La técnica que usa sombreros para tener reuniones más productivas

Los seres humanos tenemos dos cosas particulares en la vida, la primera es que sufrimos de reunionitis aguda, que se define como el exceso de reuniones, desde la definición de un nuevo proyecto, hasta la decisión en conjunto para saber cuál será el próximo proveedor de café de la empresa, y la segunda  la falta de una buena comunicación.

Para empezar vamos hablar de la primera particularidad, con algunas cifras interesantes. Los altos directivos desperdician hasta el 75% de su tiempo  en reuniones sin ningún objetivo claro. Más del 63% de las reuniones no tienen ninguna agenda planificada y ningún límite de tiempo, lo que genera que la mayor atención se preste entre los 10 a 18 minutos de haber iniciado la reunión.

Esto por supuesto genera improductividad, al no tener un objetivo puntual,  una frustración por no poder expresar lo que se quiere ya que en la mayoría de los casos el moderador es el jefe y mal de estrés por la cantidad de reuniones en los sin  respiro alguno, concluyendo reuniones llenas de complejidad, egocentrismo y percepciones diferentes, originando un pensamiento disperso.

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En Mentoring Services usamos una técnica llamada ‘Pensamiento Paralelo y los seis sombreros para pensar’ creada por Edward de Bono. El pensamiento paralelo está ligado a la creatividad para resolver un problema en cualquier circunstancia. Este pensamiento propone que todo un equipo de trabajo que se encuentren en una reunión, logren mirar  hacia la misma dirección y objetivo.

En cuanto a los ‘seis sombreros para pensar’ es una de las técnicas más creativas para lograr una mejor comunicación y una mejor toma de decisiones, combinando el lado racional y emocional. Los sombreros simbolizan neutralidad, ni bueno ni malo, es decir no categoriza a ninguna persona que esté presente.

El hecho de quitarse y ponerse un determinado sombrero nos hace pensar con mayor asertividad y nos ayuda a reproducir en segundos lo que sucede en nuestra mente, en el momento que tomamos una decisión, que se adapte mejor a la situación dada.

¿Cómo funcionan los seis sombreros en una reunión?

Para empezar, es importante que haya un moderador, no necesariamente el jefe, podemos escoger uno de nuestros compañeros, con el fin de eliminar ciertas posiciones de poder, de ego y que se pueda generar un ambiente más amistoso.

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Edward de Bono, diseñó este método  con colores para cada uno de los sombreros,  que simbolizan los seis estilos  de pensamientos distintos. Aquí está prohibida la lógica del error, todos los comentarios e ideas son posibles.

De esta forma, una vez comenzada la reunión, lo primero que se recomienda es recordar el propósito de la reunión y los objetivos claro que se esperan y luego definir cuántos minutos se van a definir para la actividad del Juego.

Sombrero Blanco:   El  blanco es el color de la neutralidad. Este sombrero nos permite tener una mirada objetiva a los hechos con datos precisos e información, sin razonar o dar una propuesta. Ejemplos ¿Qué información tenemos? ¿Qué información nos hace falta?

Sombrero Verde:  El verde es el color de la naturaleza y la energía. Este es el sombrero del pensamiento creativo, el de las ideas y todas las alternativas posibles. Ejemplo: Vamos a realizar una lluvia de ideas pare el nombre del nuevo producto.

Sombrero Rojo: El rojo es el color del corazón, de las emociones y de la pasión. Es el sombrero del pensamiento emocional. Cuando los participantes estén en modo Sombrero Rojo, podrán expresar sus sentimientos  sin tener que justificarlos. Ejemplo: Con respecto a este proyecto yo me siento muy bien, porque estoy haciendo lo que me gusta.

Sombrero Negro: El color negro representa la oscuridad y la cautela. Este Sombrero se denomina el del Pensamiento Crítico. Señala lo que está mal, lo incorrecto y erróneo. Ejemplo: Este nuevo producto nos puede llevar a la quiebra porque su mercado no está definido.

Sombrero Amarillo: El color del sol, de la alegría y optimismo. Representa el pensamiento positivo, que permite soñar que las cosas pueden suceder, por supuesto acompañadas desde la lógica para evaluar los planteamientos dados. Ejemplo: ¿Qué beneficios trae atraer un nuevo mercado?

Sombrero Azul: El azul es el color de la tranquilidad, la seguridad y el control. El sombrero Azul, es el sombrero del pensamiento controlado. Esté evalúa las prioridades  y enumera las restricciones. Es el sombrero que solicita los resúmenes y conclusiones del pensamiento Colectivo. Además es el sombrero que pone punto final a la toma de  decisión de la reunión.

Ejemplo: En conclusión, el nuevo mercado de nuestro producto, será los millennials.

Para llevar esta técnica con gran éxito es importante que siempre haya un moderador que designe de 3 a 5 minutos por sombreros. No importa el orden de los colores, lo importante es la conexión y la sincronización con todos los participantes,  que estén dispuestos a resolver cualquier inquietud o problema.

Buenas prácticas para reuniones efectivas

• Defina  el objetivo de la reunión
• Identifique quién lidera la reunión
• Defina la semántica  que van a regir la reunión ( Los seis sombreros para pensar)
• Asignar a un participante para que tome notas
• Resuma las acciones, los entregables y la información adicional necesaria.
• Pregunte al final si las cosas pueden mejorar.

Beneficios

• Aumento de productividad
• Eliminación del Ego y posiciones del poder
• Aumento de creatividad  y generación de ideas
• Empoderamiento del Colaborador.

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*Mentora en Mentoring Services