Asamblea, cómo preparar la asamblea de copropietarios

Por estos días se realizan las Asambleas de Copropietarios en los conjuntos residenciales y es el momento en el cual todos los problemas que se han presentado en la copropiedad a lo largo de un año salen a flote y además de la situación general del conjunto, se ponen en discusión dos temas financieros, el balance general y el estado de resultados por un lado y el presupuesto de operación para el año que está en curso, por el otro.

Para que una asamblea tenga un normal desarrollo es necesario ser muy disciplinado en los temas que se están tratando en cada momento, si se está hablando de finanzas, se debería ser específico y solo tocar ese tema. Cuando la asamblea se desvía del tema es cuando se pierde tiempo y las reuniones se vuelven interminables.

Aquí le presentamos algunos tips para que la participación de los propietarios sea altamente productiva y se haga uso eficiente del tiempo:

No llegue a revisar los documentos en la asamblea. Los documentos a ser analizados, evaluados y aprobados deben ser presentados con una anterioridad mínima de 15 días a la fecha de celebración de la misma. Durante este tiempo usted puede leer, interpretar y analizar todas las cifras que le llamen la atención. Es usual que se haga presentación de lo que ya han entregado, en ello se pierde mucho tiempo en la Asamblea. Si la información ya se entregó, no se debiera premiar a los perezosos que no han leído.

Procure salir de las dudas antes de la Asamblea. Recuerde que los estados financieros deben ir acompañados de notas aclaratorias de algunas partidas, léalas atentamente porque es común que en ellas estén las respuestas a sus preguntas.

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Es importante que a los estados financieros se adjunte la ejecución presupuestal. Verifique que no haya sobreejecución. El presupuesto es un mandato que la Asamblea hace para administrador y Consejo de Administración y no debe sobreejecutarse sin aprobación de la misma. Algunas sobreejecuciones pueden ser mínimas y de pronto no ameritan discusión, pero otras, por su alto porcentaje o monto, ameritan que se dé una explicación.

El informe de gestión del administrador contiene explicaciones para algunos de los rubros más importantes, si no es claro o tiene interrogantes, contacte al administrador, seguramente con él puede aclarar la mayor parte de ellos. Sea puntual en aquellas preguntas que lleva a la Asamblea.

Ponga especial cuidado en el informe del Revisor Fiscal, él es el garante de que las acciones y decisiones, tanto del administrador como del Consejo de Administración, están ajustadas a la ley y a las necesidades del conjunto. En caso de que encuentre salvedades en el informe, pida que ellas sean expuestas en la Asamblea.

En el momento de discusión del presupuesto, revise concienzudamente las partidas que son presentadas a la Asamblea. Algunas como la vigilancia, el aseo, los servicios públicos no son objeto de análisis, pero otras deben ser vistas con cuidado, sobretodo aquellas de proyectos especiales. Esos proyectos especiales deben estar justificados en conceptos técnicos y cotizaciones (varias, una sola no es suficiente).

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Siempre tenga en cuenta que los gastos de un edificio van incrementándose con el paso del tiempo, el mantenimiento es más costoso y algunas reparaciones o proyectos de embellecimiento son necesarios para mantener el valor de su bien raíz, no sea reacio a incrementos en la cuota mensual, cuando se aumenta de manera programada, se están previendo los gastos y no los cogerá de sorpresa un gasto que de manera obligatoria tiene que hacerse.

A pesar de que haya excedentes en el estado de resultados, esto no es un indicador de que la cuota de administración no debe aumentar, en lugar de disminuir o evitar el aumento, busquen algunos aspectos del conjunto que pueden ser mejorados. Un año que no se aumente la cuota tiene un efecto para los siguientes años que obligaría en el futuro a incrementar su valor por encima de lo establecido, normalmente aumento acorde con la inflación.

Evalúe si es mejor aumentar la cuota mensual o hacer pagos extraordinarios, esto depende de la urgencia de los arreglos y de la comodidad que se tenga para pagar una u otra,

Cuando ya se han debatido los aspectos medulares de la reunión, vienen los últimos y más tortuosos, la elección del Consejo de Administración y del Comité de Convivencia, esto sucede por la apatía que todos tienen para participar, hay motivos, es un trabajo ad-honorem que es mal gratificado por los copropietarios. Participe, así podrá opinar y ayudar en la decisión acerca del futuro del conjunto.

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^{*Administrador de Empresas con Doctorado en Ciencias Empresariales.}

^{Consultor en temas financieros y organizacionales, con amplia experiencia en el sector bancario y en el sector servicios .}

^{Se ha desempeñado como Decano de la Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas de la Universidad EAN en donde actualmente es Profesor Titular.}