¿Cómo no perder el tiempo en su asamblea del conjunto?

Al igual que en cualquier empresa, las copropiedades, residenciales, empresariales o industriales, tienen la obligación de reunirse para, entre otras funciones, aprobar balance del año anterior, presupuesto del que está en curso y elegir Consejo de Administración y Revisor Fiscal en los casos en los cuales lo contempla la ley.

Acorde con lo planteado en la Ley 675, la reunión de los copropietarios debe realizarse dentro de los tres meses siguientes a la culminación de cada vigencia presupuestal, esto quiere decir que al 31 de marzo todas las copropiedades han debido reunirse para cumplir con este mandato legal. Por efectos de la costumbre y por la ocurrencia de la Semana Santa en el mes de marzo, el cumplimiento de esta obligación, en una gran cantidad de copropiedades se ha aplazado para el mes de abril.

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Un copropietario es para el conjunto lo que un accionista para la empresa, tiene unos claros intereses en que su inversión crezca, se valorice y como consecuencia de ello, siempre debería buscar, en esa asamblea, que se tomen las decisiones más favorables para el conjunto en general y para cada uno de los copropietarios en particular.

En la búsqueda de este beneficio, lo que debería ser un amable encuentro de vecinos se ha convertido en largas jornadas de discusión, las cuales se hacen tortuosas en la misma medida en que aumenta el número de bienes inmuebles que están en la copropiedad. La discusión y el proceso de toma de decisiones es complejo, mucho más si se tienen en cuenta que las decisiones deben ser tomadas por la mayoría, suma de coeficientes y no de votos personales, hecho que hace mucho más engorroso el conteo y la validación de la decisión.

Si bien, la discusión seguirá siendo inherente a estos eventos, otros aspectos son susceptibles de mejorar y para ello, el desarrollo tecnológico, el diseño de sistemas de votación ágiles y la existencia de sistemas de información que facilitan la gestión de administradores y de los consejos de administración.

En el mercado existen soluciones a la medida de cada copropiedad, ajustadas a tamaño, presupuesto y requerimientos de administradores y copropietarios. Carla Gutiérrez, gerente del Grupo CLAK (www.grupoclak.com), con más de ocho años de experiencia en la prestación de servicios de logística para conjuntos residenciales, considera que el uso de las herramientas que existen en el mercado ha contribuido de manera significativa en la realización de eventos más ágiles y amables para los copropietarios, al igual que se ha disminuido la duración de los mismos, gracias al manejo de información confiable y al uso de los sistemas electrónicos tales como el código de barras, mandos a control remoto o sistemas en línea que facilitan la votación desde un computador, una tableta o un teléfono inteligente.

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El uso de la tecnología podría suponer un costo mayor para cada una de las unidades de una copropiedad y ello es objeto de discusión en el momento de debatir acerca del porcentaje de incremento que debe aplicarse al valor de la cuota; el presupuesto es tal vez el más polémico de los puntos de la asamblea y acorde con ello, cualquier gasto que signifique un incremento en el mismo, normalmente se quiere eliminar.

En este caso es conveniente analizar la razón costo beneficio que puede tener un ligero incremento en la cuota y los dolores de cabeza que podrían ser evitados.  Tomemos como ejemplo una copropiedad en la cual el promedio de cuota, en 2017, de los apartamentos fue de $200.000. Según la tradición, el aumento de la cuota debe hacerse en el mismo porcentaje del salario mínimo, 5,9%, es decir que el nuevo monto mensual quedaría en $211.800.

Si consideramos que un sistema de información y un sistema electrónico de votación puede generar un costo anual entre $5.000 y $10.000 anuales por unidad (equivalentes a $416 y $833 mensuales respectivamente), este gasto representaría apenas un incremento del 0,4% mensual en la cuota, es decir que el incremento será de 6,3% o de $12.633 a diferencia de los $11.800 pensados inicialmente, muy poco si se consideran los beneficios de implementar la tecnología en la administración de las copropiedades.

El monto puede ser pequeño frente a los beneficios que el uso de la tecnología brinda para todos los miembros de la copropiedad. Sistemas como el SIGEC del Grupo CLAK brindan la posibilidad de mantener actualizada la información del conjunto, los propietarios, los residentes, los trabajadores, los vehículos, las mascotas, etc., permiten, además, la reserva de los servicios comunes y el acceso a la información del conjunto.

Por otro lado, la inversión en tecnología dinamiza el desarrollo de las asambleas, los tiempos muertos u ocultos, destinados a los conteos en la votación, pueden ser usados en la discusión de aspectos más importantes para la copropiedad y, por consiguiente, se tiene la posibilidad de llegar a decisiones más acertadas o, mejor aún, acortar los tiempos de la asamblea, una de las grandes torturas que tenemos que afrontar quienes vivimos en propiedades sujetas a régimen de propiedad horizontal.

Como ha sucedido en muchas de las actividades diarias, la tecnología ha llegado para facilitar la gestión de las copropiedades y, como también sucede en cualquier otro campo, lo hace para hacer más llevaderos procesos y actividades en un campo que hasta hace pocos años no contaba con estos beneficios.

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^{*Administrador de Empresas con Doctorado en Ciencias Empresariales. Consultor en temas financieros y organizacionales, con amplia experiencia en el sector bancario y en el sector servicios. Se ha desempeñado como Decano de la Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas de la Universidad EAN en donde actualmente es Profesor Titular.}