Consejos para lucirse en las reuniones por Zoom

Muchos estaban ya acostumbrados en las oficinas a lucirse en frente de sus jefes durante las reuniones cara a cara. Unos recurrían a un chiste, otros hablaban de manera fuerte y clara, mientras que algunos apelaban a una sonrisa y su encanto natural para generar impacto en los encuentros de trabajo.

Estas mismas personas, al trasladarse a las reuniones virtuales por la pandemia, pudieron constatar en carne propia que esas habilidades adquiridas para los encuentros presenciales no surtían el mismo efecto en las comunicaciones virtuales. ¿Qué pasó?

Para algunos expertos, brillar en persona es diferente a hacerlo en la virtualidad. No es lo mismo una audiencia atenta y convencida de su mensaje en una habitación, como sucedía antes de marzo de 2020, que en una pantalla en la que hay pequeñas cuadrículas con imágenes de personas, todas localizadas en sitios lejanos. Allí se requiere de diferentes habilidades para brillar en ese nuevo escenario.

El ingrediente clave es el carisma, un término que hoy se divide en dos: el presencial (p-carisma), reflejado en la forma de vestir, los gestos de la cara y los movimientos del cuerpo; y el virtual (e-carisma), que, según Leigh Thompson, experta en administración y negocios de la Universidad de Northwestern entrevistada por The Wall Street Journal, involucra un juego completamente diferente de habilidades y atributos.

¿Por qué son importantes dos carismas distintos y un impacto verdadero? Porque a través de los nuevos canales tecnológicos de comunicación las personas cuentan con otro tipo de opciones para hablar y hacerse visibles en una reunión.

En modo presencial, la gente tiene todo el espectro de la comunicación verbal y no verbal que complementa el mensaje que quiere dar, mientras que en la virtualidad muchos de estos elementos quedan opacados. Así, una persona carismática logra su objetivo con decir muy poco cuando se encuentra cara a cara con sus interlocutores, pero quizás tiene que hacer un esfuerzo más grande para conquistar a la audiencia en esos escenarios virtuales. Por lo tanto, es importante mejorar la comunicación en estos espacios, como Zoom y Meet, que, por lo visto, llegaron para quedarse. Estas son algunas recomendaciones de los expertos.

Buen encuadre

Muchos escogen cualquier lugar para sostener una reunión de Zoom. Eso es un error. Pero no solo la iluminación juega un papel importante: también el encuadre de la cámara. No es lo mismo quedar a contraluz, pues la cara no se distingue, o muy lejos, ya que eso les impedirá a los demás captar los gestos del rostro, que forman parte de la comunicación no verbal.

Para mejorar este aspecto, los expertos aconsejan que la distancia ideal sea un punto intermedio: lo clave es que la cara ocupe un tercio de la pantalla. Esto implica dejar espacio entre la cabeza y el límite superior de la pantalla. A fin de complementarlo, es importante encontrar un espacio bien iluminado o con una lámpara para que se pueda ver la cara con más luz.

Los gestos hablan

La ciencia ha demostrado que en las reuniones de video los gestos no verbales ayudan a mostrar que la persona se encuentra involucrada en el tema de conversación. Esto reemplaza el ‘¡ajá!’ dicho en forma presencial y que en videoconferencias crearía un sonido que impide escuchar a quien está hablando. Por eso, la invitación es a asentir con la cabeza y reír más cuando la ocasión lo amerite.

En este último punto no hay necesidad de exagerar. Una simple sonrisa, de esas en las que no se muestran los dientes, hará el efecto carismático que se requiere en el momento. Claro está que, si el chiste es muy bueno, hay que dejar al cuerpo hablar.

No se puede olvidar el tipo de comunicación no verbal que también se manifiesta con las manos. Muchos logran ser más expresivos con ese movimiento y en la virtualidad esto no debe perderse; por lo tanto, la recomendación es mover el computador en esos momentos para que se puedan visualizar las manos. Lo que se busca es que la persona muestre interés en la conversación, pero sin verse acartonada. El objetivo es estar pendiente del flujo de la comunicación para reaccionar de acuerdo con los mensajes que escucha. Es necesario evitar, a toda costa, recostarse en la silla o bajar la mirada al teclado, pues eso podría indicar que está haciendo otras labores y no poniendo atención a la reunión.

Su voz es clave

Algunos logran todo con la voz en las reuniones presenciales. Solo con su manera de hablar puede llegar a silenciar a los demás y lograr que su mensaje se transmita en la habitación. Pero eso no funciona igual en las reuniones de teletrabajo.

Es posible que por un wifi débil la señal se quiebre o se presenten otro tipo de distorsiones del sonido; por ejemplo, ruido de micrófonos que otros dejan abiertos. En este punto los expertos recomiendan una pequeña inversión en buenos audífonos y micrófonos que permitan una conversación más fluida. En las conversaciones virtuales, además, la gente suele hablar más rápido; eso resulta un error que debe corregirse cuanto antes, pues lo ideal es hablar pausado y articular bien cada palabra para evitar confusión en el discurso.

Los expertos también recomiendan las pausas y enfatizar las frases que tienen más importancia y así hacer menos monótono su discurso. Esto resulta más necesario cuando la persona está leyendo algo.

Un punto importante es no interrumpir al interlocutor, sino hacer pausas largas para permitir a otras personas intervenir si lo consideran necesario.

Los ojos hablan

En las videollamadas muchos reportan que algunas personas se quedan absortas mirándose a sí mismas y arreglando cada pequeño detalle de su apariencia. Otros se dedican a ver a los demás. Este tipo de comportamiento distrae mucho y, por ende, es preciso evitar ambas tentaciones.

Lo ideal es mirar a los ojos, y en este caso los ojos de los demás son la cámara de su equipo, que, por lo general, está incluida en su computador y se distingue por ser una pequeña lucecilla verde o roja en la parte superior de la pantalla. Para ello es clave adoptar una postura que permita estar a nivel de los ojos con la cámara.

Piense en los demás

En un espacio presencial es fácil ver quién quiere agregar algún comentario a lo que usted está diciendo, ya sea porque alza la mano o porque gesticula ciertas palabras. En plataformas virtuales esto es más difícil; por eso, la recomendación es que la persona esté atenta a dejar espacio para que otros hablen, ya sea haciendo preguntas como ¿está claro hasta aquí?, ¿alguna duda? También se aconseja ser mucho más cordiales para tomar la palabra diciendo algo positivo o relevante acerca de lo que la persona acaba de hablar. Las pausas, como se dijo antes, también ayudan a dar espacio para que otros comenten o hagan preguntas.

Las palabras y el tono

En las reuniones presenciales a veces hay espacio para comentar cosas personales o para hablar de temas que no necesariamente son relevantes en la relación. Es lo que muchos llaman romper el hielo. En el plano virtual esto se debe hacer calibrando el tono de la voz para sonar optimista, agradable y no como si estuviera fuera de lugar. También se pueden traer a colación anécdotas personales si la audiencia y el tema lo permiten. Sea amable con las intervenciones de los demás. Eso ayudará a que su nombre sea más recordado en estas reuniones.