Ocho retos que enfrentan las pymes para adoptar la facturación electrónica

En el 2015, Colombia inició su camino hacia la digitalización y transformación digital con la implementación de la facturación electrónica sin validación previa, como un mecanismo efectivo de control ante la evasión fiscal en el país.

A la fecha el país cuenta con más de 700.000 facturadores electrónicos, entre obligados y voluntarios, expidiendo factura electrónica; lo cual le permite a la Dian contar con información sobre ventas e impuestos involucrados en tiempo real.

Desde que inició su implementación, se han ido agregando nuevos componentes al ecosistema de factura electrónica, uno de ellos es la nómina electrónica, la cual comenzó su masificación desde el año 2021.

Otro componente para el ecosistema de factura electrónica es el ‘documento soporte’ para quienes no estén obligados a facturar, y próximamente empezará la implementación del ‘acuse de recibo’ de las facturas para cuando las empresas realicen ventas a crédito, esto con el fin de poder tomar o restar dichos costos y gastos asociados en la declaración de renta.

Pero la realidad es que, aunque la adopción de estas prácticas contables es de carácter obligatorio, son varios los retos que viven las pymes que han hecho que el proceso de implementación de esa tecnología se desarrolle con contratiempos. Por ello, Luis Alfredo Alcaraz, líder de facturación electrónica de Loggro, compartió los retos más relevantes que se han identificado que viven las medianas y pequeñas empresas en el país:

• Muchas veces las pequeñas empresas no cuentan con una organización adecuada de sus procesos contables, estos se llevan a cabo con informalidad, lo cual dificulta la incorporación a un ecosistema digital. Por otro lado, también se encuentran muchos casos de emprendimientos donde sus integrantes están bastante familiarizados con la tecnología, y dar el paso a la adopción del tema contable en la nube, es una solución inmediata para este tipo de personas y empresas
• El valor de los servicios contables en la nube es un paradigma para las pymes. Actualmente se pueden conseguir servicios contables ERP en la nube desde 60.000 pesos, según el tamaño y las características de las empresas. Se tiene la idea que un servicio de talla mundial como lo es un software contable en la nube es costoso, y por eso muchas pymes buscan soluciones independientes y desarticuladas, esto hace que la información que se envíe a la Dian no sea congruente.
• La interacción de los temas contables con los otros procesos de la compañía debe ser una realidad. Uno de los paradigmas de la facturación electrónica no es solamente el paso de los papeles físicos a la información digital, realmente las empresas deben articular todos los procesos con la contabilidad, pues se da una interacción inmediata cuando se realiza la facturación electrónica. La Dian está vigilando que el IVA generado por los valores en las facturas sea liquidado y pagado a la administración tributaria.

• Es necesario que las pymes entiendan que deben estar acompañadas de personal calificado en el área contable, ya que le ayudará que pague menos impuestos y que tribute lo justo.
• La seguridad en la adopción de estas soluciones tecnológicas en la nube para pymes es prioritario. Se convierte en una solución mucho más segura para las pymes, ya que evita la pérdida de información en servidores o computadores por inundaciones o incendios que puede sufrir un sitio físico.
• El rol del contador cambió. El contador ahora es un revisor o auditor y le puede ayudar al empresario a ser estratega, revisando ganancias, costos, e ingresos de sus productos.

• Empresarios y contadores comparten el rol de administradores del software contable. Los empresarios ahora están interactuando directamente, una vez parametrizada la operación por el contador, el empresario sigue haciendo las facturas directamente, sin depender del contador. El empresario puede ver los estados de situación financiera y revisar los activos, pasivos, patrimonio, inversión de los socios, entre otros datos financieros en tiempo real.
• La formalización en el ecosistema de facturación electrónica lleva a la legalidad, lo que ha hecho que los recaudos hayan sido un éxito, pues la Dian tiene información en tiempo real.