Los 5 errores que deben evitar quienes eligen un software contable para llevar sus cuentas

Todo el que hace parte de una sociedad necesita llevar cuentas, ya sea una empresa o una persona natural. Pero, en mayor medida, las compañías están encontrando una alternativa para la gestión de su contabilidad, en la tecnología. Por eso, la inversión en software de gestión contable hace parte de la tendencia de implementar soluciones tecnológicas. En pequeños y medianos nengocios también han empezado a apostarle a estas herramientas.

Un estudio realizado por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) revela que, en el 2018, un 78 % de los contadores encuestados utilizaban nuevas tecnologías, las cuales afectan los roles tradicionales de contabilidad y finanzas.

Actualmente, las opciones son muchas y ofrecen diferentes posibilidades. Por ello, contratar un software de gestión contable es una decisión que requiere de un análisis previo. Existen opciones como Xubio que ofrece versiones gratuitas y permite acercarse a este tipo de herramientas, simplificando la contabilidad y dejando atrás las plantillas de Excel.

Aquí le contamos qué errores debe evitar al momento de contratar un software de gestión contable.

1 . No saber qué necesidad de información tiene la empresa

Los software de gestión contable ofrecen múltiples funcionalidades como facturación en línea, gestión y seguimiento de stock, integración con canales de venta, plataformas de pago, reportes de gestión, conciliaciones bancarias automáticas, cálculo de retenciones, reportes impositivos y contables; en fin, una gran variedad de posibilidades.

Por ello, antes de contratar uno de estos sistemas, pregúntese qué necesita su negocio: ¿obtener reportes de gestión? ¿o qué tipo de reportes son necesarios? O si, más bien, debe conciliar los extractos bancarios, hacer un seguimiento de cuentas corrientes de clientes y proveedores, cumplir requerimientos impositivos y otras exigencias fiscales.

Es decir, lo fundamental es tener claridad sobre para qué va a usar el software contable en su empresa, establecer qué características son prioritarias y cuáles no. De esta forma, podrá evaluar las opciones que ofrece el mercado y escoger el más adecuado a sus necesidades.

2. Elegir un software muy complejo

Adquirir un software demasiado complejo, que requiera de otras tareas de parametrización o ingreso de datos e implique varios pasos al momento de cargar operaciones, puede resultar en un total abandono de la herramienta.

Es importante contemplar la capacidad del software para acompañar el crecimiento de la organización, esto a nivel de escalabilidad y posibilidades de integración con otras aplicaciones.

Si el software contratado excede las necesidades de información que se busca generar puede llegar a ser frustrante. Es por esta razón que muchas veces se opta por herramientas más básicas como Excel, que hacen más sencilla la gestión de los datos, pero no ofrecen las mismas ventajas de los sistemas de gestión.

3. Que el proveedor sea de otro país

A pesar de las bondades que puedan ofrecer software extranjeros, es crucial tener en cuenta que en algunos casos los usos y costumbres locales varían entre países. Las diferencias en la forma en que se generan los reportes puede dificultar la lectura, comprensión e interpretación de los datos.

En momentos en los que organismos fiscales demandan más información por parte de las empresas, resulta esencial que el sistema de gestión se adapte y actualice de acuerdo con los requerimientos de la norma impositiva.

4. Creer que un software en un servidor local es más seguro

Era común que subir contenido a la web se asociara con inseguridad, hackers, robo de datos, entre otras cosas que solo alejaron a los empresarios de las propuestas en la nube. Sin embargo, ese temor se ha ido desvaneciendo gracias a los esfuerzos de las plataformas digitales para garantizar la seguridad de la información.

Las posibilidades de perder la información en un servidor local son mucho más altas, puesto que depende del estado físico del equipo. Mientras que las plataformas en la nube trabajan con códigos cifrados que protegen la información y realizan el respaldo automático para contar con los datos en todo momento.

El uso cotidiano de plataformas como Homebanking, Google Drive o Google Fotos, así como otros sistemas de cobros y pagos online, ha contribuido a mejorar los niveles de confianza en este tipo de almacenamiento para demostrar su potencial.

5. No recibir apoyo en la implementación

Si se quiere aprovechar al máximo las funcionalidades que ofrecen los software contables es clave contar con la asesoría del proveedor o de alguien que tenga experiencia con el sistema.

Una de las ventajas es que las opciones actuales tienen interfaces más intuitivas y amigables, lo que puede facilitar la adaptación al sistema, pero si es la primera vez que se interactúa con la herramienta, será mejor contar con una capacitación. La calidad del servicio del soporte hace la diferencia.