Notaría digital en Colombia: estos son los trámites que se podrán realizar

Hace unos meses, las cerca de 1.000 notarías que existen a lo largo y ancho del país, dieron un paso grande en su plan de digitalización y ahora muchas de ellas ya realizan trámites bajo esta nueva modalidad.

El proyecto cuenta con el aval y acompañamiento del Ministerio de Justicia y del Derecho, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de la Consejería para Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Lo anterior representa un avance trascendental en la forma (tanto a nivel de proceso, como de herramientas tecnológicas) como por años se han prestado los servicios notariales. Realizar trámites como celebración de matrimonios, testamentos y otorgamiento de escrituras será posible por medios electrónicos.

Para ello, los usuarios deberán tener su firma inscrita en registro electrónico, proceso que también forma parte de este proyecto. Pero, ¿cómo se está logrando dar este paso?

Según la SNR, se creó un repositorio notarial que contiene la copia del archivo integrado de estos despachos, así como todos los documentos generados con ocasión de la prestación de sus servicios. Adicionalmente, se está en proceso de digitalización de los archivos físicos.

“En este trabajo se garantizará la autenticidad, fiabilidad, integridad, usabilidad e interoperabilidad de los documentos. Este repositorio acarreará múltiples beneficios, algunos de ellos encaminados a soportar el nivel de transacciones y volumetría de trámites notariales, a mitigar el riesgo de pérdida de protocolos notariales, al reporte de operaciones notariales en línea, entre otros”, dijo la entidad.

Trámites y notarías habilitadas

De acuerdo con un reporte presentado hace unos días por la SNR, ya hay más de 100 notarías en el país que ofrecen servicios digitales. En este enlace podrá encontrar las que ya fueron habilitadas en cada uno de los municipios y departamentos.

La mayoría de estos sitios tienen habilitados ventanas emergentes o micrositios en el que las personas pueden realizar autenticaciones, declaraciones extrajuicio o juramentadas, registro civil, solicitar copias de documentos protocolizados, así como radicar documentos para escriturización y protocolización.

Pero además, desde hace unos días se habilitó una nueva opción. A través del operador tecnológico colombiano Olimpia IT, la Constructora AR Construcciones suscribió un acuerdo para llevar a cabo la firma de una escritura de compraventa de un inmueble por medios digitales.

El acto de la firma final se completó en un tiempo aproximado de 40 minutos y permitió al notario dar fe pública al compromiso que adquirieron las partes, sin necesidad del tradicional encuentro presencial, que en un año alcanzan 5.000 solicitudes solo de escritura inmobiliaria, lo cual representa un avance que conecta al sector financiero con el sector inmobiliario.

De acuerdo con Daniel Medina, CEO de Olimpia IT, con el fin de apoyar la transformación de las notarías y el ecosistema inmobiliario, “hemos logrado realizar, de la mano de notarios visionarios, la transformación de los trámites presenciales a trámites digitales, por medio de una nueva compañía llamada Tramiti, filial de Olimpia IT, para facilitar a los ciudadanos una plataforma amigable basada en la tecnología de firma electrónica Mi Firma, y para desarrollar tecnologías que permitan la interoperabilidad de la información entre diferentes actores del sector financiero, fiduciarias, constructoras y notarías, que generen un impacto en la transformación de todo este ecosistema”.

Cabe aclarar que el ciudadano podrá elegir entre las dos modalidades, virtual o presencial. Según el notario 16 de Bogotá, Eduardo Vergara, aunque los trámites presenciales se caracterizan por tener más procesos como la obtención de copias, la firma física y la comparecencia, ambas modalidades están dispuestas para facilidad de los usuarios.

“La herramienta tecnológica no sustituye al notario, antes bien, fortalece sus competencias actuales, y facilitará la vida social, económica y comercial del ciudadano”, aseguró el funcionario.