¿Qué es y cómo prepararse para la implementación de la nómina electrónica?

En agosto comienzan a vencer los plazos para que las empresas colombianas obligadas a facturar electrónicamente generen los soportes de pago de nómina de manera electrónica, para empezar a dar cumplimiento a la Resolución 0013 de 2021 de la Dian.

Sin embargo, quizá muchas empresas aún no tengan claro qué es y cómo funciona este nuevo mecanismo, que busca cambiar la forma en la que las autoridades tributarias obtienen la información de los pagos de nómina, así como la forma en la que operan los departamentos de nómina, contabilidad, finanzas e incluso el departamento de impuestos, según Carlos Mario Sandoval, socio de EY Colombia.

Según la Resolución emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), “el soporte de pago de nómina electrónica se configura como el documento que soporta los costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral, legal o reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador”.

Uno de los objetivos de este mecanismo es que la autoridad tributaria cuente con todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los de las autoridades de seguridad social, más específicamente de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), con el fin de ejercer un mayor control en los aportes a los que tienen derecho los empleados, así como a la disminución de la evasión y la elusión en la que pueden incurrir las empresas por estos conceptos.

Por otro lado, la experta en estos temas de la firma Carrero & Asociados, Claudia Silva, explica que este reporte digital tiene como objetivo soportar los costos y gastos de las compañías ante la Dian, para efectos de renta y complementarios. Sin embargo, “se puede llegar a pensar que servirá para cruces de información con entidades como la UGPP y proyecciones de declaraciones de renta para las personas naturales”.

Silva aclara que los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios deben seleccionar un proveedor de nómina electrónica, el cual será el encargado de establecer la interconexión para transmitir el reporte digital a la Dian de acuerdo a las especificaciones establecidas en la resolución 13 de mayo de 2021.

Este reporte se transmitirá de manera mensual dentro de los diez primeros días calendario posteriores al mes de reporte, manifestó la experta de Carrero & Asociados.

En opinión de Carlos Mario Sandoval, esta implementación representa una oportunidad muy importante para que las empresas avancen en sus procesos de transformación digital y logren consolidar una comunicación efectiva entre las diferentes áreas (recursos humanos, tecnología, contabilidad, entre otras) para identificar los riesgos asociados y optimizar la transmisión de la información a la autoridad tributaria.

“Las empresas deben empezar a ver este proceso como un asunto estratégico para la organización, que les permitirá ser más eficientes en el proceso de transmisión de información, pero también que les permitirá afianzar su cultura digital”, asegura Sandoval.

¿Cómo implementar la herramienta?

Para los expertos, hay varios temas que se deben tener en cuenta para aplicar la nómina electrónica de manera sencilla.

En principio, los especialistas en la materia señalan que es necesario que la empresa revise a fondo sus capacidades, herramientas y proveedores tecnológicos y comience a tener espacios internos de reunión y coordinación, de modo que se puedan identificar los temas críticos que deben ser analizados por los equipos involucrados en esta gestión.

También implicará revisar la compensación de sus trabajadores, conceptos, beneficios contractuales o convencionales, trabajo por turnos, etc., para comprobar que la empresa está cumpliendo con la normatividad laboral y de seguridad social.

Así mismo, Sandoval y Silva concuerdan en que se debe hacer una evaluación detallada de los parámetros que utiliza el software de nómina que utiliza la empresa, para verificar que sea coherente y esté actualizado con lo que la Dian y la UGPP exigen.

Por último, es importante asegurarse de que toda la información esté alineada con lo establecido por la legislación.