Estos son los errores más frecuentes de las empresas colombianas con la facturación electrónica

En el mundo empresarial actual, la adopción de tecnologías innovadoras se ha vuelto esencial para impulsar la eficiencia y el crecimiento. Entre estas tecnologías, la facturación electrónica ha surgido como un elemento fundamental en la transformación digital de las empresas, brindando una serie de beneficios significativos.

La facturación electrónica, también conocida como e-factura, se refiere al proceso de generación, envío y almacenamiento de documentos electrónicos. En lugar de depender del papel y los procesos manuales, la facturación electrónica utiliza medios digitales para agilizar y optimizar todo el ciclo de facturación. Esto ofrece una serie de ventajas como la automatización de procesos, reducción de costos frente al papel, optimización de búsqueda de documentos, entre otros.

Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), más de 751.000 empresarios se han acogido a la facturación electrónica. Sin embargo, a pesar de su amplia adopción, algunas empresas cometen errores comunes en el proceso de facturación electrónica, lo que puede ocasionar inconvenientes tanto para ellas como para sus clientes.

Un reciente informe de la firma Novasoft identificó algunas de las malas prácticas más comunes a la hora de realizar este proceso, con el objetivo de concientizar a las empresas y ayudarles a evitar estos errores.

Uno de los errores más frecuentes es preguntar al comprador si desea la factura. Es importante recordar que es obligación de la empresa documentar sus operaciones comerciales a través de la facturación electrónica y emitir y entregar una factura en todos los casos. Esta debe ser generada al momento de la transacción y debe llegar al comprador sin que sea necesario solicitarlo.

Otro error común es solicitar a los compradores requisitos inexistentes. Los únicos datos que deben ser solicitados al comprador son el número de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura. Es un error pedir datos adicionales como el RUT, copia de la cédula o cámara de comercio, ya que esto va en contra de las regulaciones establecidas.

Es fundamental que las empresas no cometan el error de no entregar la factura electrónica y remitir al comprador a un correo. La factura electrónica debe llegar directamente al correo electrónico del comprador, por lo cual este no debe solicitarla a ningún correo adicional ni consultarla en otro lugar.

Asimismo, es incorrecto indicar al comprador que debe ingresar a páginas web o diligenciar y adjuntar información adicional para poder acceder a su factura. El proceso de facturación electrónica debe ser lo más sencillo y directo posible para el comprador, evitando complicaciones innecesarias.

En ocasiones, las empresas cometen el error de entregar un documento que no es factura ni documento equivalente. Esto puede ocurrir cuando el comprador recibe un documento que no corresponde a la factura o a un documento equivalente. Esto podría indicar que no se facturó correctamente la compra y podría generar confusiones y problemas legales.

Otro grave error es el envío tardío o nulo de la factura electrónica. La factura debe llegar al comprador tan pronto como se realiza la compra, por lo tanto, no debería recibir días después o incluso no recibirla en absoluto. El cumplimiento de los plazos es fundamental para garantizar una correcta operación comercial.

Además, algunas empresas no cumplen con los requisitos de la representación gráfica de la factura. En ocasiones, la factura que llega al comprador tiene errores, como un código QR ilegible o defectos relacionados con la información del fabricante del software. También puede presentar información incorrecta en los datos del comprador, lo cual puede generar confusiones y problemas de seguimiento.

Para evitar estos errores, es fundamental contar con un buen software de facturación electrónica. Este tipo de software automatiza y agiliza los procesos relacionados con la emisión, envío y almacenamiento de las facturas. Según Angélica Martínez de Novasoft, “contar con un buen software de facturación electrónica es vital para las compañías, ya que garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y legales relacionadas. Estos programas están actualizados con las últimas normativas y facilitan la generación de facturas electrónicas en el formato requerido por la Dian”.

Si bien la facturación electrónica es una herramienta clave en la transformación digital de las empresas, es importante evitar cometer errores comunes que puedan afectar la correcta emisión y entrega de las facturas electrónicas. Con una adecuada implementación y el uso de un software especializado, las empresas pueden maximizar los beneficios de la facturación electrónica y evitar inconvenientes tanto para ellas como para sus clientes.