¿Por qué las empresas le están apostando a la digitalización de sus documentos?

Es claro que la transformación digital ha cambiado las dinámicas de las empresas y, en general, del mundo. Hoy en día son cada vez más las organizaciones que le apuestan a optimizar sus procesos mediante la implementación de soluciones tecnológicas.

Uno de estos cambios ha estado orientado hacia los esquemas tradicionales de documentación, con los que se busca transitar hacia modelos digitales y sostenibles. Algo que pasó de ser una simple recomendación a una prioridad.

Lo anterior, debido a que cada vez será más necesario contar con documentos digitales, así como con la funcionalidad del uso compartido de archivos, firmas electrónicas y almacenamiento de información en la nube, para responder ante las dinámicas actuales de los negocios.

Atrás irán quedando los arrumes de papel que, si bien dejarán de existir del todo, implican importantes costos para las organizaciones y para el planeta. De acuerdo con The Economist, las organizaciones que en el presente año no destinen al menos un 10 % de sus inversiones en nuevas tecnologías, van a desaparecer.

¿Qué dice el estudio de Adobe?

En esta línea, la compañía de software Adobe realizó un estudio, en alianza con Forrester Consulting, llamado Liderazgo de pensamiento, en el cual se buscó analizar la importancia de implementar soluciones tecnológicas en las organizaciones.

La encuesta recogió las respuestas de tomadores de decisiones TI y líderes empresariales a cargo del procesamiento de documentos en sus respectivas empresas.

De los resultados obtenidos, quedó claro que las empresas han entendido que el camino es la transformación digital y se han sumado a ella de manera forzada o planificada. Según los datos del estudio, el 47 % de las organizaciones que usan únicamente procesos de documentos digitales aseguran que esto les permite explorar nuevas oportunidades de negocio y tener nuevos clientes, sobre todo en medio de la pandemia.

Darío Llorente, Head of LATAM Channel Sales Adobe, resalta que desde la compañía se han venido fortaleciendo herramientas diseñadas para optimizar tanto la fuerza laboral en trabajo remoto como las operaciones de los negocios.

Con respecto a los documentos digitales y la implementación de la firma electrónica, los encuestados manifestaron los aportes positivos de estos cambios, puesto que han posibilitado mayor agilidad en los procesos empresariales con sus usuarios, clientes y socios. El 60 % de las respuestas indican que las firmas electrónicas son fundamentales para apoyar la recuperación empresarial de la organización.

Los realizadores del estudio aseguran que “en comparación con otras iniciativas de transformación digital, la digitalización de los flujos de trabajo de documentos no necesariamente estaba situada en la parte superior de la lista de prioridades. Sin embargo, la pandemia ha cambiado la forma en que los tomadores de decisiones ven estas herramientas”.

“Tradicionalmente se han visto los flujos de trabajo digitales como herramientas operativas con el beneficio principal de reducir los costos de impresión y almacenamiento, y ahora los consideran imperativos estratégicos para mantener el negocio en movimiento”, agregan.

De igual forma, el estudio reveló que el 40 % de los encuestados afirma que vinculan una mayor satisfacción del cliente y una mayor productividad de los empleados con los procesos de documentación digitales, en comparación con el 28 % antes de la llegada de la pandemia.

Para Llorente, “a pesar de la incertidumbre económica mundial, sin duda, la expansión de los procesos de documentos digitales continuará. De hecho, uno de cada dos encuestados afirma que su organización tiene planificado implementar o ampliar el uso de estas soluciones en los próximos 12 meses y aumentar el gasto en 55 %”.

Esta será una apuesta importante debido al impacto que puede tener sobre los procesos empresariales y el cuidado del medioambiente, pues los empleados y clientes podrán interactuar con los documentos digitales (diligenciarlos, revisarlos, firmarlos y almacenarlos) sin necesidad de los grandes volúmenes de copias y garantizando su seguridad y accesibilidad desde la nube.