Las 21 obligaciones que debe cumplir al emprender

Usted crea una empresa y se da cuenta que el país ha hecho grandes esfuerzos para que sea sencillísimo. Luego sufre día a día con su administración porque en ello no nos hemos esforzado, o mejor dicho, sí... las cosas han cambiado para empeorar.

El país sigue en una espiral de emprendimiento, como muestran las cifras más recientes de Confecámaras, el gremio de las cámaras de comercio del país. Entre enero y junio de 2018 se crearon 185.330 unidades productivas, de ellas 37.440 fueron sociedades y 147.897 se crearon como personas naturales, evidenciando un crecimiento de 3,6%.

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Los trámites son engorrosos, pero hay que tenerlos al día. Por eso, tenga en cuenta esta lista de las cosas que debería revisar al momento de montar su empresa.

Constitución

Una empresa registrada en la Cámara de Comercio está a medio camino. Debe tener en cuenta también:

#1. Resolución de facturación. Ya se puede hacer por internet, requiere de un certificado de apertura de cuenta bancaria, sin resolución no se factura.

#2. Inscripción de libro de actas y de accionistas. Deben solicitarse en la cámara de comercio, en el primero se recogen las decisiones de la asamblea y en el segundo se consignan los movimientos de acciones o de propiedad de la empresa.

Impuestos

#3. Retenciones.  Las retenciones no son impuestos, son obligaciones que se materializan al momento de realizar un pago. Siempre que se pague una factura se debe aplicar retención  en la fuente y retención de ICA. Es una ciencia oculta que se aprende por experiencia, mientras tanto es necesario llamar al contador. En el caso de una importación de servicios se debe hacer una retención de IVA.

#4. Renta. Una vez al año. Pero se piensa en ella todo el año.

#5. Información exógena. Es una declaración en la que se detallan las operaciones que realiza la compañía con terceros, clientes y proveedores. Es la información que usa la DIAN  para detectar infractores y evasores. Todos estamos en una declaración exógena.

#6. IVA. Supone el pago de lo recibido a título de IVA, menos aquel que se asumió en la actividad y que puede ser descontable.  Es una forma sencilla de decirlo, solicitamos que los emprendedores repitan muchas veces “El IVA no es mío, El IVA no es mío, El IVA no es mío”, una vez lo tengan claro, sabrán que no se lo pueden gastar.

#7. ICA.  Una vez al año, como los importes son muy inferiores al IVA se suele olvidar.

#8. Declaración de activos en el exterior. Si la empresa tiene cuentas o activos de cualquier tipo en el exterior debe registrarlos en una declaración específica.

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Empleados

#9. Afiliaciones. Cuando la empresa es nueva es necesario registrar a la empresa y al empleado: salud, pensión, caja de compensación, ARL, cesantías.

Las consecuencias de no hacer una afiliación en tiempo es que las instituciones no cubren las prestaciones que les corresponde, caso en el que debe responder la empresa.

#10. Planilla de parafiscales. Todos los meses debe incluir los aportes parafiscales de los empleados. salud, pensión, caja de compensación, ARL, cesantías.

#11. Reglamento interno de trabajo. Todo empleador que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales, lo debe tener. Se debe pegar en una cartelera. Urge una empresa que haga una forma estética de presentación de los reglamentos.  

#12. Contratación de aprendices SENA. Toda empresa que ocupe un número de trabajadores igual o superior  a quince (15) debe disponer de estos pasantes.

#13. Pago de cesantías: Antes del 14 de febrero deben trasladar las cesantías al fondo de preferencia del empleado.

Societarios

#14. Reporte de Inversión extranjera - Formulario 15. Actualización inversión extranjera, si la empresa se constituyó con inversión extranjera o posteriormente la incluyó, se deben registrar y anualmente actualizar. La Superintendencia de Sociedades es quien sanciona su omisión y el registro de hacer ante el Banco de la República.

#15. Renovación matrícula mercantil. Anualmente se debe renovar en atención al patrimonio de la empresa. Las sanciones pueden ir desde multa hasta la cancelación de la matrícula.

#16. Política de tratamiento de datos personales. Toda empresa maneja datos, de sus clientes, sus empleados, proveedores. Debe tener en su página web una política de tratamiento de datos que indique los derechos y procedimiento con los que se regula

#17. SG SST. El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, debe ser implementado por todos los empleadores incluye diferentes aspectos.

#18. COPASST. El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, es un mecanismo mediante el cual se promueve y se hace seguimiento a la seguridad y salud en el trabajo.

Surgió a partir de la Resolución 2013 de 1.986, que establece que todas las empresas e instituciones, públicas o privadas, que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores, están obligadas a conformar el COPASST.

Las empresas de menos de 10 empleados deben tener un “vigía”.

#19. Comité de acoso laboral. Busca eliminar  toda conducta persistente y demostrable, de acoso que pueda ser ejercida. Debe estar conformado por:

- Un empleado o trabajador por parte de un empleador.

- Un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato.

- Un compañero de trabajo o un subalterno.

#20. Registro de bases de datos. Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, todas las empresas que traten datos, (es decir todas) deben hacer un registro de las mismas.

#21. Elaboración de actas. Toda sociedad, así no realice ninguna operación, por lo menos, deberá realizar un acta ordinaria todos los años e inscribirla en su libro previamente registrada.  Así como cuando aumenta su capital o cambia su representante legal

Después de mencionar algunas de las principales obligaciones, queda para concluir que hoy los emprendedores, sin duda, son los nuevos héroes.

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Juan Sebastián Noriega Cárdenas

Socio, Gestión Legal Colombia Consultores S.A.S

Más información en www.gestionlegalcolombia.com y en el correo jnoriega@gestionlegalcolombia.com