Las soluciones en la nube son la respuesta

En este mes de noviembre se cumple el plazo para que las empresas colombianas adopten la facturación electrónica dentro de sus procesos. De acuerdo con la DIAN, a la fecha hay más de 300 mil empresas habilitadas para facturar electrónicamente, se calcula que 200 mil ya lo están haciendo, y se espera que esta cifra ascienda a casi medio millón al finalizar el año.

Y aunque las predicciones señalaban que en 2025 la facturación electrónica se convertiría en un modelo de gestión dominante en el mundo, la crisis económica y sanitaria actual aceleró el proceso de implementación en las empresas y la transición de los contribuyentes hacia este modelo.

Según la DIAN, la factura electrónica es la evolución de la factura tradicional. Para efectos legales, el nuevo modelo tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente, es un soporte de transacciones de venta de bienes y servicios.

Se calcula que, a finales de este año e inicios del próximo, sólo 10% de las facturas expedidas en el país sean impresas, lo que implica que las empresas deben comenzar a agilizar la migración del papel a la nube.

Para David Ortíz, CEO de Siigo para América Latina, compañía líder en software contable y administrativo en Colombia, para el sector de las micro, pequeñas y medianas empresas, tener herramientas que faciliten esta transición, además de mejorar los procesos y generar ahorros, evitan millonarias multas y agilizan el paso hacia la transformación digital.

“La facturación electrónica ha trascendido todas las barreras y limitaciones geográficas. Más allá de un proceso regulador y de control, se ha convertido en una medida facilitadora para que comerciantes y empresarios puedan digitalizar sus negocios y sacarles provecho a todos los beneficios que el uso de canales electrónicos pueden tener para el crecimiento de sus empresas,”.

Adicionalmente, agregó que “para Siigo es importante que los empresarios que aún no dan el paso hacia la digitalización consideren factores como la mejora en la gestión de los procesos, y la oportunidad que tienen en materia espacios de almacenamiento y accesibilidad”.

Para Siigo, que tiene 170.000 empresas vinculadas a sus servicios, y que cumple con los requerimientos gubernamentales en cuanto a facturación, existen varias ventajas para quienes dan el paso hacia la digitalización, especialmente para las mypymes.

El primero es el ahorro de dinero y optimización de procesos, pues se evitan pagos por elementos como la tinta y el papel, y se genera un ahorro de tiempo en el despacho de la factura, ya que no se requieren servicios de mensajería y traslados para la aprobación del documento.

Ahorro de dinero y optimización de procesos, entre las ventajas de facturar electrónicamente y en la nube.

Con la facturación electrónica se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta ya que, a través de una plataforma tecnológica certificada, como es el caso de Siigo, se puede monitorear la emisión y recepción de la factura, lo que optimiza la atención al cliente y se elimina el riesgo de perder documentos.

Adicionalmente, el ciclo de facturación y recaudo se acelera debido a que los tiempos logísticos de impresión, distribución y recepción de las facturas se eliminan, mejorando la caja de la compañía. Un software contable tendrá funcionalidades adicionales que aceleran este ciclo hasta en un 20% más, ya que cuenta con notificaciones automáticas de cobranza y la opción de pagos en línea.

Y, por último, la facturación electrónica obligatoria, al ser un documento de acceso fácil tanto para el comprador como el vendedor, permite hacer el recaudo de impuestos de todos los comercios por parte de los diferentes gobiernos, eliminando la competencia desleal que se genera por aquellos vendedores que comercializan sus productos a menor precio evadiendo estos tributos obligatorios.

Adicionalmente, programas como los softwares de Siigo brindan la facilidad de acceder a la información desde cualquier lugar y cualquier dispositivo gracias a que la información se encuentra alojada en la nube.

Los expertos de esta compañía de software contable aseguran que en este punto lo importante es que el empresario se sienta respaldado por el conocimiento y la tecnología, para que esto se traduzca en garantía para sus negocios.