Nómina electrónica: ¿qué pasa si su empresa no la implementa?

Por medio de la Resolución 13 de 2021, se implementó y desarrolló en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Su principal objetivo es constituir un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en IVA, permitiendo que la Dian identifique las deducciones improcedentes a través de una comparación, por ejemplo, por omisión de pagos a la seguridad social, y a su vez, poder recibir la información de las personas naturales empleadas para la verificación en la oportunidad de cumplimiento tributario.

Aunque este proceso ya es obligatorio, hasta el momento solo existen 3.100 empresas acogidas a la normativa, todavía falta que 113.000 organizaciones se acojan a esta normativa, de acuerdo con la Dian. Pero, ¿qué pasa si su compañía no implementa la nómina electrónica?

“Aunque muchos empresarios todavía no están familiarizados con la normativa, lo cierto es que este es el único comprobante de los gastos laborales válido para incluir estas deducciones en la declaración de renta. El no hacerlo podría implicar sanciones monetarias o penalizaciones como el desconocimiento de gastos laborales”, explica Mauricio Pungo, payroll manager de KPMG Colombia.

Plataforma gratuita para nómina electrónica

Quienes todavía no tengan pleno conocimiento de cómo adoptarlo, deben saber que la Dian ha dispuesto una plataforma propia y gratuita para las empresas que no quieran contar con un proveedor tecnológico externo.

“La Dian también presta este servicio de acceso gratuito para la transmisión electrónica de la nómina y es muy útil para las pequeñas y medianas empresas que no pueden asumir el costo de contratación de un operador tecnológico, ya que la herramienta es totalmente gratuita y cumple con los requisitos establecidos”, añadió Pungo.

Sin embargo, hay empresas que prefieren la asesoría de firmas expertas para tercerizar este requisito como, por ejemplo, los outsourcing.

“La nómina siempre ha sido un proceso que se conecta con muchas áreas de la empresa, ya que todos los pagos están sujetos a las normas laborales, tributarias y contables, por eso es tan importante que dentro de este proceso de implementación se tengan en cuenta implicaciones en cada uno de estos frentes, para evitar errores”, añade.

Por último, si todavía no ha realizado este proceso de nómina electrónica, es importante que esté al día con las normas que va actualizando y emitiendo la Dian.

¿Qué se debe tener en cuenta para implementarla?

Para el director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, Javier Neira, esta es una oportunidad para que las empresas nacionales creadoras de software y tecnología demuestren que son capaces de responder ante los nuevos retos que impone el Gobierno Nacional, como lo es la implementación del Proyecto de Ley de la Nómina Electrónica.

Implementar la nómina electrónica será un reto importante para las empresas que deberán reportar la información a la Dian y para las compañías de software. Uno de los mayores desafíos que tienen estas prestadoras de servicios tecnológicos es garantizar la seguridad en la transmisión de los datos.

“Contamos con la experiencia y conocimiento para facilitar los procesos a las empresas que requieran integrar este nuevo módulo al que hemos llamado Módulo Gestor de Nómina Electrónica, puesto que dentro de nuestro portafolio de clientes está la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), lo que hace que no solo haya una fácil integración y entendimiento de las políticas dictaminadas por el ente”, aseguró Neira.

¿Cuáles serán los beneficios de su implementación?

Las empresas en Colombia obtendrán ventajas significativas con la Nómina Electrónica; en palabras de Neira, “estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”.