Firma electrónica: la opción para simplificar trámites

La tendencia hacia la digitalización de procesos y operaciones se ha disparado tras la irrupción del Covid-19,  la cual ha hecho triplicar el ritmo de adopción de soluciones de firma electrónica durante el periodo de confinamiento e incluso con la apertura económica, ya que en Colombia se están presentado muchos documentos de forma digital por la sencillez para efectuarlos, lo cual evita la movilización y por ende incurrir en aglomeraciones, convirtiendo la firma electrónica en una herramienta clave.

Actualmente muchos ciudadanos no saben cómo identificarse en entornos digitales, ni que mecanismos usar para la firma de documentos electrónicos donde realmente se sientan resguardados, sabiendo que, el mensaje que envían es seguro y tiene validez legal.

Para esto es recomendable conocer qué es realmente una firma electrónica certificada y con validez; por eso desde el punto de vista jurídico y según el Decreto 2364 de 2012 se definió la firma electrónica como; códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza.

La firma electrónica es una oportunidad para simplificar los trámites laborales, porque permite identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado.

Al referirse a facilitar, es frente al ahorro que aporta, en cuestión de tiempo, costos,  y calidad del servicio; además que refuerza la seguridad, ya que permite firmar desde cualquier dispositivo con internet usando la metodología de usuario-clave y doble autenticación; en el cual se solicita una clave al momento de firmar, luego se exige un segundo código de verificación y finalmente en el caso de una plataforma como Buk, se genera un código QR que al escanearlo permite visualizar, descargar y revisar todo el historial del documento firmado, desde la fecha de creación, hora y dirección IP, hasta quiénes y cuándo lo firmaron.

La firma electrónica constituye una oportunidad para reforzar los valores corporativos y evidenciar el compromiso de una empresa con el medio ambiente; con la eliminación del uso de papel en los contratos y toda la documentación en formato digital, quedando de fácil acceso para las partes implicadas.

Otra de las grandes ventajas de la firma electrónica frente a la convencional, es que elimina las barreras geográficas, lo cual permite dar una continuidad a los trámites a distancia, de forma que el interesado no tiene que desplazarse de un punto a otro, reduciendo tiempo en procesos, como el diligenciar y presentar de forma virtual la firma de contratos, anexos de los mismos y liquidaciones de manera remota, entre otros.

Esta transformación de firma, ha sido adoptada en un ritmo muy veloz y se triplicó a causa de la cuarentena, por eso una de las formas para asegurar la validez de la firma es teniendo en cuenta que esta le es única a la persona que la usa, además debe permitir la verificación de quien firma, el dominio es exclusivo de quien la utiliza y debe estar vinculada con la información, intrínsecamente de forma que, si son cambiados, la firma sería invalidada.

Por otro lado, es importante saber que la firma electrónica garantiza la identificación jurídica de las partes que negocian entre sí, sea en un documento legal o en una transacción electrónica.

Además, tiene una integridad ya que se puede verificar que la información no fue manipulada y es irrefutable de los compromisos adquiridos.

En Buk.co se tiene un sistema que cumple con todos los requerimientos legales colombianos, en el cual las empresas generan propios documentos y luego pueden ser firmados tanto por el empleado, como por los representantes legales.

Para implantar una tecnología de estas en una compañía es aconsejable tener en cuenta:

1. Notificar a todos los colaboradores.
2. Incluir en el contrato de trabajo, las pautas que vinculen al empleador y colaborador en una práctica de firmas electrónicas según el nivel de riesgo que haya en sus labores.
3. Correo personal de cada colaborador, para asegurar que cuando tenga que firmar un documento legal, tenga la evidencia de que sólo él firmo, dejando en custodia del firmante la privacidad con copia a los interesados.

Teniendo en cuenta la virtualización del tiempo actual, la adopción de soluciones como la firma electrónica es una buena noticia, porque acelera un proceso que ya estaba en marcha y beneficia no sólo a empresarios sino a todas las personas, ya que favorece la transición a una economía limpia, además de cambiar la dinámica de trabajo de los equipos de recursos humanos e incrementar la productividad y rentabilidad en todas las áreas.   

En conclusión, la digitalización de las empresas dejó de ser algo deseable y se convirtió en una necesidad. El proceso ha implicado un cambio de mentalidad en las instituciones, en donde deben tomarse en cuenta las circunstancias de la “nueva normalidad” y la constante mejora en la experiencia.

Como primer paso a la digitalización, la firma electrónica representa una excelente opción con alto impacto y bajos costos de implementación, además de permitirle a las empresas seguir haciendo negocios de manera remota.

*Country Manager de Buk Colombia