Las dudas del RUT que usted debe tener claras

El Registro Único Tributario es el mecanismo que se utiliza para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes. No solo se utiliza para los casos en que toca declarar renta, también sirve como documento para otras situaciones. 

El RUT es un mecanismo administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y constituye el formato único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

También se utiliza el RUT cuando usted ejerce una actividad como independiente y necesita pasar una cuenta de cobro ante una entidad para la cual ha prestado un servicio. Los trabajadores bajo la modalidad de contrato de prestación de servicios también adjuntan el RUT ante entidades públicas o privadas cuando se cobran los honorarios por la labor realizada. 

La DIAN informó que hasta este año se han realizado 11 millones de actualizaciones del RUT y que hasta el momento hay 16,5 millones de inscritos. Por medio del RUT se obtiene el Número de Identificación Tributaria (NIT), asignado por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.

Contar con el RUT sirve para:

Que terceros con quienes usted sostenga una relación comercial, laboral o económica identifiquen su  actividad económica registrada en el RUT.

Acreditar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general.

Identificar y reconocer sus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias TAC frente al Estado Colombiano.

Realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de las obligaciones TAC a través de los servicios en línea y presenciales que le ofrece la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Tener su RUT al día es el requisito para conocer su NIT por medio del cual deberá presentar su declaración de renta. Este 6 de agosto y hasta el 17 de octubre de 2019 comienzan los vencimientos para las personas obligadas a presentar la declaración de renta. El NIT de persona natural coincide en sus últimos dígitos con la cédula de la persona que declara. 

Hay personas y entidades obligadas a tener el RUT para hacer sus trámites como contribuyentes. Este es un listado de los que deben cumplir con esa obligación: 

a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás Impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

b) Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual; tenga en cuenta que: las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera, deberán realizar la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) de dichos patrimonios autónomos para la obtención del Número de Identificación Tributaria (NIT), que los identifique de manera individual.

c) Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;

d) Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;

e) Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal;

f) Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo;

g) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado;

h) Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;

i) Los responsables del impuesto al consumo;

j) Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;

k) Los agentes retenedores;

l) Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;

m) Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;

n) Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo;

o) La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.

p) Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la  modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.

Cabe tener en cuenta:

Para efectos de las operaciones de importación, exportación tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:

Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros deberán obtener la autorización que acredite el cumplimiento de los requisitos y condiciones que establezca para el efecto la DIAN, mediante resolución de carácter general, de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo  75 de la Resolución Externa 8 de 2000, modificado por el artículo 1o de la Resolución Externa número 6 de 2004 y el artículo 3o de la Resolución Externa número 4 de 2005 de la Junta Directiva del Banco de la República.

Costos y cómo se obtiene

La inscripción en el RUT no tiene ningún costo, el trámite es completamente gratuito así como el formulario requerido para ello. Para inscribirse en el RUT por primera vez como ciudadano, primero debe agendar una cita ante la DIAN y llevar los siguientes documentos:

#1. Debe dirigirse a un punto de la DIAN. En Bogotá puede hacerse en el Supercade de la NQS con calle 26 o en cualquier punto de la DIAN en el país. 

#2. Llevar cédula de ciudadanía y fotocopia ampliada al 150 por ciento.

#3. Puede actualizar información personal, como dirección de la residencia. 

#4. Debe escoger el listado de una actividad económica de la que provienen sus ingresos. 

#5. Posteriormente firma el documento y se lo entregan. 

#6. La recomendación es guardarlo muy bien, para utilizarlo como fotocopia en todos los trámites. 

#7. Saque fotocopia al RUT porque lo va a necesitar.

#8.  Este trámite es gratuito, como cualquiera otro que se realice ante la Dian. La entidad insistió en destacar que los trámites ante ella no tienen costo alguno.