una importante cantidad de correos por verificar y automáticamente habrá una gran carga de trabajo acumulado.
No obstante, los servicios de correo electrónico como Gmail, Outlook o Apple Mail cuentan con una sencilla herramienta que podrá ayudar a recordarles a los jefes que su trabajador se encuentra en vacaciones y por ello no puede ayudarle con sus requerimientos.
Se trata de una útil función que permite responder automáticamente todos los correos con el mensaje ‘En vacaciones, no se encuentra disponible’ o ‘Fuera de la oficina’, a todas las personas que envíen un mensaje al email del trabajador.
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Cabe señalar que la función de respuesta automática está presente en algunos de los servicios de correo más populares, por lo tanto, no se trata de una herramienta que sea exclusiva para ciertos usuarios.
También hay que subrayar que este recurso permite establecer la fecha de inicio y fin para que se genere dicha respuesta, además, será posible incluir un mensaje personalizado junto a algunos filtros para que esa respuesta no se genere para ciertos correos que sí se desea atender.
Para habilitar esta herramienta en los diferentes servicios de correo será necesario ejecutar los siguientes pasos:
¿Cómo usar las respuestas automáticas en Gmail?
- Iniciar sesión en una cuenta de Gmail
- Ingresar en la función de ‘Configuración’, pulsando el ícono con forma de engranaje
- Elegir la opción ‘Ver todos los ajustes’
- Seleccionar en el menú la herramienta ‘Respuesta automática’
- Desde ese apartado se podrá elegir la fecha de activación del mensaje automático, seleccionar un asunto y redactar el mensaje personalizado que aparecerá, también será posible determinar si esa respuesta automática se generará para todos los correos que lleguen o para un unos contactos en específico.
En caso de que el usuario de Gmail necesite especificar con más detalles a qué correos les debe aparecer la respuesta, se puede emplear la herramienta de “Filtros y direcciones bloqueadas” y luego elegir la opción “Crear un nuevo filtro”.
¿Cómo tener respuestas automáticas en Outlook?
- Iniciar sesión desde la versión web de Outlook
- Hacer clic en el ícono con forma de engranaje, el cual aparece en la parte superior derecha de la plataforma
- Seleccionar la opción ‘Ver todas las configuraciones de Outlook’
- Dirigirse a la pestaña ‘Correo electrónico’ y pulsar en ‘Respuestas automáticas’
Desde este apartado, el usuario del servicio de correo electrónico de Windows podrá establecer la respuesta automática que utilizará, las fechas en las que estará activa. Pero también será necesario usar la función de filtros para poder determinar a qué contactos les aparecerá dicha respuesta, para ello se debe ingresar nuevamente a la opción ‘Ver todas las configuraciones de Outlook’, seleccionar ‘Correo electrónico’ y hacer clic en ‘Reglas’.
¿Cómo generar respuestas automáticas en Apple Mail?
Para este servicio, los pasos son similares:
- Iniciar sesión en el portal de iCloud desde la web
- Da clic en el ícono de ajustes (arriba a la izquierda)
- Dirígete a «Preferencias y Respuesta automática»
Una vez realizados estos pasos, el usuario podrá establecer el mensaje que tendrá la respuesta automática, junto a las fechas en que estará activada y a las personas que les debe llegar dicho mensaje cuando envíen un email.
No obstante, el servicio de correo de Apple también cuenta con una opción que permite configurar con más precisión a qué correos se debe generar la respuesta, para ellos es necesario abrir la aplicación de ‘Correo’, desde un dispositivo que emplee el sistema operativo ‘macOS’, luego seleccionar la herramienta ‘Configuración’, posteriormente elegir la opción ‘Reglas’ y luego pulsar en ‘Agregar regla’.
En dicho apartado el usuario tendrá más opciones para determinar, según sus necesidades, a quienes les debe aparecer la respuesta automática que previamente creó.