Cómo sobrevivir a una asamblea de copropietarios y evitar cobros injustificados

Por estos días y durante los primeros tres meses del año se estarán realizando las asambleas de copropietarios de los conjuntos o edificios residenciales. Durante estas reuniones interminables que muchas veces se alargan sin pausa, con relativa frecuencia se olvidan de discutir los temas más relevantes y que afectan en mayor medida a todos los habitantes.

Y es que una asamblea de copropietarios es una representación pequeña de lo que pasa en un país. Durante esta se hacen elecciones, se vota por un candidato a la presidencia, se elige un grupo de representantes, se revisan los estados financieros (es decir, el balance general), se destina un presupuesto para el sostenimiento y las obras necesarias del año en curso, y se discuten los problemas de las administraciones anteriores.

Queremos compartirle algunos tips para que vaya preparado y no pierda tiempo en esa reunión, para que esté pilas con lo que dicen y no se deje meter goles con cobros injustificados o desmedidos y para que sepa qué es lo más importante que se debe discutir durante estas reuniones anuales.

Primero, lo más importante: lea con anterioridad los documentos que la administración debe enviarle mínimo 15 días de que la asamblea sea celebrada. En estos documentos encontrará las cifras de los estados financieros y notas aclaratorias sobre el gasto del presupuesto. Esta lectura anticipada le ayudará a comprender mejor los temas que se tratarán en la  reunión y permitirá que durante ésta se discutan los temas importantes con conocimiento de causa.

Después de leer haga una lista con las dudas puntuales y sea claro, exacto y conciso a la hora de preguntar. No se extienda con las preguntas ni se vaya por las ramas, así logrará que la discusión en cuestión sea sobre un solo tema y no sobre 10 más. Mezclar los temas hará más interminable y desorganizada la reunión.

Sea práctico: cuando revise el informe de gestión del administrador, el cual contiene información sobre algunos de los rubros más importantes, haga otra lista de dudas y consúltelas con él. Así evitará alargar su intervención durante la asamblea y podrá resolver las dudas puntuales de esos rubros con antelación al encuentro de copropietarios. Asimismo, lea con detenimiento el informe del revisor fiscal. Él es el garante de que las acciones y decisiones, tanto del administrador como del Consejo de Administración, estén ajustadas a la ley y a las necesidades del conjunto.

Ahora bien, en cuanto a la cuota de administración y la designación del presupuesto, tenga en cuenta las siguientes claves. Primero, entienda que así como sube el precio de los servicios, también los gastos de un edificio van incrementándose con el paso del tiempo. Por esto mismo, no se oponga al aumento en de la cuota. Con este dinero se cubrirán los gastos principales: el mantenimiento del edificio y las zonas comunes, la vigilancia de los espacios, las reparaciones de los daños y, muy importante, se podrá comprar un seguro para el conjunto en caso de sufrir accidentes por temblores, terremotos, incendios, inundaciones, entre otros.

Parte de ese presupuesto debería ser para ahorrar en caso de emergencias: un daño en el ascensor, una tubería rota o una plaga de humedad que pueda afectar la estructura del edificio. De esta forma, los copropietarios no tendrán que sacar de sus bolsillos sumas imprevistas de dinero ante cualquier inconveniente. De acuerdo con el artículo 35 de la ley 675 de 2001 cada unidad residencial de copropietarios debe tener un Fondo de Imprevistos para cubrir ese tipo de urgencias antes mencionadas.

De esta forma, deberá constituirse, sostenerse e incrementarse este fondo con un porcentaje de recargo mínimo del 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes. Si el dinero en el fondo no llega a ser suficiente para reparar el daño imprevisto, se podrá cobrar una cuota extraordinaria, que también deberá ser aprobada por la Asamblea.

En esta misma línea, recuerde que el aumento de la cuota mensual de administración no tiene una restricción legal: generalmente se cree que el aumento debe ir de la mano con el aumento del Salario Mínimo o el del IPC, pero no. Finalmente, ese incremento se decidirá en la asamblea de acuerdo al presupuesto y a las necesidades específicas de su unidad residencial.

Además, recuerde que un copropietario es para el conjunto lo que un accionista para la empresa. Por esto, existen unos claros intereses en que la inversión inicial crezca y que no se desvalorice el inmueble. Con esto en mente, prepárese bien para la asamblea y no mande un reemplazo ajeno a sus intereses y a los problemas del conjunto. Entre mejores decisiones se tomen, la situación será más favorable para el conjunto en general y para cada uno de los copropietarios en particular.

Por último, después de debatir los puntos definidos en el orden del día, la asamblea cierra con uno de los momentos más importantes y más tortuosos: la elección del Consejo de Administración, del Comité de Convivencia y del revisor fiscal. Ahí la participación disminuye y la votación se alarga. Sin embargo, tenga en cuenta que de estas elecciones depende una buena administración de los recursos para el año en curso. Así que anímese a participar y no permita que el dinero invertido se pierda y su propiedad se desvalorice.