“La tecnología no llegó a quitarles el trabajo a los administradores de conjuntos residenciales”: Neivor

“El confinamiento por la pandemia empeoró todo en el conjunto residencial donde vivo. Las áreas comunes clausuradas por la situación sanitaria quedaron en total abandono. A la administradora se le vio la cara contadas veces. Cambiarla fue un problema. Cuando la nueva administración me entregó mis estados de cuenta, me enteré de que en el sistema unos pagos no quedaron reflejados y ahora estoy moroso, a pesar de haber pagado puntualmente todas mis cuotas. Estamos en un problema del que no sabemos cómo salir. Todo es difícil, desde cambiar una cerradura, hasta pintar una pared”, es el testimonio de Alberto Jiménez, residente, desde hace seis años, de un conjunto residencial al norte de Bogotá.

Vivir en propiedad horizontal (PH) resulta, muchas veces, un desafío. La convivencia, el cumplimiento de normas, el control de ingresos, los egresos y la tranquilidad de toda la comunidad no es una tarea sencilla. De acuerdo con el último censo realizado en 2018, en Colombia se registró un incremento considerable del número de personas que pasó de vivir en casa a apartamento, del 25 % al 33 %.

Según datos del Dane, en Bogotá hay aproximadamente 7,2 millones de habitantes y el 61 % habita en apartamentos; esto se traduce en una gran cantidad de personas conviviendo en propiedad horizontal.

Los problemas de una propiedad horizontal, en un momento de evolución tecnológica como el actual, ya no se justifican. La industria tiene que evolucionar y modernizar sus procesos, considerando, además, que la cantidad de este tipo de viviendas seguirá incrementándose en el país.

Caterine Castillo, CEO y cofundadora de Neivor, un software para administración y gestión de condominios, asegura que las soluciones tecnológicas no llegaron a quitarles el trabajo a los administradores de propiedad horizontal; por el contrario, llegaron a transformar y optimizar los procesos en busca de mejores dinámicas de convivencia entre vecinos y entre administradores y vecinos.

“Neivor busca eliminar todas las ineficiencias que se dan en las dinámicas administrativas de la propiedad horizontal: mejorar las finanzas y, como un plus, optimizar la comunicación. La mayoría de los problemas que se generan en estas comunidades es producto de la falta de gestión, de ineficiencia, así como de poca visibilidad, comunicación y transparencia. Los conjuntos residenciales no pueden depender de un administrador. Quienes pertenecen a las comunidades de propiedad horizontal deben estar al tanto de toda la información (financiera o no) del conjunto y esta no se debe ver afectada por la presencia, ausencia o cambio de uno u otro administrador”.

Castillo asegura que herramientas como Neivor buscan garantizar la tranquilidad de los residentes y de los miembros del Consejo de Administración, quienes deben sentirse satisfechos de las funciones de su administrador y de sus resultados de gestión. Cuando una propiedad horizontal trabaja con Neivor se ahorra entre un 30 % y un 35 % de los costos que se generan en el edificio. La herramienta concilia el 85 % de las operaciones que se hacen manuales y genera los reportes de manera automática.

“Las cosas tienen que cambiar. Los edificios no pueden seguir siendo administrados sin mayores avances tecnológicos. Queremos que la labor del administrador cambie a una labor menos operativa y más estratégica y de gerencia, y que la administración y convivencia de la propiedad horizontal evolucione”, dice.

Neivor y la trasformación digital de la PH

Neivor es un software para administración y gestión de condominio. Por un lado, ofrece una solución administrativa a través de la cual se resuelven todos los temas de finanzas de la propiedad horizontal: ingresos, egresos, control de presupuesto. A través de esta herramienta se elimina el trabajo manual, que en la actualidad le quita tiempo de gestión que realmente debe ejercer el administrador de un conjunto residencial.

Hoy, los pagos de administración, ya sean a través de una oficina de recaudo o por internet, van a la cuenta bancaria de a la copropiedad. Lo tradicional en la gestión es que la administración entre al banco para luego conciliar los pagos uno a uno en el sistema, que por lo general es un Excel o uno básico de control. Neivor ayuda a arreglar todas esas ineficiencias porque automatiza el proceso de conciliación y reconciliación de los pagos y, además, genera automáticamente las cuentas de cobro o recibos de pago de los residentes.

Otro diferencial en la gestión de Neivor es que los residentes pueden pagar la administración desde la aplicación, con cualquier medio de pago. La herramienta también organiza y controla las reservas y pagos por el uso de áreas comunes, evitando tener que esperar respuesta y agilizando esta dispendiosa tarea. Adicionalmente este desarrollo permite que los vecinos puedan gestionar quejas o inquietudes con el administrador, así como comunicarse entre ellos, publicar avisos de copra y venta, y crear comunidades según el interés (mascotas, madres, etc.).

“Los administradores tienen un montón de responsabilidades. Hoy en día es una profesión que no es tan agradecida porque ellos deben cumplir con cosas de las que los residentes no se dan cuenta. Por lo general, no tienen los reportes para demostrar el cumplimiento de su gestión, como por ejemplo cuántos chats y cuánta gente atenden a diario. Con una herramienta como Neivor, en lugar de estar preocupados por contestar WhatsApp y por hacer reportes en Excel, tendrán tiempo para demostrar una mejor gestión y lograr que la comunidad quede satisfecha, fin que con dificultad se cumple actualmente”.