Certificados laborales, recibos de nómina y demás información de los trabajadores debe ser conservada indefinidamente por las empresas

La cantidad de información que las empresas guardan de sus empleados puede ser bastante grande, dependiendo de su antigüedad en la compañía y del tipo de funciones que ejerzan. Sin embargo, cuando las personas finalizan su contrato de trabajo, los empleadores se cuestionan por cuánto tiempo deben guardar dicha información. Esta también puede ser una inquietud de los trabajadores, en especial, tras la entrada en vigencia de la la política de protección de datos personales o Ley 1581 de 2012 en el país.

En febrero de este año, en medio de un proceso laboral, la Corte Suprema de Justicia solicitó a la empresa demandada soportes de la información de todos sus trabajadores desde marzo de 2005 hasta la fecha. Sin embargo, la compañía informó que contaba únicamente con un archivo que data de 2011 a 2021, por lo que lo correspondiente a años anteriores no estaba disponible, pues había realizado un cambio en sus sistemas de información de nómina.

Por esta razón, la Corte determinó que los empleadores no solo tienen la obligación de conservar la información de sus trabajadores activos e inactivos, sino que, además, esta obligación es indefinida en el tiempo y debe asegurarse que los datos sean veraces, claros, ciertos y precisos.

En entrevista con SEMANA, José David Ochoa, coordinador de litigios de Godoy Córdoba, oficina de abogados, responde a las inquietudes que pueden desprenderse de la decisión de la Corte en cuanto a la conservación de los datos de empleados y exempleados.

SEMANA: ¿Qué tipo de información tienen la obligación de conservar las empresas?

José David Ochoa: Debe ser toda aquella que se desprenda de la relación laboral, como fecha vinculación, salarios, cargos desempeñados por sus trabajadores, así como soportes de pago de aportes de Seguridad Social, la condición de vinculación de sus trabajadores. Esto no supone, sin embargo, que el empleador esté en la obligación de responder por información privada del colaborador, como por ejemplo, su historia clínica, -pues este es normalmente un documento privado y objeto de reserva-. No se le puede exigir al empleador que tenga o que resguarde dicha información porque nunca pudo haber tenido conocimiento de ella. A lo que se refiere tanto la jurisprudencia de la Corte Constitucional como el pronunciamiento de la Corte Suprema de Justicia es a la información que se obtenga como producto del devenir de la cotidianidad de la relación laboral. Lo que sí debe quedar claro es la obligación que tiene el empleador de guardar la información en el tiempo, con independencia de si la vinculación laboral con los colaboradores sigue vigente o no para el momento de la reclamación o de algún tipo de queja.

SEMANA: ¿Para qué puede usarse esta información?

J.D.O.: Para que el trabajador pueda reclamar, tanto al empleador como a otras entidades, cualquier tipo de derecho que considere está en discusión. Entonces, en principio, va a ser usado por el trabajador para, por ejemplo, reclamar por el reconocimiento de su pensión y en el trámite de este proceso evidencia que hay períodos en los cuales no hay aportes a pensiones por parte del empleador. En ese caso acude ante el empleador para efectos de que le entregue las constancias de pago de los aportes de Seguridad Social durante el periodo que no se registran en la historia laboral. El uso que le pueda dar el trabajador a la información es muy variado, no solamente para casos como este, sino también para situaciones relacionadas con reajustes salariales, pagos o conceptos pendientes al momento de la terminación del contrato de trabajo.

SEMANA: Teniendo en cuenta que existen casos de quiebras, reestructuraciones y otras situaciones, ¿Hasta cuándo debe guardarse la información?

J.D.O.: Ni la norma, ni la jurisprudencia nos dice nada acerca de un escenario como este en donde estamos ante la liquidación de la empresa. Sin embargo, sí creo que en ese caso, como quien tiene la responsabilidad ya no existe, pues realmente no habría una obligación legal. Esa también es una discusión interesante, porque realmente pareciera que hay elementos o escenarios en los que el empleador estaría obligado a lo imposible. No obstante, las relaciones laborales demasiado antiguas o supuestos como este, en donde el empleador desaparece, y ya no habría tiempo de responder ante estas obligaciones, no son tan comunes.

SEMANA: ¿Cuál es el proceso de recolección de esa información y cómo puede un empleado o exempleado acceder a ella?

J.D.O.: En eso también la jurisprudencia es demasiado básica. Nos pone algunos ejemplos mediante los cuales tanto el trabajador como el empleador podrían recopilar la información que puede ser, básicamente mediante soportes de cada cotización a Seguridad Social, nómina, certificados laborales; pero lo cierto es que se trata de salvaguardar la información a la que puede tener acceso al empleador en la cotidianidad de la relación laboral y, por ende, este puede hacer uso tanto del archivo físico como del digital, que en últimas le sirve como repositorio de datos. Es muy común que nuestros trabajadores soliciten certificación laborales, autorizaciones de retiro, trámites o préstamos al interior de la compañía, etc., y todos estos son documentos que parecieran no ser relevantes hacia el futuro, sin embargo, es fundamental que existan como soporte de requerimientos de empresas y trabajadores.

Lo ideal es que este proceso de recolección de información contenga la totalidad de la información que el empleador tenga acceso, pero que también pueda generar.

De hecho, la Corte señaló que se busca que el trabajador pueda reclamar los derechos que tiene, pero, además, que cuente con la garantía de efectivamente proteger cualquier derecho fundamental que esté en su cabeza. Además, para este caso puntual la Corte le solicita al empleador que agote todos los esfuerzos necesarios para obtener la información sobre sus trabajadores, e incluso, en caso de no tenerla, tiene la obligación de reconstruirla por medio de terceros.

Por lo tanto, como pasa en el caso que motivó este pronunciamiento, para la Corte el empleador no podrá excusarse en la migración de plataformas, inconsistencias en el archivo o demás supuestos, para no preservar la información de sus trabajadores, pues como se mencionó el empleador debe garantizar su conservación de manera íntegra e indefinida en el tiempo y, en caso de no ser así, deberá proceder con su reconstrucción como respaldo de los derechos fundamentales de los trabajadores y con ello garantizar la posibilidad de reclamar aquello a lo que crea tener derecho.