Lo que debe saber de la cuota de administración

Vivir en propiedad horizontal implica cumplir con una serie de deberes estipulados tanto en la ley como en el reglamento interno del conjunto residencial, una de esas obligaciones está relacionada con el pago mensual que cada propietario debe hacer por concepto de cuota de administración. 

A partir de su cumplimiento o incumplimiento se desatan una serie de beneficios o procedimientos sancionatorios.

Para quienes están relacionados con propiedad horizontal está clara su obligación con el pago mensual de este concepto. Sin embargo, más del 50% de los residentes desconoce cuál es el destino exacto de este dinero.

En palabras de Hernán Alfonso Álvarez, director ejecutivo de la Asociación de Propietarios, Arrendatarios y Administradores de Propiedad Horizontal en Colombia (Asurbe), las cuotas de administración se destinan para atender las expensas comunes necesarias para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto.

El valor de esta cuota depende de las circunstancias y del estado de los bienes comunes de cada conjunto y sólo puede ser establecido por la Asamblea General de Propietarios.

¿Cómo saber cuál el destino del dinero?

Omar Cortés, gerente de Edifito.co, comenta que es necesario que exista una evidencia y trazabilidad del manejo que se le da al dinero recaudado en la cuota de administración.

El Consejo de Administración (constituido por los propietarios) es el que debe aprobar los pagos a proveedores, también debe ser el responsable de auditar a estas empresas con la intención de evitar pagos de comisiones o sobrecostos en la contratación.

Cortés, quien se ha encargado de estudiar el comportamiento de la propiedad horizontal en Colombia, asegura que el dinero por estos conceptos se puede desviar fácilmente cuando se le da al administrador o empresa de administración el poder de manejar contrataciones y las cuentas bancarias del conjunto.

Maneras de controlar

La labor de los administradores de propiedad horizontal en Colombia no está regulada por algún gremio. Ellos deben actuar según determina la Ley 675 de 2001.

En temas de cobros, por cuota de administración o sanciones, deben regirse por el manual de convivencia aprobado en las asambleas de propietarios durante la conformación de la comunidad vecinal. En teoría, no pueden tomar decisiones a libre albedrío. Sus acciones deben ser supervisadas y aprobadas por el Consejo de Administración.

Pero la situación en el país no es tan controlada. A partir de su experiencia, Cortés manifiesta que el problema de centro es que los condominios en Colombia todavía se manejan de manera artesanal y nadie tiene acceso a la información. En las reuniones de asambleas es difícil evidenciar si existen irregularidades.

En este sentido, asegura que las maneras ideales de controlar el dinero y su destino son:

-          Incluyendo las nuevas tecnologías en los procesos administrativos y contables. Software como Edifito.co ofrecen a los condominios y a los propietarios información en tiempo real, de manera que tanto administradores, Consejo de Administración y propietarios manejen la misma información de los procedimientos internos.

-          El desvío de dinero también puede evitarse pagando con cheques que se hagan efectivos con dos firmas (la del administrador y la del representante del Consejo de Administración).

-          La actuación del Consejo de Administración es clave. Ellos deben mantener el poder de las decisiones y acciones sobre el dinero recaudado.