Nómina electrónica se aplicará en Colombia desde este mes: ¿qué es, cómo funciona y para qué sirve?

Una nueva era comienza esta semana en Colombia en materia de impuestos, ahora que comenzó la implementación gradual de la nómina electrónica en el país.

Este mecanismo de transparencia obliga a todas las empresas y empleadores que operen en el territorio a ‘abrir sus libros’ de contratación y revelarle a la administración tributaria la información de salarios y pagos a trabajadores. Pero también los datos de retenciones y descuentos que se realizan mes a mes en sus nóminas.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) respondió un cuestionario de SEMANA, en el que explica en detalle para qué funciona este mecanismo, cómo será su aplicación de aquí a finales de este año y qué deben tener en cuenta las empresas y ciudadanos.

1. ¿Cómo será la aplicación gradual de este mecanismo?

De acuerdo con el calendario definido por la Resolución 00037 de 2021, a partir del próximo 1.º de agosto inicia el plazo para habilitarse como responsables para generar el documento soporte de pago de nómina.

Los primeros documentos serán generados y transmitidos a la DIAN en el mes de octubre, con la información correspondiente al mes de septiembre, para el primer grupo de responsables. El calendario es el siguiente:

* Fecha de reporte: primeros 10 días hábiles del mes siguiente al periodo a reportar.

2. ¿Qué beneficios trae para las empresas, los trabajadores y el país la implementación de la nómina electrónica?

Son múltiples los beneficios que trae consigo el documento de pago de nómina electrónica, entre estos, mantener actualizada la información de los costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.

Además, poder usar el costo o la deducción en la declaración de renta, acceder a mejores servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas, eliminar trámites administrativos, entre otros.

Para el país significa continuar desmaterializando comprobantes fiscales y de comercio, profundizar la gestión de documentos electrónicos con los ahorros para los empresarios. En materia fiscal ofrece información muy útil para entregar mejores servicios a los contribuyentes como declaraciones sugeridas, devoluciones automáticas y es un insumo clave para continuar fortaleciendo el control fiscal con el fin de reducir la evasión.

3. En materia de impuestos e información tributaria o exógena, ¿qué beneficios tiene la nómina electrónica para la Dian?

El documento soporte de pago de nómina hace parte del sistema de facturación electrónica que involucra una gran variedad de documentos, los cuales la DIAN tiene como propósito convertir en electrónicos, y a partir de ellos, generar servicios de alto valor agregado para los contribuyentes.

Esto con el fin que puedan cumplir fácilmente con sus responsabilidades, pero que puedan a su vez, tener servicios de alta calidad, como las devoluciones automáticas de impuestos y declaraciones sugeridas.

El sistema de facturación electrónica involucra documentos como la factura electrónica de venta, el documento soporte de pago de nómina, el soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, el soporte de importación y otros que vendrán más adelante. Es un ecosistema que también integra servicios como el registro de factura electrónica como título valor - RADIAN.

El documento soporte de pago de nómina electrónico se constituye en el oficial, que fiscalmente refleja los costos y las deducciones en las que incurren los empresarios por las relaciones laborales con sus empleados, para ser llevado a las declaraciones tributarias, especialmente del impuesto de renta.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónico permitirá fortalecer el control fiscal sobre el impuesto de renta, en aspectos claves como las retenciones que se aplican a los empleados, que representan un volumen importante de los recaudos de este impuesto.

4. ¿Cuántas empresas esperan que queden habilitadas a finales de este año y cuándo quedaría implementada al 100 %?

Están obligadas a generar nomina electrónica todos los empresarios que requieran este documento como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables, en su declaración de renta.

Este año se estima que lo harán cerca de 340.000 responsables, cuando se habiliten aquellos que tienen hasta 10 empleados.