¿Por qué a los empresarios les preocupa la nómina electrónica?

cuando el país aún no acaba de digerir la factura electrónica como el modelo obligatorio para validar las transacciones de compra y venta, en menos de tres meses los colombianos tendrán que adoptar un nuevo requisito: la nómina electrónica.

Este va dirigido inicialmente a las grandes empresas, pero poco a poco se les exigirá a compañías de todos los tamaños, y en 2022 llegará a las personas naturales con al menos un empleado. Es decir que incluye el servicio doméstico.

La nómina electrónica es un documento que no se debe confundir con el desprendible o comprobante de pago mensual que las compañías envían por correo electrónico a sus colaboradores. Ni con la información que los departamentos de recursos humanos mandan cada mes a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, conocida como Pila.

Su formato lo establece la Dian, y forma parte de un ecosistema de documentos electrónicos que arrancó con la factura, sigue ahora con la nómina y más adelante será completado por otros. En palabras de Mario José Márquez Olier, gerente de Factura Electrónica de la Dian, se busca armar el concepto a futuro del libro de compras y ventas. Allí quedará toda la información contable de las empresas de forma digital, lo que permitirá que con solo digitar el NIT se pueda armar un estado de pérdidas y ganancias (PyG).

Según Márquez Olier, los documentos electrónicos pretenden facilitarles la vida a los empresarios y a la Dian, pues ya la entidad tendrá toda la información para las declaraciones de renta sugeridas, al igual que un mayor control a fin de evitar la evasión y la elusión.

Aunque América Latina ha sido líder mundial en la adopción del ecosistema de documentos electrónicos, Colombia es uno de los últimos en adoptarlo. Cálculos de la consultora suiza Billentis indican que hasta 2019 en el mundo se emitían unos 550.000 millones de facturas anuales, de las cuales apenas 55.000 millones eran electrónicas y representaban negocios por 4.300 millones de euros (unos 5.180 millones de dólares). Su estimación es que en 2025 alcancen los 18.000 millones de euros (21.600 millones de dólares).

Inicialmente, el sector privado fue el primero en impulsar las facturas electrónicas, pero ahora sus promotores son los Gobiernos y, en especial, las autoridades tributarias. Estas aspiran a mejorar su recaudo por esta vía, en particular del IVA.

Algo similar ocurre con la nómina electrónica. Se procura tener una mejor información del dinero que efectivamente reciben los asalariados, pues, mientras que en la Pila se hace un reporte relacionado con los pagos para la seguridad social (salud, pensiones, riesgos laborales y cajas de compensación), en la nómina electrónica se sabrá si trabajan horas extras, si reciben bonos u otros pagos no constitutivos de salarios, la antigüedad y tipo de contrato o los que pagaron retención en la fuente.

No obstante, ahí está el primer pero de los empresarios, quienes no entienden para qué otro reporte mensual de los pagos de nómina cuando ya religiosamente lo envían a la Pila, so pena de recibir onerosas sanciones si no lo hacen.

“Entendemos que cada día la estructura tiene que irse integrando, y se requiere combatir la evasión y la elusión, al tiempo que se busca mayor formalidad. Si bien ya hicimos los ajustes para la facturación electrónica, cuyo fin comprendemos, no tenemos muy clara la necesidad de la nómina electrónica cuando ya hay un sistema muy robusto como la Pila”, dice Rosmery Quintero, presidenta de Acopi.

Asegura que los pequeños y medianos empresarios sienten que con este nuevo requisito se evidencia una falta de unidad en la institucionalidad pública. “Las entidades públicas deberían tener la capacidad de integrar la información que existe. La Dian debería poder extraer de la Pila los datos que necesita”, reitera.

Es distinto El gerente de Factura Electrónica de la Dian responde que la Pila solo recopila 50 por ciento de la información de la nómina –la parte de seguridad social–, y además se envía en una ‘sábana’ con los datos de toda la empresa; en cambio, la nómina electrónica implica un documento por cada empleado.

Esa información les sirve a las personas, por ejemplo, para el más fácil acceso a los desprendibles de pago que suelen pedir en caso de un contrato de arrendamiento o un crédito. También se evitarán prácticas como compras de nóminas, en las que muchas veces se entrega información que no es verídica. Ahora todos los datos estarán certificados por la Dian.

Con la nómina electrónica también se podrán emitir productos financieros, como libranzas, y anticipos de forma sencilla y más transparente. Alberto Echavarría, vicepresidente de Asuntos Jurídicos de la Andi, cree que las compañías de este gremio han avanzado en la adaptación tecnológica de sus sistemas de nómina. Admite que les ha servido la experiencia previa que tuvieron con la factura electrónica.

No obstante, considera que las empresas ya cumplen con múltiples solicitudes de información de diferentes entidades, como la Dian, la UGPP (a la que se le envía la Pila), los ministerios, etcétera, “y este nuevo requerimiento implica otra carga administrativa para las empresas, y retos desde el punto de vista operativo y de articulación entre las áreas de contabilidad, jurídica y gestión humana”, dice.

En ese sentido, desde la Andi consideran que el Gobierno debe buscar la simplificación de los trámites o su unificación, y permitir que los empresarios dediquen más tiempo al desarrollo de las actividades productivas. A su turno, la presidenta de Acopi reitera que la nómina electrónica iría en contra de uno de los programas bandera del Gobierno, el de Estado Simple Colombia Ágil, que busca reducir la tramitomanía.

“Eso, definitivamente, no es agilidad. Además, hay que sumarle los costos, pues, si bien la Dian anunció un software gratuito para su implementación, al igual que lo hizo con la factura electrónica, también están los costos administrativos, que son significativos cuando hablamos de baja productividad, y más en medio de una pandemia”, enfatiza Quintero.

Costo-beneficioPero la discusión sobre los costos también surgió con la factura electrónica, usada hoy por 500.000 empresas. Sin embargo, modernizarse no es un gasto adicional, asegura Márquez Olier. En las facturas, por ejemplo, el ahorro de papel y de mensajería compensa los costos tecnológicos.

Además, la Dian ofrecerá una solución gratuita para la nómina electrónica, al igual que los 90 proveedores de tecnología aprobados por la entidad y los que van a entrar; también planean suministrar software gratuito para las personas o empresas con uno o dos empleados. En este caso, la implementación también será muy similar a la de la factura electrónica.

Leidy Mejía, gerente del producto Nómina Electrónica de Alegra, uno de los proveedores tecnológicos aprobados por la Dian, ratifica que en su caso la solución será gratuita para empleadores con hasta dos trabajadores. Agrega que el objetivo es reunir todos los parámetros de prestaciones sociales y de pagos de cada persona en un solo documento. Actualmente, muchas empresas realizan esos cálculos en un software de nómina o incluso en Excel.

La idea es que con cualquiera de las dos alternativas puedan unificar la información y enviarla una vez al mes a la Dian, así el pago se haga quincenal. Mientras que en la factura electrónica la implementación se hizo por sectores económicos, la nómina electrónica se efectuará por número de empleados.

Las empresas con más de 251 tienen como fecha máxima para comenzar con la nómina electrónica el 1 de julio de 2021, y la envían a la Dian en agosto. Ese mismo mes arrancan las que tienen desde 101 hasta 250 empleados.

En septiembre, desde 11 hasta 100 empleados. En octubre, aquellas desde 4 hasta 10 trabajadores. En noviembre, las que emplean entre 2 y 3 personas. Y, en diciembre, empresas o personas naturales con un empleado. Se debe aclarar que este último plazo es solo para firmas y personas que emiten factura electrónica.

Quienes, por ejemplo, solo cuentan con una empleada doméstica, tendrán plazo hasta mayo de 2022 para cumplir con este nuevo requisito. Las empresas que no le envíen su nómina electrónica a la Dian no podrán descontar ese gasto cuando llegue el momento de pagar impuestos, y sería muy oneroso, pues en muchas empresas la nómina representa entre 30 y 40 por ciento de los gastos totales.

Márquez Olier aclara que no todas las personas con un solo empleado deberán usar la nómina electrónica. Esto solo será requisito para aquellas que declaran renta y necesitan descontar ese gasto.Sin duda, se trata de un paso importante para modernizar al país y a las empresas. Pero, al igual que la reforma tributaria, puede que llegue en el peor momento.