¿Cómo hacer una buena administración de tiempo?

El concepto del tiempo puede corresponder hoy en día a una magnitud física la cual nos permite hablar de duración y separación entre muchos otros factores. El tiempo aquel factor que nos puede generar miedo, felicidad, intriga, ansiedad y todas las emociones posibles. Algunas veces solo nos falta unos minutos más para ganar un partido o unos días para ganar unas elecciones. Así que esas frases de cajón que nos dijeron y seguramente alguna vez diremos “El tiempo es oro” “No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy” “Todo lo cura el tiempo”.

Todas estas frases son ciertas y todo es debido a la administración del tiempo, la cual queremos que sea entendido como autocontrol y empatía. Así que para comenzar definamos de forma sencilla la empatía que sería “La habilidad de sobreponerse a las propias expectativas, el apreciar a alguien o simplemente la habilidad de ponerme en los zapatos del otro”.

Ahora, el autocontrol para este caso corresponde a exactamente la misma habilidad que la empatía, con la única diferencia de que esos zapatos del otro son los zapatos del futuro yo. Entonces corresponde a esas acciones que realizó el día de hoy las cuales tendrán una consecuencia en el futuro.

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Por ejemplo: el hecho de acostarme tarde el día de hoy tendrá su consecuencia el día de mañana cuando no logre levantarme a tiempo y continúe así la cadena. O el completar mis labores durante mis horas de trabajo, implicará que una vez llegue a la casa no tendré que preocuparme por esos quehaceres y podré disfrutar y descansar tranquilo.

La administración del tiempo, como bien se ha mencionado, consiste en ser consciente del adecuado manejo para beneficiarme a mí mismo en el futuro e incluso a otras personas pues es empatía y autocontrol los conceptos de base de la administración del tiempo.

Muy bien ahora que conocemos los conceptos básicos de la administración del tiempo vamos a hablar de habilidades que pueden ayudar a tener o generar un mejor manejo de tiempo. Para comenzar es importante ser consciente del tiempo que nos toman las actividades que realizamos en el día, realizar una introspección de lo que se me facilita a ciertas horas y de aquello que nos cuesta, por ejemplo: realizar un informe después del almuerzo. Algunas personas se les puede dar de forma sencilla, pero a otros se les puede dificultar, por tal razón es importante ser consciente y hacer una introspección a conciencia.

Al comenzar hablamos de la empatía y ahora que vamos a hablar del trabajo en equipo es importante que recordemos que día a día trabajamos con personas que al igual que nosotros tienen preocupaciones, cosas importantes entre muchas otras cosas. Así que busquemos constantemente conocer las personas que están a nuestro lado, el trabajo en equipo no consiste únicamente en entregar resultados, consiste en que la suma de los integrantes sea siempre superior a uno. De esta forma el día que tengamos alguna situación o que hacer para un equipo, sabremos quién se desempeña mejor en los quehaceres y de tal forma podemos optimizar tiempo.

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Una vez definidas las actividades que realizamos día a día y el momento del día en el que se nos facilita la realización de estas podemos hablar de planeación como herramienta para administrar mejor el tiempo. La cual como regla opcional sería el anotar todo, razón por la cual se crearon los ‘post it’. Con las actividades definidas y el conocimiento de los mejores momentos para realizar estas actividades, vamos a planear qué hacer en qué momento.

Saber que actividades requieren una mayor atención implica que las podemos realizar en las horas de la mañana y si hay que realizar jornadas de ventas que impliquen llamadas se podrán realizar en las horas de la tarde después de la hora del almuerzo. Organizar las actividades nos va a ayudar a administrar de mejor forma el tiempo debido a que para cada actividad hay un tiempo estipulado.

Mantener el espacio o área de trabajo organizado es otro factor que nos puede ayudar a dar un mejor manejo de tiempo, el acceso a la información en un puesto organizado es más sencillo a tener que estar buscando constantemente la información bajo pilas de papeles o en carpetas en el computador. En el proceso de organización hay que definir de igual forma que es importante y que es prioritario para así de esa forma dar solución a lo que realmente importa, para eso sobre una matriz se puede definir de forma sencilla el proceder.

Primero hay que definir las tareas a realizar y enfrentarlas unas contra otras y así de tal forma comenzar a definir qué es importante y qué es urgente, una vez comparamos todas las tareas, el proceso seguiría con sumar las veces que cada una de las tareas gaóo contra las otras y de tal forma tendremos lo prioritario versus lo urgente.

Para finalizar hay que cuidarse del peor enemigo de la administración del tiempo la “procrastinación” que se definiría sencillamente en el constante aplazamiento de las actividades que hay por realizar, el “ahorita lo hago” o el “lo hacemos más tarde” puede afectar de forma significativa la administración del tiempo. Por tal razón es importante aplicar reglas sencillas como la de los dos minutos, la cual consiste en que, si la actividad dura menos de dos minutos, ejecútela de una vez. El perfecto ejemplo sería el lavar los platos.

En el proceso de administración de tiempo como se mencionó hay que tener claro que esta magnitud física (tiempo) nos afecta directamente a nosotros en el momento o en el futuro que cuando hablamos del autocontrol. Así que las herramientas presentadas pueden guiar el camino hacia una mejor administración del tiempo y esto a la vez guiará los pasos para nuestro yo del futuro.

*Mentor en Formación en Mentoring Services

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