Usted puede hacer cualquier cosa...

Usted conoce la rutina. Es lunes por la mañana. Llega al trabajo agotado después de haber pasado el fin de semana entreteniendo niños, pagando cuentas y haciendo vueltas. Prende su PC y aparecen 70 nuevos e-mails. La luz del contestador automático se enciende y antes de poder contestar la llamada entra una nueva. Con cada llamada, cada colega que entra a la oficina sin haber sido invitado, llega una nueva exigencia por atención, por una decisión, por su tiempo. Hacia el mediodía, cuando se toma unos minutos para comerse un sandwich en su escritorio, siente que ha trabajado demasiado, que está sobrecomprometido, está agobiado.

De acuerdo con David Allen, de 54 años y uno de los pensadores más influyentes en el tema de productividad personal, este es el trauma silencioso de miles de trabajadores del área del conocimiento en el mundo entero. "Vivimos en un mundo, afirma, en el que no hay límites a nuestro trabajo ni al potencial de la información que nos puede permitir hacer mejor nuestro trabajo". Más aún, en un ambiente competitivo que constantemente está siendo rediseñado por el web, estamos tentados a revaluar nuestro trabajo cada mes, cada semana e inclusive cada tantas horas. Esta actitud frenética es la receta para la desesperación y la insatisfacción, emociones ambas que hoy son, bastante frecuentes en muchos de nosotros. La vida de Allen ha sido muy particular. De niño vivió en Shreveport, Louisiana. En la adolescencia estudió el budismo zen y fue seguidor de Allen Ginsberg y de la generación Beat. Luego en la universidad se dedicó al estudio de la filosofía y la historia intelectual, y se fascinó con los pensadores de quienes dice "parecían tener un cuento interesante, una realidad superior. Yo quería tener las mismas experiencias y lo hice". Eran los 60, use su imaginación. Ingresó a la Universidad de Berkeley en California para hacer una maestría en historia estadounidense, pero muy pronto abandonó este plan para estudiar karate (llegó a ser cinturón negro) y para comenzar un camino de 30 años en busca de Dios, la verdad y el universo. Trabajó enseñando karate, manejando una compañía de urbanismo y ayudó en la fundación de un restaurante. Pero su verdadera pasión era la búsqueda del autoconocimiento y el crecimiento personal. Con el tiempo, Allen descubrió un puente entre su fascinación con el autoconocimiento y su deseo de interactuar con el mundo. Llegó al convencimiento de que el manejo del tiempo era la clave de la libertad personal.

En una serie de entrevistas con Fast Company, Allen comparte con nuestros lectores sus ideas acerca de cómo aumentar la productividad personal en el dinámico mundo de los negocios.

Fast Company. Si hay algo en lo que todos nuestros lectores podrían estar de acuerdo es en que tienen mucho qué hacer y poco tiempo para hacerlo. ¿Por qué será que tantos de nosotros nos sentimos así?

David Alíen. Siempre hay más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas, especialmente en un mundo en el que hay tantas alternativas. Todos queremos reconocimiento; todos queremos que nuestro trabajo tenga valor. Y en el intento por lograr estas metas permitimos que cosas nuevas entren en nuestras vidas.

El problema, por supuesto, es que todos queremos terminar lo que empezamos. Mucho del estrés que siente la gente no es porque tenga mucho qué hacer, sino porque no termina lo que empezó. Por esto, mucho de mi trabajo tiene que ver con la manera como las personas manejan todo lo que les llega: e-mails, mensajes telefónicos, informes, conversaciones. Todo lo que esté donde no deba estar es una distracción que disminuye la eficiencia. Cuando usted piensa "eso no pertenece allí", tiene que hacerle caso a su impulso y actuar.

Si usted permite que muchas cosas se metan en su vida, que implican acuerdos que no quiere con usted mismo y con otros, su espacio se reduce y esto le empezará a pesar. Su eficiencia disminuirá. Tiene que ponerle fin a todo eso, ya que de eso se trata la productividad, de terminar.

¿No le parece interesante que las personas se sientan mejor consigo mismas cuando se van a ir de vacaciones? Han eliminado las cosas pendientes, cerrado transacciones y renovado viejas promesas con ellas mismas. Mi consejo es que las personas hagan esto más de una vez al año. De hecho, le digo a la gente que haga un inventario semanal de todo lo que todavía no ha resuelto.

Si usted tiene un panorama claro de lo que tiene que hacer, podrá decidir qué hacer de inmediato y ponerse a hacerlo.

Si las personas hicieran este inventario, ¿qué encontrarían?

Me gusta hablar sobre el sendero de la vida, todas las acciones diarias, todas las cosas pequeñas que se acumulan. En su camino por la vida, las personas acumulan suficientes cosas como para trabajar entre unas 300 a 400 horas. Esas tareas generan entre 30 y 100 proyectos de diferentes formas y tamaños que son compromisos que la gente ha adquirido y que requieren muchos pasos para ser concluidos.

Una vez usted hace el inventario, puede encontrarle sentido a su camino. Pero, luego viene un segundo reto: encontrar el tiempo para hacer lo que necesita hacer. Lo que es diferente hoy es que vivimos y trabajamos en lo que yo llamo "tiempo extraño". En este "tiempo extraño" nadie encuentra dos horas para hacer alguna cosa. En su lugar, dispone de 15 minutos y, a veces, dispone de solo 5 minutos, entre reuniones y llamadas telefónicas. Pero, de hecho se podría hacer mucho en este "tiempo extraño" si en la mente de las personas estuviera aprovecharlo. Hay muchas oportunidades durante el día que la gente desaprovecha. Se siente mal, porque no es tan productiva como debería ser, pero no sabe qué hacer al respecto.

Lo que hay que hacer es convertirlo en un juego: ¿qué tan eficiente puedo ser? Cuando algo que no debe estar ahí aterriza en su radar, tiene que decidir dos cosas. Primero, ¿cuál es un resultado exitoso? y segundo, ¿cómo asignar los recursos para garantizar que el resultado se materialice? Esto no significa que tenga que actuar inmediatamente, pero sí que para sacar la tarea de su cabeza tiene que decidir cómo actuar. Lo peor que puede hacer es poner las cosas en espera. Esto no significa que se deba trabajar primero en las "cosas importantes". Puede ser que no tenga la energía, las herramientas o el tiempo. A veces, lo mejor que se puede hacer con 5 minutos libres es regar las matas y una vez que sabe lo que está haciendo, la productividad se convierte en su verdadero lado competitivo. Hay una manera de trabajar y vivir. No se trata solo de correr más rápido.

Esto nos lleva a una pregunta simple que para muchos de nosotros es difícil de responder: ¿cómo establecer prioridades?

Cuando la gente me pregunta cómo establecer prioridades, yo le pregunto: a qué nivel quiere llevar la conversación. Cada uno de nosotros opera en muchos niveles diferentes todo el tiempo. Todos tenemos un camino con todas las cosas que ocupan nuestro tiempo. A 10.000 pies están los proyectos. A 20.000 pies la gente está decidiendo sus papeles y metas. A 30.000 está pensando en el futuro, preguntándose dónde quiere estar profesionalmente en 12 a 18 meses. A 40.000 pies está pensando en lo que pasará dentro de 3 a 5 años y mirando sus aspiraciones organizacionales. Al final del camino, a 50.000 pies se pregunta cuál es su papel en este mundo.

Un ejecutivo de Wall Street se me quejó una vez de tener que asistir a muchas reuniones. Dibujé un gráfico y le pregunté a qué nivel quería tener la conversación. Le expliqué que quizás a 20.000 pies esas reuniones eran necesarias, pero que si iba un nivel más allá y pensaba en los siguientes 12 a 18 meses, a lo mejor podría omitir alguna de esas reuniones. Y, a 50.000 pies, donde se piensa en el corazón y la salud, podría decir, "no necesito asociarme, he hecho suficiente plata y de ahora en adelante me voy de la oficina a las 7:00 p.m. y si no les gusta, que me despidan".

¿Entonces, parte importante para establecer prioridades es tener claros los valores?

Tenga cuidado. Esta es una noción muy popular por estos días: si se concentra en sus valores, mejorará el equilibrio entre su vida de negocios y su vida personal. Pero, enfocarse en sus valores podría darle un sentido, pero no simplificará las cosas. Solo descubrirá muchas más cosas que son importantes para usted. He estado trabajando con una de las organizaciones más orientadas hacia los valores que haya conocido en mi vida. Y tiene un gran problema. La gente ahí siempre está invitada a colaborar; todos quieren participar. Pero, ¿a cuántas reuniones entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. puede asistir una persona? Quiere ir a todas porque sus valores le indican que todas son importantes, pero pronto su cónyuge y sus hijos empiezan a decirle "nunca te vemos". Sufrimos el estrés de las oportunidades infinitas. Hay muchas cosas que podemos hacer y todo lo que vemos son personas que parecen estar actuando como estrellas y es muy difícil no querer parecerse a ellas. El problema es que si se deja envolver en ese juego, se lo comerán vivo. Usted puede hacer cualquier cosa, pero no puede hacer todas las cosas. El mundo está lleno de proyectos creativos a la espera de ser realizados. Así que si realmente le importa la calidad de vida, si quiere relajarse, no se enfoque en valores. Solo controle sus ambiciones. Esto simplificará las cosas. Aprender a poner límites es extremadamente difícil para la mayoría de las personas.

La mayoría de la gente hace lo contrario. Siente tanta responsabilidad por su trabajo y sus colegas que cada vez está más atormentada...

Esto es definitivamente autodestructivo. Su sentido de la responsabilidad es una función de su habilidad para responder. Yo aprendí eso con el karate. Su habilidad para generar potencia es directamente proporcional a su capacidad para relajarse. La potencia de un golpe de karate viene de la velocidad, no del músculo. Un músculo tenso es un músculo lento. En otras palabras, no puede hacer cosas rápidamente hasta que no haya aprendido a desacelerarse. ¿Cómo lograrlo? La clave está en la dinámica del desprendimiento. Usted tiene que retroceder y permanecer callado, alejarse de la tarea que tiene hacia adelante, para poder tener una perspectiva nueva sobre lo que está haciendo. Si se involucra demasiado con todo lo que le llega, pierde la habilidad para responder de manera adecuada y eficaz. Si sus bandejas de entrada y de salida están completamente llenas o si la gente le está gritando, es difícil retroceder y responder efectivamente. Si usted está lleno de cosas es difícil pensar en las cosas a diferentes niveles.

¿Alguna vez ha sentido como si el tiempo desapareciera, como cuando está en una película muy buena o cuando está ocupado haciendo algo que le encanta y la mañana parece irse volando? De mis experiencias espirituales, sé que cuando se llega a algunos niveles de la existencia, el espacio y el tiempo parece que se esfumaran. Cuando estoy en esos niveles, ya no pienso en términos de espacio o tiempo. Cuando todo me empieza a salir bien, la velocidad no es una preocupación porque he encontrado mi propio ritmo. Ese ritmo puede ser supremamente rápido o fatalmente lento, pero dentro de mí todo es lo mismo. Está fuera del tiempo.

Observe a los mejores karatecas y verá que se mueven muy despacio. Cuanto más rápido escriba usted, sentirá que lo está haciendo más despacio porque está navegando con su pensamiento. Lo mismo se aplica a la lectura. Cuanto más rápido lea, más sentirá que el tiempo desaparece porque podrá alimentar su cerebro con la rapidez que el cerebro es capaz de procesar la información. Por esto las personas que leen rápido tienen una mejor comprensión. Han entrenado sus ojos para que reconozcan los elementos a la velocidad que el cerebro los puede procesar.

Pero es muy difícil dejar atrás el tiempo y el espacio cuando se está distraído. Cualquier asunto que está a la espera de una decisión es un cabo abierto a través del cual entran el tiempo y el espacio. Si tiene un cerro de papeles sobre su escritorio tiene que hacer algo con ellos. Mientras que usted deje que los papeles entren en su mundo, ellos se apoderarán de usted. ¿Qué es lo siguiente que debe hacer? Si no decide esto, habrá una brecha entre dónde está y dónde necesita estar. Un gran agujero negro que lo devorará.



GRACIAS A DIOS ES VIERNES

David Allen sugiere hacer el siguiente ejercicio todos la s semanas. Para él, "esto es necesario, si se quiere que la organización personal se convierta en una realidad dinámica y vital".

Organice sus papeles. Procese las notas recogid durante la semana. Revise su agenda día a día adelante todas las funcior que pueda.

Revise los archivos de su PC.

Revise la lista de resultados. Revise la lista de las nuev acciones por seguir. Revise los archivos pendientes.

Revise lo lista de recordatorios.

Revise la lista de cosas que hará "algún día".

Revise "proyectos en espera".

Sea creativo y actúe con coraje.



PEQUEÑOS TRUCOS

Si viaja a menudo, deje un cajón aparte para los artículos que lleva generalmente. Mantenga un duplicado de las cosas que lleva: artículos de limpieza, baterías de repuesto...

Cree "un archivo de soporte" y manténgala en su maletín a escritorio.

Mantenga su correa electrónico desocupada. Acostumbrese a responder todas sus mensajes.

Si viaja can baterías extra para su celular o computador portátil, ponga una cinta en las baterías cargadas. De esa forma, sabrá cuáles están vivas y cuáles no.

Aumente su habilidad con el teclado. Si no escribe al menos 50 palabras por minuta, instale un programa de escritura (como "Mavis Beacon Teoches Typing") y luego practique. También se recomienda aprender las siete combinaciones rápidas más comunes para navegar can Windows.