A partir de agosto, las empresas de servicios públicos deberán remplazar sus recibos impresos por facturas electrónicas

Desde hace seis años, el país inició el proceso de facturación electrónica, con el que busca hacerle la guerra a la evasión y ayudar a formalizar las diversas transacciones que hacen los colombianos. Inicialmente, las grandes empresas fueron las primeras obligadas a emitir ese documento, luego les tocó a las pymes, a las microempresas y a las personas naturales.

Así mismo, en la implementación de la factura electrónica se fue avanzando por sectores, primero, la industria y el comercio formal, luego los restaurantes y los pequeños comercios, y ahora el turno será para las empresas de servicios públicos. En mayo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) publicó la Resolución 008 de 2024, que establece la obligación a las empresas de agua, luz, gas y telecomunicaciones de generar y transmitir electrónicamente el documento equivalente, en lugar del tradicional recibo de papel que llega a la casa de todos sus usuarios. La fecha límite para su implementación es el primero de agosto.

“Las empresas de servicios públicos deberán emitir facturas electrónicas y enviarlas a sus clientes por medios electrónicos”, explicó Óscar Mauricio Moreno, cofundador de F&M Technology – E-Bill, empresa de facturación electrónica, con más de 13 años en el mercado.

Para cumplir con este requisito, el sector de servicios públicos dispone de un periodo de habilitación y estabilización de sus sistemas, durante el cual pueden realizar pruebas piloto, desarrollos propios o contratar servicios para asegurar el correcto funcionamiento de sus sistemas y la transmisión de los documentos conforme a los lineamientos de la Dian.

Dado que estos servicios son de consumo masivo, las empresas del sector deberán considerar que no toda la población tiene acceso a medios electrónicos. Esto implica desarrollar opciones que faciliten el acceso a todos los usuarios a esta nueva forma de recibir los documentos de cobro, contribuyendo a la transformación digital y la formalización de la economía.

Según Moreno, la obligación de expedir facturas de venta o documentos equivalentes, en el marco de la normativa, la podrán cumplir las empresas de servicios públicos incluyendo la siguiente información en sus documentos: descripción de bienes y servicios, descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.

Por su parte, los clientes o usuarios de los servicios públicos deberán proporcionar su nombre, documento de identidad y correo electrónico.

Además de cumplir con las obligaciones legales, las empresas de servicios públicos que emiten facturas de venta pueden beneficiarse de ventajas como la deducción de impuestos y la generación de historial crediticio favorable, fortaleciendo su posición en el mercado y contribuyendo a la transparencia y el control financiero interno.

Moreno concluye destacando: “Dada la importancia de los servicios públicos domiciliarios, el reto nacional para estas empresas es prever y abordar los desafíos mencionados, contando con tecnología robusta que permita la generación oportuna de estos documentos a sus clientes”.

Para abordar los desafíos específicos de las empresas de servicios públicos ubicadas en regiones rurales sin conectividad a internet (en particular las que ofrecen servicio de agua) pueden utilizar mecanismos de contingencia. Uno de ellos es el uso de un software en un computador de escritorio para generar la factura electrónica con los consecutivos proporcionados previamente por la Dian. Alternativamente, pueden imprimir un formulario con los mismos consecutivos y generar la factura físicamente. Posteriormente, envían el archivo generado, ya sea en físico o por el software, a la Dian.

En casos en que los usuarios se nieguen a recibir facturas electrónicas, por no tener acceso a internet o no saberlo manejar, la empresa de servicios públicos deberá continuar entregando la factura impresa en el domicilio, con el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y un código QR. La idea es asegurar que todos los usuarios puedan acceder a sus documentos de cobro de manera adecuada.