¿Qué será de las reuniones y los eventos en los próximos años?

Durante la pandemia, Bill Gates predijo que la mitad de todos los viajes de negocios desaparecerían a raíz del covid. Esto fue un claro indicio de la necesidad de un cambio fundamental, y tal vez existencial, para la industria de las reuniones y los eventos. Afortunadamente, se ha presentado un futuro muy diferente desde que finalmente se levantaron las restricciones globales y la dinámica de estos viajes comenzó a tener un nuevo rumbo.

Dado que el panorama empresarial está cambiando a nivel mundial, se ha venido experimentando una profunda transformación en la forma en que vivimos, trabajamos e interactuamos, lo que crea nuevos desafíos y oportunidades para el sector de las reuniones y eventos. Al respecto, Accor —grupo hotelero líder a nivel mundial— publicó este mes el informe titulado: Cumplir las expectativas: el futuro de las reuniones y los eventos, para abordar cuál es el panorama actual de esta industria y cuáles serían las tendencias clave a las cuales hay que prestarle atención.

La industria de viajes mundial está ahora a solo un 4% de donde estaba en 2019, con la capacidad de las aerolíneas justo por debajo de los niveles anteriores a covid. Los viajes internacionales aún no se han recuperado completamente en Asia, particularmente desde China, que todavía está un 41% por debajo de 2019, pero dada la dinámica de la industria aún se tienen buenas expectativas.

En concordancia, otro informe del Events Industry Council (EIC), en asociación con Oxford Economics, evaluó el alcance total y la importancia económica de la industria global de eventos empresariales en US 1,6 billones. Durante la pandemia fue uno de los sectores que más cayó en medio de la virtualidad y el trabajo remoto, pero el valor de estar en una habitación con gente, cara a cara, se está recuperando.

Según los datos recopilados por Accor, el 78% de los encuestados afirmó que su gasto o el de sus clientes había aumentado desde 2022, mientras que el 36 % dijo que había aumentado más del 25%. Para 2024 se espera un crecimiento sostenido (de la mano, especialmente, de las reuniones pequeñas y medianas con menos de 100 asistentes) mientras que en 2025 los expertos afirmaron que el gasto aumentaría en más de un 25%.

Pero para poder alcanzar estimaciones para los próximos años se necesita tener una base para trabajar conforme a las tendencias que surjan en el mercado. Según Accor, la primera de ellas se trata de una productividad más suave para pasar del “trabaja duro, juega duro” a una mayor priorización y enfoque en el bienestar, la flexibilidad, la nutrición y la gestión del tiempo. Este se debe a que la mayoría de las personas ya no quieren ser llevadas al límite, sino que ya se les da un espacio para cumplir, a su propio tiempo y a su manera. Básicamente, aprendimos a manejar mejor nuestro tiempo.

La segunda tendencia es vender la pertenencia. En medio de un auge en que se considera a lo digital como poderoso, pero al cara a cara como algo valioso, los planificadores de eventos ya no se limitarán a vender solo un espacio para reunir personas en una sala, sino también se centrarán en forjar conexiones más profundas con los asistentes, consolidando relaciones y fomentando la repetición de reservas. Estarán tras una estrategia de aumento del ROX (retorno de la experiencia) mientras valorizan su ROI (retorno de la inversión) para reforzar el sentido de pertenencia y ofrecer una experiencia valiosa.

La tercera, por supuesto, va de la mano con el diseño de estas experiencias. Encontrar qué quiere el cliente de mañana al considerar opciones como mejoras en la conectividad, hospitalidad, comodidad, calidad del sonido, iluminación adecuada, remodelaciones que no impacten negativamente el medioambiente, atenciones después de los eventos, espacios de descanso, en fin. En el diseño de estos espacios también se pueden incluir tendencias clave como la biofilia (el amor o gusto hacia la naturaleza). Se estima que el 15% de los trabajadores aumentan su productividad cuando su espacio de trabajo está rodeado de plantas o que hay una caída del 23% en los días de incapacidad de los empleados que tienen vista a la naturaleza. Toda una experiencia impulsada por un propósito.

Por último, la cuarta y quinta tendencia refieren a las reuniones verdes y la tecnología disruptiva, prácticamente dos megatendencias que se aplican a casi todos los sectores de la economía. La importancia de la sostenibilidad en los centros de reuniones y eventos para reducir las emisiones de carbono y los residuos, y el potencial que ofrece la tecnología para mejorar la capacidad de, por ejemplo, procesar datos rápidamente y hacer más efectivas las reuniones al analizar la disponibilidad de los asistentes, identificando a los mejores oradores, o escribiendo invitaciones y desarrollando contenido.

Son muchas las industrias que se vienen reinventando para trabajar en pro del bienestar, la sostenibilidad y la experiencia. En definitiva, los viajes han vuelto y no todo es estrictamente recreacional. Sin embargo, todo se basa en las personas y la importancia de brindar espacios que faciliten las interacciones, desde cerrar una negociación hasta poder celebrar bodas y graduaciones con todas las de la ley, será determinante para el crecimiento de esta parte del sector.