¿Qué es y cómo se genera la nómina electrónica de la DIAN?

Por medio de la Resolución 0013 de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estableció el funcionamiento de la nómina electrónica, un sistema que entrará a fortalecer las facturas electrónicas.

“El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como pagos de nómina, exportaciones, importaciones y pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)”, dice la DIAN.

No obstante, aunque en el documento se encuentra la información sobre valores de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos, cada empleador debe generar la nómina electrónica y enviarla a la DIAN para revisión y verificación.

Este paso es obligatorio para los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y, por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

La forma de expedir esta nómina electrónica es muy sencilla. Cabe resaltar que la plataforma en la que se realizará el proceso estará disponible en las semanas siguientes. Según El Espectador, los pasos para realizar la transacción son:

- Ingresar a la plataforma y habilitar la factura electrónica.

- En la plataforma dirigirse al menú principal, donde encontrará la opción de “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.

- Hacer clic en la opción ‘Modo de operación’

- Realizar las pruebas para obtener el estado de “Habilitado”.

Hay que tener en cuenta que también se deben enviar los documentos de soporte de la nómina electrónica.

- Apellidos, nombres o razón social y NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar, y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo.

- Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago.

- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).

- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.

- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.

- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina, menos el valor total de deducido de nómina.

- El medio de pago.

- Fecha y hora de generación.

Cabe resaltar que la firma digital del sujeto obliga a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina electrónica, y las notas de ajuste del mismo.

Así mismo, como se mencionó anteriormente, la DIAN indicó que la nómina electrónica aplica para todas las empresas o personas naturales que tengan empleados y estableció las fechas máximas para iniciar su emisión:

- Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: 31 de mayo de 2022.

- Empresas con más de 251 empleados: 1.º de julio de 2021.

- Empresas con entre 101 y hasta 250 empleados: 1.º de agosto de 2021.

- Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: 1.º de septiembre de 2021.

-Empresas con entre 4 y hasta 10 empleados: 1.º de octubre de 2021.

- Empresas entre 2 y hasta 3 empleados: 1.º de noviembre de 2021.

- Empresas o personas naturales con 1 empleado: 1.º de diciembre de 2021.

Es preciso mencionar que las empresas o personas naturales que estén obligadas a implementar la nómina electrónica disponen de dos opciones para hacerlo: por un lado, pueden realizarla por desarrollo propio, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

No obstante, también pueden contratar proveedores tecnológicos especializados en la implementación de nuevos soportes electrónicos.