¿Cómo sacar la firma electrónica y quiénes están obligados a hacerlo?

Si todos los años debe presentar la declaración de renta u otro tipo de impuestos este artículo le va a servir de mucha ayuda, ya que, una de las cosas que debe tener en cuenta antes de realizar cualquier trámite ante la DIAN es saber si usted está obligado a realizar pagos y presentación de documentos de manera virtual, de ser así, tendrá que habilitar su firma digital.  

Según la resolución 19 de 2017 en el parágrafo 2 del artículo 1, es claro en afirmar que cuando el contribuyente o declarante haya sido seleccionado por la DIAN para declarar en forma virtual y este no lo haga, las declaraciones presentadas por él en un medio diferente se tendrán como no presentadas.

Comencemos por definir qué es la firma electrónica y quiénes están obligados a manejar una. De acuerdo con la DIAN, es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

1. Identificar al contribuyente.
2. Asegurar la integridad del documento firmado, es decir que sea exactamente el mismo que el original y no ha sufrido alteración o manipulación alguna.
3. Asegurar la exclusividad del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede negarse la firma el documento.

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Los servicios informáticos electrónicos de la DIAN deben ser utilizados según la resolución 12761 de 2011 por los siguientes contribuyentes:

• Los grandes contribuyentes
• Las entidades no contribuyentes señaladas en los artículos 23-1 y 23-2 del Estatuto Tributario
• Los usuarios aduaneros que exige la resolución, a excepción de las personas naturales inscritas en el Registro Único Tributario como importadoras.
• Los Notarios.
• Los Consorcios y Uniones Temporales.
• Los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas corrientes de compensación que deban presentar la información cambiaria y de endeudamiento externo a la DIAN.
• Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica.
• Los funcionarios de la DIAN que deban cumplir con el deber de declarar.
• Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas a nivel nacional.
• Los solicitantes para operar juegos promocionales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional.
• Los obligados a suministrar información exógena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la DIAN.
• Las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente.
• Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia
• Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual señalados en los numerales anteriores.

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Si está pensando en sacar una firma digital para agilizar sus trámites ante la Dian, le dejamos unos motivos más para que se decida. Estos son algunos de los beneficios:

1. Se eliminan los incidentes de configuración y compatibilidad con máquina virtual de Java y el navegador de Internet.
2. Se ahorra costo y tiempo en la configuración del equipo de cómputo.
3. Desaparece el riesgo de pérdida de la firma, pues el cliente ya no tendrá que conservar ningún tipo de archivo, solo deberá recordar su contraseña para firmar.
4. Se evitan los costos de desplazamiento a los puntos de contacto para renovar el mecanismo por olvido de contraseña o daño del archivo .epf
5. Facilita el cumplimiento de obligaciones formales a través de la autogestión.

Paso a paso para obtener la firma electrónica

Emisión de firma electrónica:

1. Acérquese con su documento de identificación original a un punto de contacto de la DIAN o a través de un apoderado.

Habilitación firma electrónica:

1. Configuración preguntas identidad electrónica

• Después de la solicitud llegarán dos correos electrónicos:  El primer correo: informa acerca de la solicitud de renovación y adjunto se encontrará el formulario 10036.  El segundo correo: tiene un enlace que lo llevará al portal www.dian.gov.co para que inicie nuevamente la sesión en los servicios informáticos electrónicos. Una vez registrado; conteste las preguntas, para validar su identidad electrónica. Tenga en cuenta que al contestar las preguntas el servicio válida mayúsculas, minúsculas, tildes o cualquier carácter alfanumérico que usted digite. El sistema le indicará si lo escrito coincide.

• Una vez validadas las cinco preguntas, el sistema presentará un pantallazo de resumen del proceso. De clic en Finalizar.

• Le saldrá un cuadro de confirmación, finalice y de click en continuar.

2. Habilitación firma electrónica

• El sistema le solicitará los códigos de activación, los cuales llegarán a su correo electrónico.

• Copie y pegue el código.

• A continuación aparecerá el proceso de habilitación de firma electrónica. Cree la contraseña atendiendo las indicaciones del sistema.

• Finalice y así quedará completo el proceso.  

Para recordar

• Cuando declare de forma virtual y use el mecanismo de firma electrónica, la presentación de la declaración tiene lugar en la fecha y hora que la DIAN reporte en la correspondiente emisión del recibo.

• Si usted cuenta con la firma electrónica, podrá hacer uso del servicio de Pago Electrónico para cumplir así con sus obligaciones sustanciales y evitarse el desplazamiento físico a las entidades autorizadas para recaudar.

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