Estas son las responsabilidades del representante legal de un negocio

Ante la sociedad, todos debemos responder por nuestras actuaciones y asumir las responsabilidades, salvo en los casos que la Ley expresa lo contrario, razón por la cual se debe nombrar un representante legal. Según el portal especializado Gerencie.com, la representación legal permite que el delegado se haga cargo de los negocios, obligaciones y hasta derechos del representado o delegante; que los administre y disponga de ellos según las condiciones acordadas en el momento de crearse la representación.

Cada negocio o empresa cuando empieza necesita de unos administradores, dentro de los cuales se encuentran los representantes legales, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. (Artículo 22 de la Ley 222 de 1995). De acuerdo con la firma de auditoría y servicios legales, Deloitte, el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 establece que los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios y que sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad.

Según lo estipulado en el Código de Comercio, como también en la Ley 222 de 1995, se establecen las siguientes prohibiciones a los administradores:

1). Representar, salvo en los casos de representación legal, en las reuniones de la asamblea o Junta de Socios acciones distintas de las propias, ni sustituir los poderes que les sean conferidos -artículo 185 Código de Comercio-.

2). Votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación, salvo los suplentes que no hayan ejercido el cargo en dicho período -artículo 185 Código de Comercio- y que no hubieren intervenido en su elaboración.

3). Enajenar o adquirir, por sí o por interpuesta persona, acciones de la misma sociedad mientras estén en ejercicio de sus cargos, salvo en operaciones ajenas a motivos de especulación y que cuenten con la autorización de la Junta Directiva otorgada con las dos terceras partes de sus miembros excluido el del solicitante, o de la Asamblea General, con el voto favorable de la mayoría ordinaria prevista en los estatutos, excluido el del solicitante -artículo 404 del Código de Comercio-.

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4). Cuando son accionistas, celebrar acuerdos con otros accionistas comprometiéndose a votar en igual o determinado sentido en las asambleas -artículo 70 Ley 222 de 1995-;

5). Ser designados o ejercer en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas aun tratándose de sociedades matrices y sus subordinadas -artículo 202 Código de Comercio-;  

6). Formar en las juntas directivas mayorías con personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia -artículo 435 del Código de Comercio-.

Así las cosas, la responsabilidad, derechos, obligaciones y deberes de los administradores de las sociedades, se encuentran consagrados en los artículos 23, 24 ,25 y 26 de la ley 222 de 1995. Esta ley adicionalmente establece que los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, salvo que no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten.

Los principios de un administrador

Según está expresado en la Guía Práctica para Administradores de la Superintendencia de Sociedades, la Ley también confiere el carácter de administrador a los suplentes del administrador cuya actuación se encuentra supeditada a la ausencia temporal o definitiva del principal.

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En tal sentido, el suplente será administrador, cuando reemplace al principal en las circunstancias señaladas. El artículo 27 de la Ley 1258 de 2008, determinó respecto de las Sociedades por Acciones Simplificada (SAS), que “las personas naturales o jurídicas que, sin ser administradores de una sociedad por acciones simplificada se inmiscuyan en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad, incurrirán en las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los administradores.”

Cabe señalar que los administradores se rigen por unos principios de actuación determinados en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, la cual hace imperativo obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de los buenos hombres de negocios. A continuación, una definición de los principios de los administradores.

#1. El de la buena fe: es un principio de Derecho incorporado en el artículo 83 de la Constitución Política, en el artículo 1603 del Código Civil y en el artículo 871 del Código de Comercio, recogido en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, el cual presume que las actuaciones de las personas son legítimas, exentas de fraude o cualquier otro vicio. Se entiende como el obrar con la conciencia recta, con honradez y lealtad de acuerdo con un estándar aceptado de usos sociales y buenas costumbres.

#2. Lealtad: la lealtad es el actuar recto y positivo que le permite al administrador realizar cabal y satisfactoriamente el objeto social de la empresa, evitando que en situaciones en las que se presente un conflicto de sus intereses se beneficie injustamente a expensas de la compañía o de sus socios. Impone la obligación de actuar de manera franca, fiel, íntegra y objetiva; implica que los actos de los administradores se orienten a la finalidad social y privada de la empresa.

#3. Diligencia del buen hombre de negocios: hace relación a que las actuaciones de los administradores no sólo deben encontrarse acompañadas de la prudencia de un buen padre de familia, sino que su diligencia debe ser la que tendría un profesional, un comerciante sobre sus propios asuntos, de manera que su actividad siempre debe ser oportuna y cuidadosa. Lleva implícitos deberes como el de informarse suficientemente antes de tomar decisiones.

Los deberes específicos de los administradores

Estos se encuentran descritos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, entre los cuales les corresponde:

#1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.Actuar en caso contrario desborda el marco legal.

#2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. A manera de ejemplo se señala el cumplimiento de los requisitos de ley en las reuniones del máximo órgano social en materia de quórum y convocatorias. Para el efecto, debe revisarse los estatutos, la ley y debe consultarse la “Guía Práctica para la realización de asambleas y juntas de socios” en la página web de la Superintendencia de Sociedades, en el link RSE y Gobierno Corporativo,“Cartillas”. De esta manera las empresas previenen riesgos en las reuniones de la junta de socios o asamblea de accionistas.

#3. Permitir la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. Consultar Circular Externa 115-00011 del 21 de octubre de 2008 expedida por la Superintendencia de Sociedades, que constituye el marco integral que sobre la materia debe ser observado por los entes sujetos a supervisión y sus revisores fiscales.

#4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.

#5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. En relación con este tema tener en cuenta el artículo 27 de la Ley 190 de 1995 “Estatuto Anticorrupción” que penaliza esta conducta. En relación con algunos eventos en que es posible la ocurrencia del uso indebido de la información privilegiada, acudir a lo señalado en el numeral 3.5.1 de la Circular Externa 100-006 de 2008 citada.

#6. Dar un trato equitativo a todos los socios y reconocimiento a sus derechos. Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en los estatutos sociales y en la ley, el administrador debe tener en cuenta en particular, los siguientes: 6.1. Ser convocados a las reuniones del máximo órgano social, en los términos señalados en los estatutos o en la ley, cumpliendo a cabalidad con las normas Superintendencia de Sociedades que regulan la convocatoria y desarrollo de reuniones de dicho órgano. Observar lo reglado en el artículo 190 del Código de Comercio en relación con las consecuencias de su incumplimiento.

6.2. Examinar directamente o a través de un delegado los libros y comprobantes de la sociedad, en las oportunidades establecidas en la ley, garantizando a los socios o accionistas el ejercicio debido y oportuno del derecho de inspección. Es recomendable como buena práctica, que se destine un lugar apropiado en las instalaciones de la empresa, a efectos de dar una oportuna atención a los socios o accionistas.

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