Nómina electrónica: cuatro errores que debe evitar

Luego de que en 2020 se reglamentara e iniciara la facturación electrónica en Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha avanzado en la implementación de la Nómina Electrónica, como parte de la transformación digital del país.

Se trata de un documento que funciona como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA) de ser el caso, los cuales se derivan de los pagos o abonos relacionados con la nómina.

En pocas palabras, el “Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, su nombre técnico, es un documento digital de soporte de costos, deducciones o impuestos descontables.

Puesto que su implementación será obligatoria, la consultora experta en servicios outsourcing de nómina BDO explica cuáles son los principales errores que se deben evitar al generar este documento.

1. Desconocer si está obligado a presentar Nómina Electrónica

Están obligados a generar este documento las empresas y/o contribuyentes que hagan pagos o abonos en cuenta, por una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados a cargo, las cuales requieran utilizar estos pagos como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables.

2. No tener presente las fechas de implementación

El servicio informático para la nómina electrónica estará disponible para todas las empresas a partir del 31 de mayo de 2021. La DIAN entregó un calendario de implementación con las fechas específicas según el número de empleados.

Empresas con más de 251 empleados: 1.º de julio de 2021.

Empresas con entre 101 y hasta 250 empleados: 1.º de agosto de 2021.

Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: 1.º de septiembre de 2021.

Empresas con entre 4 y hasta 10 empleados: 1.º de octubre de 2021.

Empresas entre 2 y hasta 3 empleados: 1.º de noviembre de 2021.

Empresas o personas naturales con 1 empleado: 1.º de diciembre de 2021.

Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: 31 de mayo de 2022. Hay que tener en cuenta que la fecha de habilitación será el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima de generación y transmisión del documento será hasta finales de mayo del mismo año.

Nuevos sujetos que deban generar el documento: aquellas empresas o personas naturales que deban emitir nómina electrónica, con posterioridad a la entrada en vigor de la resolución, disponen de un plazo de dos meses para hacerlo, a partir de la realización de los pagos o abonos.

Luego de la primera emisión, los sujetos obligados tendrán plazo durante los diez primeros días calendario del mes siguiente al de la nómina para transmitir los documentos de nómina electrónica. Cabe resaltar que se debe presentar uno por cada empleado de nómina.

La DIAN se encargará de verificar la información y generar el documento electrónico con su validación o rechazo.

3. No saber qué información debe llevar el documento

El documento debe estar nombrado expresamente como “documento soporte de pago de nómina electrónica”. Este tiene que incluir la siguiente información: los apellidos, nombre o razón social; número de identificación del sujeto obligado a presentar nómina electrónica; los apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago.

Asimismo, debe tener el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE) y la numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.

De igual forma, se tienen que incluir valores como: el total devengado, el total deducido y el total, es decir, la diferencia entre el valor devengado y el valor deducido.

El documento, además, debe llevar: la fecha y hora de generación; la firma digital del sujeto obligado; el apellido, nombre o razón social; número de identificación del proveedor tecnológico y la identificación del software.

4. No seguir los pasos del proceso

Es importante tener claridad sobre el proceso de generación de nómina electrónica para que no se escape ningún detalle.

En primer lugar, se debe ingresar al servicio informático de validación previa de factura electrónica de venta. Allí se encontrará la opción de otros documentos electrónicos, donde se deberá escoger la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Luego, habrá que indicar el o los medios de operación a través de los cuales realizará la generación, transmisión y validación del documento.

Asimismo, registrar en el sistema de facturación la información del o los softwares a través de los que se hará la generación, transmisión y validación del documento.

Ya que conoce los errores que pueden afectar el proceso de emisión del documento de nómina electrónica, aquí le contamos sobre algunas soluciones tecnológicas relacionadas con la nómina que pueden interesarle.

Empresarios recomiendan automatizar algunos procesos dentro de una compañía, puesto que ello permite tener exactitud y, en términos de liquidación de nómina, ahorrar recurso humano, tiempo y fomentar la productividad a gran escala.

Camilo Mejía Landucci, Country Manager de Buk Colombia, la startup tecnológica de que funciona como un software de nómina y gestión humana, destaca que “para esto hay plataformas de soluciones 100 % en la nube, que simplifican la gestión al automatizar y optimizar los procesos, además del fácil acceso y mantener actualizadas a las empresas con los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuestión fiscal de pagos de nómina y conjuntamente evita que las compañías pierdan dinero, debido a sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas, con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas”.

Nominapp

Esta startup colombiana es la primera en ofrecer un software de nómina en Colombia que se integra con un operador de PILA, Aportes en Línea, y con la que se podrán realizar la liquidación y los pagos a los aportes de Seguridad Social y Parafiscales de manera automática.

Para Andrés Ángel, CEO y fundador de Nominapp, “pagar la planilla PILA es uno de los mayores dolores de cabeza de una pyme en Colombia. El proceso es demorado, riesgoso y las pymes sienten que no le dan un buen servicio al cliente. Por eso, estamos construyendo el Ferrari de la nómina porque teníamos que ser los primeros en resolver esto para nuestros clientes y todas las empresas”.

Hoy en día, se realizan transacciones por cerca de 220 mil millones de pesos mensuales en liquidación de aportes de PILA, para más de 15.000 empleados de las 830 empresas activas en Nominapp.

Con esta herramienta, la startup busca disminuir tiempos en la liquidación y evitar errores en los valores pagados para PILA y los salarios de nómina.

Workki

El administrador de empresas y MBA del INCAE, Johnny González, se basó en el concepto de ‘trabajo flexible’ de la OCDE para desarrollar junto a otros cuatro emprendedores Workki, una aplicación con la que las empresas podrán contratar en menos de tres días personal por demanda y permitirles a los colombianos acceder a trabajos por turnos, gozando de los beneficios contemplados por la ley.

De acuerdo con González, “estamos ante una realidad donde la incertidumbre no les permite a las empresas mantener una estructura de nómina fija, ni a las personas acceder fácilmente a un trabajo con pago justo y con protección social. Por eso, hemos creado esta plataforma que responde a estas dinámicas, convirtiéndose en una alternativa legal, tecnológica y versátil para la nueva era pospandemia”.

De igual forma, Workki se encarga de apoyar los procesos de reclutamiento, contratación, afiliaciones, nómina, calificación mutua y el pago del servicio. Todo completamente digital.