Virtualidad, el nuevo pilar de la industria de los eventos

El negocio de eventos en Colombia, uno de los más golpeados debido a las medidas restrictivas por la emergencia sanitaria por la Covid-19, comenzó a reactivarse, eso sí, dentro de un concepto total de transformación.

Los congresos, convenciones, reuniones, y demás eventos, que antes eran multitudinarios, y diseñados, precisamente para acercar a las personas, ahora han acogido a la virtualidad para que sea a través de ella que se creen lazos de cercanía.

“Hemos migrado a la web, soportado nuestra labor en la sistematización, y eso ha sido un paso decisivo. Nos hemos reinventado y conectado con los clientes con la producción digital, eso nos ha permitido seguir activos, en el mercado”, asegura Wilber Salcedo, gerente de Eventos de Compensar.

Y es que precisamente la Industria del Turismo de Negocios y Eventos (Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exhibiciones – Mice- por sus siglas en inglés), en la que el país se encuentra entre los 30 líderes del mundo, ha sido una de las fortalezas de la caja de compensación, con 40 años de experiencia en el sector y una infraestructura y logística de alta calidad.

La coyuntura actual los puso a prueba, y ahora, asegura Salcedo, están listos para la reactivación del sector, que genera en Colombia cerca de 200 mil empleos directos e indirectos. “Hemos tenido que reinventarnos, ser pacientes, aprender mucho de esta nueva realidad, analizar concienzudamente las normativas nacionales y regionales, porque tenemos el compromiso con las empresas y sus colaboradores de volver a servirles, eso sí dentro de un ambiente seguro. Estamos ganándonos, otra vez, la confianza del público y en el proceso hemos involucrado, no solo al cliente, sino también a los colaboradores, proveedores y personal de apoyo”, agregó Wilber Salcedo.

Para el reinicio de operaciones la bitácora de ruta es la Resolución 666 del Ministerio de Salud, mediante la cual se estipulan los protocolos de bioseguridad para el sector productivo. Basado en ello se diseñaron estrategias que implican el distanciamiento social, el aforo máximo permitido en los escenarios (50 personas), el uso de elementos de protección, la adopción de prácticas bioseguras en proveedores y empleados, e incluso la reforma de los espacios físicos para minimizar el contacto en momentos críticos como los de ingreso y salida.

Pero, asegura Salcedo, la presencialidad es aún un término que no se aplicará en su totalidad, al menos en corto plazo, a la industria de eventos en el país. Y si bien para el último trimestre del año ya hay reservas, se vislumbra al 2021 con una dinámica de virtualidad, pues ha demostrado que además de ser un formato ágil y dinámico, a nivel de costos es mucho más económico, y eso al consumidor final le gusta.

“Le apuntamos a un primer semestre del próximo año apoyados mayoritariamente en la virtualidad, y la incorporación del denominado formato hibrido, es decir, una parte del evento, con un número reducido de personas, se realiza en el salón de eventos, y el resto de asistentes lo sigue por streaming. Esto aplica principalmente para juntas y asambleas. Durante el segundo semestre esperamos más flexibilización y el aumento del aforo, pero esto depende básicamente de la dinámica de la pandemia, de los posibles rebrotes y la llegada de una vacuna”, puntualiza el directivo de Compensar.

Ya en las 4 sedes de la Caja de Compensación en Bogotá – 2 campestres e igual número en la ciudad- se tienen listas las medidas de bioseguridad y los lineamientos definidos en cuanto a logística de alimentos formatos al aire libre y control de aforo. En la sede principal de la avenida 68 se instalaron 4 estudios de grabación para garantizar calidad en las transmisiones, desde donde incluso ya se han realizado 400 eventos virtuales con 200 mil usuarios conectados. Y desde hace un mes, cuando terminaron las restricciones estrictas, ya se han llevado a cabo 15 eventos presenciales con todos los protocolos. “Nuestra intención es cumplirles a los clientes, adaptarnos a sus necesidades”, dice Salcedo.

El reto para los empresarios de eventos es ahora reconquistar la confianza del usuario en una industria que en 2019 aportó un punto del PIB. Y esto se logrará, según Compensar, con un trabajo en equipo, que involucre a los sectores públicos y privados. La meta es salir adelante, vencer la coyuntura y lograr la recuperación para ser nuevamente una industria sólida y generadora de bienestar.