Los errores más frecuentes en el proceso de gestión financiera de las empresas

Si bien las empresas están apostando por la digitalización de sus procesos, un tema que se ha acelerado por cuenta de la pandemia y que ha hecho más eficientes las operaciones de algunas industrias en el país, un estudio de la firma Suplos identificó algunos problemas que aún persisten.

Según la firma consultora, muchas compañías aún se encuentran rezagadas a los procesos manuales, lo cual "las ha convertido en constante blanco de errores y problemas organizacionales".

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Entre los errores más comunes por esta situación se encuentran la pérdida de facturas, dado que, al manejar un alto número de papelería, muchas veces el personal a cargo pierde el control de su documentación.

También se identificó como un problema constante entre las empresas el no registro de proveedores, lo cual es un error que en el corto o mediano plazo afecta el pago de los prestadores de algún servicio.

La firma identificó el pago de una factura dos veces, como un ejemplo común de los errores que ocurren por mantener procesos manuales.

Esto ocurre "cuando la persona encargada de este proceso cambia de turno o se ausenta de la oficina y el que llega a su reemplazo piensa que no la ha pagado porque no hay un registro", señaló el estudio.

Por último, se evidenció los problemas con certificados tributarios o diligencias con la Dian, pues al no tener procesos de control digitales, muchas veces se mezclan los registros de manera equivocada o se pierde trazabilidad de la información.

Según un estudio realizado por la firma consultora Kpmg, la mitad de los directores ejecutivos a nivel mundial aseguran que la covid-19 adelantó la transformación digital del modelo operativo en el 80% de las empresas, fortaleciendo la capacidad de respuesta de estas ante eventos disruptivos.

Los sectores con mejor gestión

La firma Suplos identificó algunos sectores en los que se ha visto una buena gestión financiera en medio de la pandemia. 

El sector de petróleo y gas, que tiene la responsabilidad de manejar múltiples proveedores, es uno de los que mejor ha salido de esta situación, ya que la implementación de herramientas como las Ventanillas Virtuales de Radicación y Seguimiento a las facturas de sus proveedores ha permitido la reducción de tareas manuales por parte de los equipos administrativos y financieros.

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De otra parte, la industria bancaria-financiera "ha liderado sus procesos durante la pandemia a través de la implementación de soluciones de control de flujo de caja, con las que además de presupuestos de compras, pueden hacer presupuestos de caja, que le permiten de manera efectiva controlar y medir la rentabilidad de sus operaciones", explicó Suplos.

Mientras que para el sector de logística y transporte "se volvió indispensable incluir dentro de sus operaciones el confirming (conecta a los proveedores, pagadores y factores en una misma plataforma) y factoring".