Vacunas: el problema no es la cantidad, sino los líos con las bases de datos

Los datos por sí solos no sirven de mucho. Empiezan a ser productivos cuando se comparten y permiten ubicar personas en un territorio. Las entidades regionales y del Gobierno nacional, así como las EPS se están dando cuenta de que necesitan afinar la interoperabilidad para agilizar el proceso de vacunación.

La pandemia desnudó nuestras debilidades en información, ubicación de pacientes y logística para ser exitosos en campañas masivas de vacunación.

En diálogo con DINERO, Santiago Pérez Cardona, gerente de Inmotion Group, explica lo que se puede hacer con este tipo de herramientas que optimizan el proceso de vacunación mediante procesos de analítica y desarrollo tecnológico. En la actualidad, agendar una cita y hacer el seguimiento a un paciente vacunado es una odisea.

¿Cuáles pueden ser las causas de las demoras en los procesos de vacunación?

La movilidad de personas, materias primas, datos y servicios, por mencionar algunos ítems relevantes, conforma una serie de pasos que debemos afinar para que la interoperabilidad entre el Gobierno, las entidades envueltas en la cadena logística, las instituciones prestadoras de servicio y la ciudadanía pueda llegar a feliz término en cuanto a la ejecución y éxito del proceso de vacunación.

Con frecuencia encontramos que las instituciones no cuentan con los datos fundamentales para abordar el problema desde la analítica y la ciencia de datos, proceso imperativo cuando se trata de comprender un volumen de datos como el involucrado en la vacunación nacional.

Los datos de usuarios asociados a diferentes EPS e IPS no están actualizados, hay discrepancias entre las fuentes, la base de datos maestra –administrada por MinSalud– no parece estar integrando la información a la velocidad requerida, ha sido imposible contactar efectivamente a cerca del 20 % de la población mayor de 80 años (50 % en algunas regiones) y se presentan falencias en la priorización incluso del personal médico.

Hemos visto también que, al tener información desactualizada, estas bases de datos son difíciles de georreferenciar.

Es por esto que al intentar asignar un centro de vacunación cercano a un paciente para facilitar su desplazamiento hasta el centro de salud asignado nos quedamos a medio camino a la hora de recibir una confirmación de agendamiento por parte del usuario.

Otro punto muy relevante es la automatización en el proceso de agendamiento: múltiples fuentes de datos deben ser sincronizadas en tiempo real.

Según nuestra experiencia, las entidades prestadoras del servicio carecen de estas capacidades y se ven obligadas a responder con sus recursos y tecnología instalada, siendo esta inferior a la esperada para cumplir cabalmente con el plan de vacunación.

Los ‘call centers’ se activan y comienza un proceso manual que cuando se logra automatizar no logra estar en sincronización con diferentes módulos de vital importancia para garantizar que la experiencia de la ciudadanía sea óptima.

Por otro lado, el uso de los recursos disponibles es una disyuntiva clave: ¿vacunamos a la mayor velocidad posible, aunque ello implique que los equipos (humanos) encargados de hacerlo se queden inactivos mientras recibimos más vacunas, o vacunamos a un ritmo constante, pero más lento, para asegurar que podemos continuar prestando el servicio de manera continua con menos personal? Este parece ser, por lo que hemos podido percibir, un problema en las regiones que ha ralentizado el ritmo de vacunación.

En esencia, la comunicación entre usuarios, instituciones prestadoras del servicio, sus proveedores y el Gobierno está fragmentada y carece de automatización.

La tasa de confirmación de agendamiento que estamos teniendo en el país puede incrementarse con el uso de tecnología, buena calidad de datos y automatización que permita interoperabilidad entre instituciones.

¿Qué tipo de tecnología hay en Colombia para agilizar estos procesos?

Primero hay que aclarar que ante estos requerimientos el país debe mirar hacia equipos en capacidad de ensamblar múltiples soluciones, tanto locales como globales para resolverlo.

En el país contamos con talento humano distribuido en compañías de analítica, desarrolladores de software, atención al cliente y compañías enfocadas en la optimización, digitalización y diseño de procesos que seguro están en capacidad de atender masivamente y desplegar en minutos soluciones con alcance para millones de personas.

Particularmente en la alianza entre Inmotion Group y Coco Tecnologías resolvimos el reto creando un software que permita a las entidades prestadoras del servicio de vacunación –quienes están de frente al usuario final– georreferenciar a sus usuarios y asociarlos a la sede que mejor corresponda según sus matrices de priorización de atención, buscando facilidad para el desplazamiento de los usuarios, minimizando su riesgo de exposición al virus y analizando cómo con orden pueden moverse masas de personas en las ciudades y poblaciones hacia los centros de atención, sin causar allí aglomeraciones ni desorden por falta de información.

Una vez comprendemos dicha movilidad, viene el proceso de agendamiento automatizado, herramienta que permite que la IPS se comunique con los usuarios correctos –recordar paso de georreferenciación anteriormente ilustrado– para ofertarles la cita y sede más próximas, a la vez que administra agendas confirmadas y sus cancelaciones, cruzándolas con las capacidades instaladas (físicas y humanas) y disposición de vacunas en cada sede del prestador de servicios.

Posteriormente, permite trazabilidad y genera transparencia del proceso e interoperabilidad con otras bases de datos y entes de regulación.

Un ejercicio ordenado como lo hemos ilustrado aquí está hoy generando una tasa de 85 % de confirmación de citas y, ejecución del servicio de manera ordenada y trazable, esto en el sistema que implementamos en Comfama para asignación de citas de atención domiciliaria.

Hay problemas entre las entidades a la hora de coordinar el número y tipo de pacientes. ¿Qué se puede hacer?

1. Se requiere cultura por parte de la ciudadanía, para comprender primero lo vital que es buscar la manera de entregar sus datos actualizados a su EPS.
2. Pensamiento ágil que permita a las EPS e IPS resolver la situación, apoyándose en equipos de profesionales dispersos por todo el país, capaces de articular células de personas que en conjunto con los equipos de tecnología de las instituciones respondan al llamado de resolver la vacunación masiva.
3. Claridad y flexibilidad por parte de los entes de regulación, pues debe primar la ciudadanía y no la burocracia en este tipo de procesos. Teniendo en cuenta que el país no se encuentra totalmente preparado e interconectado en términos de información, es preferible dar un poco más de autonomía a las instituciones y permitirles realizar su labor apoyándose en equipos externos que ayuden a solucionar.

¿En qué medida puede la tecnología disponible agilizar los procesos de vacunación?

El entendimiento de la población a atender es lo primero, pues desplegar una operación de este tamaño a ciegas presenta múltiples puntos de ineficiencia posibles.

La analítica permite a tomadores de decisión no solo optimizar y priorizar los contactos y maximizar la tasa de respuesta de la población, sino que también es clave a la hora de visualizar un norte y un foco en la ejecución de recursos: la viabilidad financiera es primordial ante un proceso con presupuestos definidos.

Por ejemplo, una IPS que de manera genérica despliegue un mensaje a su población asignada sin tener en cuenta que en muchos casos hay incluso personas de municipios lejanos que simplemente están en dicha base de datos porque allí alguna vez fueron registrados, pero que viviendo a 100 o 200 kilómetros de distancia con su estrato, escasamente van a responder al llamado.

No solo es un caso típico, sino que representó costos para la institución por haber intentado contactar a la persona o incomodidades para la persona contactada, pues se les ofrece un servicio sin sentido dadas sus condiciones, con lo que, en últimas, ralentiza el proceso, pues sistemas de agendamiento y demás deben estar recalculando los mensajes, esperando respuestas que no van a llegar y retrasando el esperado despliegue de la vacuna para la mayor cantidad de personas posibles.

Es claro que el actual proceso de vacunación masiva y la pandemia, en general, nos llevan hacia una acelerada recolección de datos y actualización de los mismos mientras las personas nos vemos envueltas cada vez más en el mundo digital, por lo que utilizando inteligencias artificiales y diferentes tipos de algoritmos y desarrollos, podemos apalancarnos en la situación actual para crear modelos que procesen rápidamente vastas cantidades de datos y concluyan con métodos y procedimientos que simplifiquen el día a día, además de aportar calidad de vida a la población mientras se tiene en cuenta cada posible proceso y su impacto en el planeta.

¿Qué tan mal estamos en interoperatividad de datos entre entidades, comparado con otros países de la región?

En nuestra experiencia durante los últimos 8 años que nos hemos dedicado a resolver justamente esta situación, en cada nuevo desarrollo que comenzamos es una constante la falta de adopción de estándares globales accionables y robustos que permitan interoperar.

Si bien trabajamos arduamente como país para lograrlo, y se han adoptado políticas con metas y método claros, hoy no es una realidad, así no queramos reconocerlo.

Entidades como Ruta N en Medellín trabajan partiendo de las directrices de país con aliados de clase global para adoptar conocimiento de países como Estonia, donde el tema sí es una realidad en todas las dimensiones posibles.

Hablando del sistema de salud, Uruguay es un muy buen referente de la región con su esfuerzo de consolidación de historias clínicas.

¿Qué ciudades de Colombia presentan los mayores avances en tecnología de información para vacunación?

Más que foco en ciudades, considero que las tecnologías más avanzadas cuando hablamos de cubrir el espectro completo de necesidades, desde comprender a la ciudadanía, contactarla y confirmar sus citas de manera precisa, llevarla por el proceso de agendamiento, vacunación y permitir además de interoperar los datos, obtener resultados de estándares de servicio percibidos por las personas, han sido desarrolladas por equipos privados.

Medellín, particularmente desde estas compañías de desarrollo, aporta servicios y tecnologías de alto nivel a las diferentes regiones principales del país.